Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)
ТК РФ указывает на несколько моментов, которые необходимо учитывать при оформлении отпуска в связи с обучением (далее — ОСО):
- ОСО можно взять только по основному месту работы;
- вуз должен иметь государственную аккредитацию, что подтверждается отдельной справкой из учебного заведения или включением нужных данных в справку-вызов;
- работник получает высшее профессиональное образование (далее — ВПО) впервые; исключение составляет случай, когда новое ВПО получается по инициативе работодателя;
- для получения ОСО работник должен предоставить справку-вызов из вуза и письменно попросить об отпуске, написав соответствующее заявление.
Чтобы оформить учебный отпуск, работнику необзходимо написать заявление. Как правильно оформить документ, рассмотрим далее.
Заявление на учебный отпуск: образец
В заявление нужно включить всю информацию, которая повлияет на предоставление, оформление и оплату учебного отпуска.
Образец заявления на учебный отпуск можно скачать здесь, по ссылке ниже:
Должным образом согласованное заявление будет являться основанием как для приказа на отпуск, так и для связанных с ним расчетов с работодателем.
Бланк приказа подойдет и для оформления учебного отпуска.
Прочие условия по ОСО могут быть включены в трудовой или коллективный договор. Как правило, это «смягчающие» условия. По ТК РФ работодатель обязан предоставить ОСО только в предусмотренных случаях, а по договору с работником отпуск может быть предоставлен и в других ситуациях. Например, можно оформить отпуск, даже если у учебного заведения нет госаккредитации.
Сколько длится и как оплачивается отпуск по учебе в 2023 году
Оплата учебного отпуска по Трудовому кодексу предусматривает различия в зависимости от формы обучения и от того, для чего предоставляется ОСО.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законом «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 № 273-ФЗ установлены различные типы ВПО, в том числе образование по стандартам бакалавриата, специалитета и магистратуры. Предметом рассмотрения в ст. 173 ТК РФ являются конкретно эти виды. Однако могут быть и другие по иным нормативам.
Основные нюансы длительности и оплаты ОСО в соответствии со ст. 173 ТК РФ представлены в таблице:
ВПО
Для чего предоставляется ОСО
Максимальная длительность ОСО
Оплата
Бакалавриат, специалитет, магистратура
15 календарных дней
Аттестация в подготовительных отделениях вузов
15 календарных дней
Промежуточные аттестации при очной форме обучения
15 календарных дней
Сдача госэкзаменов при очной форме обучения
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы и сдача итоговых госэкзаменов при очной форме обучения
Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах на заочном или очно-заочном обучении
40 календарных дней
Получение высшего образования в сокращенные сроки на 2-м курсе для заочного или очно-заочного обучения
50 календарных дней
Промежуточная аттестация на 3-м и следующих курсах на заочном или очно-заочном обучении
50 календарных дней
Государственная итоговая аттестация на заочном или очно-заочном обучении
Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении в магистратуре, если уже есть диплом бакалавра? Ответ на данный вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Расчет компенсации ОСО всегда идет по среднему заработку. В бухучете затраты на оплату учебного отпуска отражаются на счетах учета затрат:
- Дт 20 (25,26,44. ) Кт 70 — оплата учебного отпуска;
- Дт 20 (25,26,44. ) Кт 69 — страхвзносы;
- Дт 70 Кт 68 — НДФЛ с отпуска.
О порядке уплаты НДФЛ с отпускных, читайте здесь.
По ст. 173 ТК РФ при желании работника, обучающегося заочно или очно-заочно, может быть предоставлена рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. Такое предоставление допускается:
- на период до 10 месяцев перед итоговой аттестацией;
- с оплатой 50% среднего заработка за высвобожденное время.
Как оплачивается учебный отпуск аспирантам, разъяснила Д. Н. Конькова, инспектор Минтруда и соцзащиты. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с мнением чиновника.
Обязан ли работодатель оплачивать расходы, связанные с учебой
Помимо временных затрат на процесс учебы работник несет и другие расходы:
- на учебные материалы и пособия;
- на проезд к месту обучения и обратно;
- на аренду жилья на период сессии (защиты), если место обучения находится в другом городе и т. п.
По нормативам ТК РФ работодатель обязуется оплатить только расходы на проезд до вуза и обратно:
- 1 раз в год;
- для заочников;
- при условии успешной учебы.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Что понимать под «успешной учебой», специально не разъясняется. Поэтому, если обучающийся результативно сдает промежуточные экзамены (аттестации) и продолжает обучение, учебу можно считать успешной.
Оплата работодателем иных расходов не является обязательной. Дополнительные компенсации могут предусматриваться договорами с работниками.
Предоставлять и оплачивать ли учебный отпуск, если работник получает второе высшее образование? Ответ на вопрос узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Отдельные нюансы по предоставлению и оплате отпуска
- ОСО дается в календарных днях без продления на праздничные. Праздники оплачиваются как обычные календарные дни.
- В случае нетрудоспособности в период ОСО он не продлевается, и больничный в этот период не оплачивается. Если ОСО закончился, а нетрудоспособность нет, оплачиваются те дни больничного, когда сотрудник должен был работать.
Об оплате больничного при обычном отпуске узнайте из этой статьи.
- Работодатель не может:
- отказать в ОСО;
- перенести ОСО;
- заменить его денежной компенсацией.
- ОСО не отменяет права на основной отпуск. Допускается присоединение ОСО к основному отпуску (ст. 177 ТК).
- ОСО не должен совпадать по времени ни с каким другим отпуском. Если сотрудник в другом отпуске, его придется прервать (перенести) для оформления ОСО.
Итоги
ОСО является гарантией, обеспечивающей право гражданина на получение образования, поэтому отличается от прочих видов отпуска. Для правильного оформления и оплаты следует учитывать требования по учебному отпуску Трудового кодекса и нюансы, вытекающие из особых характеристик такого отпуска.
Как оформить учебный отпуск?
Читатель Александр спрашивает: «Сотрудница поступила на заочку, и теперь у нее дважды в год сессии. В университете ей сказали, что для сессий положен учебный отпуск. То есть я должен дать и обычный ежегодный отпуск, и еще два учебных? Может, получится совместить и на сессию отправить во время обычного отпуска? И как правильно все оформлять?»
Кому и на каких условиях дают учебный отпуск
Предоставление учебного отпуска работнику регулирует глава 26 Трудового кодекса РФ. Здесь расписаны сроки и условия учебных отпусков для сотрудников в зависимости от образовательной программы и формы обучения.
Сотрудник имеет право на учебный отпуск, только если получает образование по аккредитованным учебным программам с получением диплома государственного образца. То есть, если маркетолог получает высшее образование в государственном вузе — может получить учебный отпуск, а если учится в какой-нибудь частной школе маркетинга имени Котлера — нет.
Учебный отпуск может быть оплачиваемый или нет. По закону работодатель должен оплачивать учебные отпуска только тем сотрудникам, которые получают образование соответствующего уровня впервые. Например, когда сотрудник поступает на второе высшее или повторно поступает в колледж — учебные отпуска по общему правилу не оплачивают. Оплачиваемым такой отпуск может быть, если работника направил на обучение сам работодатель. Такую возможность прописывают в трудовом договоре или в локальных нормативных актах, например в коллективном договоре.
Спросите у эксперта
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.
Виды учебных отпусков и как их оплачивают
В зависимости от ступени образования и типа отпуска трудовой кодекс гарантирует разную длительность отпусков и разный подход к выплате отпускных. От формата учебы также зависит, как оплачивается учебный отпуск.
Вступительные испытания. Учебный отпуск на время вступительных экзаменов предоставляют, но не оплачивают. При поступлении на среднее профессиональное образование — максимальный учебный отпуск 10 календарных дней, на высшее — 15 календарных дней.
Заочное и очно-заочное обучение. Учебные отпуска предоставляют и выплачивают отпускные. При получении среднего профессионального и высшего образования учебные отпуска отличаются длительностью.
Тип отпуска | Срок отпуска ежегодно, среднее образование | Срок отпуска ежегодно, высшее образование |
---|---|---|
Для промежуточной аттестации на 1-м и 2-м курсах | 30 календарных дней | 40 календарных дней |
Для промежуточной аттестации | 40 календарных дней | 50 календарных дней |
Для государственной итоговой аттестации | До 2 месяцев | До 4 месяцев |
Очное обучение. Учебные отпуска предоставляют для сдачи сессий, госэкзаменов и подготовки к защите диплома. Такие отпуска не оплачиваются.
При получении среднего образования отпусков меньше и срок у них короче.
Тип отпуска | Срок отпуска при получении среднего профессионального образования |
---|---|
Для промежуточной аттестации | 10 календарных дней |
Для государственной итоговой аттестации | До 2 месяцев |
При получении высшего образования отпусков больше и они длиннее.
Тип отпуска | Срок отпуска при получении высшего образования |
---|---|
Для промежуточной аттестации | 15 календарных дней |
Для подготовки к защите диплома со сдачей государственных итоговых экзаменов | 4 месяца |
Для сдачи итоговых государственных экзаменов | 1 месяц |
Учеба в аспирантуре, ординатуре или получение ученой степени. По закону сотруднику положены отпуска для научно-учебной работы.
Какие сроки ежегодно | Как оплачивается |
---|---|
30 календарных дней | С сохранением среднего заработка |
Один свободный рабочий день в неделю | 50% от среднего заработка |
Два свободных дня в неделю — на последнем году обучения | Не оплачивается |
Как оформить учебный отпуск сотрудника
Оплачиваемые и неоплачиваемые учебные отпуска считаются дополнительными, то есть их дают отдельно от основного ежегодного отпуска.
Работник пишет заявление на учебный отпуск и прилагает справку-вызов. Этот документ выдает учебное заведение.
В заявлении пишут основание отпуска, например для ухода на сессию, защиту диплома или итоговые госэкзамены. Конкретную формулировку основания берут из справки-вызова.
Заявление желательно получить от работника не позднее чем за четыре дня до начала учебного отпуска — чтобы успеть начислить и выплатить отпускные, если отпуск оплачиваемый.
В остальном учебный отпуск оформляют так же, как и обычный: готовят приказ, вносят данные в личную карточку сотрудника, если она ведется, начисляют и выплачивают отпускные, если отпуск оплачиваемый. После сессии работник должен предоставить справку-подтверждение — это отрывная часть от справки-вызова.
Что важно знать об оплате и проведении учебного отпуска
Работодателю важно учесть такие нюансы, когда отпускает сотрудника в гарантированный учебный отпуск:
- Если сотрудник предоставил корректную справку-отзыв, нельзя не пустить его в учебный отпуск или заменить отпуск денежной компенсацией. Но для учебы в частной школе без государственной аккредитации работодатель может отказать в учебном отпуске.
- Учебный отпуск по справке-вызову нельзя переносить и совмещать с датами ежегодного оплачиваемого и любого другого отпуска. Если такое совпадение случилось — ежегодный отпуск прерывают с переносом дат.
К примеру, если сотрудника вызвали на сессию с 1 по 15 июня, а в графике в то же время стоит основной отпуск, приоритет отдают учебному отпуску, потому что он привязан к определенным датам. С 16 июня сотрудник может пойти в основной оплачиваемый отпуск или перенести его на другое время по согласованию с руководителем. - Учебный отпуск оплачивают так же, как основной ежегодный, — за три дня до начала отпуска.
- Учебный отпуск считают в календарных днях и праздничные дни не исключают — этим учебный отпуск отличается от основного. Например, если сессия и учебный отпуск выпадают на майские праздники — в эти дни за сотрудником сохраняют средний заработок.
- На время больничного учебный отпуск не продлевают, а сам больничный — не оплачивают. Это тоже отличает учебный отпуск от основного.
Закон не обязывает руководителя компании отпускать сотрудника на сессии при получении второго высшего образования или при повторной учебе в колледже. Исключение — целевое направление сотрудника на учебу. Тогда нужно оформлять учебный отпуск и выплачивать отпускные.
Во всех остальных случаях совмещение дополнительного образования сотрудника с работой — вопрос договоренностей между работодателем и сотрудником. Если решили предоставить сотруднику учебный отпуск, рекомендуем зафиксировать договоренности письменно — в дополнительном соглашении к трудовому договору или в коллективном договоре организации.
Учебный отпуск в 2023 году
Кому предоставляется учебный отпуск
Учебным отпуском могут воспользоваться штатные сотрудники, которые работают и в то же время проходят обучение в вечерней школе, колледже, техникуме или вузе. Он нужен, чтобы лучше подготовиться к сессии, защите выпускных работ и диссертаций. Право на учебный отпуск закреплено в статьях 173-177 Трудового кодекса РФ¹.
Отпуск предоставляется при соблюдении нескольких условий. Во-первых, сотрудник должен получать образование такого уровня в первый раз. Например, если работник закончил магистратуру и решил пойти в аспирантуру, он имеет право на учебный отпуск, а если захочет пойти на второе высшее, то уже нет. Конечно, бывают и исключения. Если начальник сам направил сотрудника получать образование уже пройденного уровня, условия отпуска будут зависеть от личной договоренности. Их прописывают в трудовом или ученическом договоре.
Во-вторых, учиться нужно по программе с действующей государственной аккредитацией. Если аккредитации у программы и образовательного учреждения нет, получить оплачиваемый отпуск можно, только если это оговорено в трудовом или коллективном договоре.
В-третьих, учебный отпуск дается только по основному месту работы. Если места работы два – основное и по совместительству, то на втором придется взять отпуск за свой счет.
Как оплачивается учебный отпуск
Всем студентам очной формы обучения, а также абитуриентам и слушателям подготовительных курсов учебный отпуск не оплачивается. Оплата предусмотрена только для студентов-заочников и вечерников. В Трудовом кодексе объяснения такому распределению нет, но можно предположить, что это связано с разницей в приоритетах. По закону не запрещено учиться очно и работать, но считается, что для студентов-очников приоритетами должны быть учеба и личное посещение занятий. Конечно, жизненные обстоятельства у всех разные, и некоторым студентам-очникам приходится искать подработку, но обычно они выбирают вакансии с частичной занятостью.
И все же одна категория очников может рассчитывать на оплачиваемый учебный отпуск – это аспиранты и докторанты. Им, как и заочникам, оплачивают 3 или 6 месяцев отпуска для подготовки к защите кандидатской или докторской диссертаций соответственно.
Продолжительность оплачиваемого отпуска для всех разная. Например, для подготовки к экзаменам по программе общего основного образования дается 9 дней, а на сессии на первом курсе бакалавриата – 40 дней. Сумма выплат зависит от длительности отпуска и средней зарплаты за день, которая рассчитывается за предыдущие 12 месяцев.
Допустим, сотрудник заочно учится на первом курсе бакалавриата и просит предоставить ему оплачиваемый отпуск на 20 календарных дней с 1 декабря 2023 года. Бухгалтер рассчитывает его среднюю зарплату в период с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2023 года, а потом вычисляет среднюю зарплату за день. Среднюю зарплату за день нужно умножить на 20, результат студент и получит в качестве отпускных.
Также для разных категорий учащихся существуют дополнительные выплаты и компенсации.
Общее образование. Сотрудникам, получающим основное общее или среднее общее образование по очно-заочной форме, во время всего учебного года можно работать на один день в неделю меньше или сократить неделю на соответствующее этому дню количество часов. Свободные дни оплачиваются в размере 50% от среднего заработка.
Среднее профессиональное образование. У студентов заочного и очно-заочного отделений колледжей и техникумов есть право сократить рабочую неделю на 7 часов, но сделать это можно только в течение 10 учебных месяцев до государственной итоговой аттестации. Сокращенные часы оплачиваются в размере 50% от среднего заработка. Заочники в дополнение получают еще и компенсацию проезда, но лишь в размере 50% от стоимости билетов до вуза. На эту выплату можно рассчитывать один раз в учебном году.
Высшее образование. Студентам заочникам и вечерникам бакалавриата, специалитета и магистратуры тоже можно сократить рабочую неделю на 7 часов в течение 10 учебных месяцев до итоговой аттестации. Платить за них будут, как и студентам ссузов, половину среднего заработка. Кроме того, заочникам работодатель раз в год оплачивает дорогу до вуза и обратно, если вуз находится в другом городе.
Подготовка кадров высшей квалификации. Для работающих заочников-аспирантов и ординаторов в трудовом кодексе прописаны отдельные условия. Работодатель дополнительно оплачивает им проезд до места учебы в полном объеме, при этом время на проезд тоже учитывается и прибавляется к отпуску. Также им выделяют один свободный день в неделю на время всего обучения, за который начисляется 50% от зарплаты.
Как рассчитать учебный отпуск в 2022 году
ТК РФ Статья 173. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, и работникам, поступающим на обучение по указанным образовательным программам
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Путеводители по кадровым вопросам и трудовым спорам. Вопросы применения ст. 173 ТК РФ
Путеводитель по кадровым вопросам:
Путеводитель по трудовым спорам:
Работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно — по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе — 50 календарных дней);
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
прохождения государственной итоговой аттестации — до четырех месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования;
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
абзац утратил силу с 1 сентября 2013 года. — Федеральный закон от 02.07.2013 N 185-ФЗ.
(см. текст в предыдущей редакции)
Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
работникам, допущенным к вступительным испытаниям, — 15 календарных дней;
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации — 15 календарных дней;
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
работникам, обучающимся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц.
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно.
(часть третья в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50 процентов среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда.
(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
По соглашению сторон трудового договора сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю либо сокращения продолжительности рабочего дня в течение недели.
Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением по не имеющим государственной аккредитации программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, устанавливаются коллективным договором или трудовым договором.