Документы, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году
Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.
В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили. А, справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать. В 2023 году если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении
- Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
- Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
- Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
- Расчетный листок.
- Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу
Другие документы, среди которых Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями
Какие документы выдавали в 2022 году
Какие документы выдавать в 2023 году
Документ, которым утверждена форма 2023 года
Что изменилось
Обязательно
Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный вариант
Бумажная трудовая книжка работникам, которые сохраняют бумажные вариант книжки
По имеющейся форме (по факту).
Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой
Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой
Утверждена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н
Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)
Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год)
Утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@
С 2023 года применяется новая форма.
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)
Выписка из ЕФС-1.
Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1.
ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года вошла в единую форму ЕФС-1. По сути, не изменилась.
Выписка из СЗВ-М (последний месяц)
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах
Утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.
Форма утверждена заново.
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу
Расчетный листок за последний месяц (или отработанные период месяца)
По форме, утвержденной и применяемой в компании.
Справка о заработке за 2 года по форме 182н
Отменена с 2023 года. Рекомендуем выдавать.
Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ)
Примеч. См. раздел по запросу работника.
Выдается по запросу
По запросу работника
Справка о доходах работника и НДФЛ по форме приложения 1 к расчету 6-НДФЛ (бывшая 2-НДФЛ)
Утверждена в составе 6-НДФЛ Приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/881@
Справка о среднем заработке для службы занятости
Справка о среднем заработке для службы занятости
Форму справки утверждают региональные центры занятости. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721
Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах
Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах
По формам, применяемым в организации
Дополнительно
Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения, перечисляли взносы на накопительную часть пенсии.
Выписка из ЕФС-1.
Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»
ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Форма ДСВ-3 вошла состав единой отчетной формы ЕФС-1, которая сдается в Соцфонд России
Документы, которые выдаются работнику при увольнении
Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.
Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.
Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)
С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@
Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Выписка из формы ЕФС-1
С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.
Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах
Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.
Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.
Расчетный листок
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Выписка из ЕФС-1 подраздел 3
Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдаются работнику по заявлению
Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменно запросить другие документы, связанные в работой. Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК РФ.
Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.
Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Справка 2-НДФЛ
Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
С 1 квартала 2023 г. Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.
Справка о среднем заработке для службы занятости
Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости. Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721
Оформление и выдача расчетного листа при увольнении
При расторжении трудового договора с сотрудником работодатель обязан произвести с ним полный расчет и выдать все документы, связанные с работой. Одним из таких документов является расчетный листок. Сотрудникам необходимо четко знать, является ли обязательным такой документ и для чего он нужен, чтобы своевременно отреагировать на возможное нарушение трудового законодательства.
Что такое листок с расчетом положенных выплат?
Расчетный листок – это документ, в котором работодатель отображает подробную информацию обо всех денежных отчислениях, причитающихся конкретному работнику. Такой документ надо выдавать сотрудникам по требованию: не важно, действует ли трудовое соглашение или работник увольняется, так как в соответствии с законодательством работодатель должен таким листком оповещать персонал в письменном виде о начисленном денежном вознаграждении — п. 1 ст. 136 ТК РФ (как оформить заявление на выдачу документов при увольнении?).
В бланк расчетного листка сотрудника вносится следующая информация:
- сведения о всех составляющих заработной платы, начисленных за конкретный промежуток времени (оклад, количество отработанных часов, премиальные выплаты и прочее);
- компенсация за неиспользованный отпуск, больничные выплаты, увольнительные и прочие начисления, полагающиеся сотруднику;
- размер других денежных выплат, включая компенсации от работодателя за нарушение им ТК РФ относительно сроков выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
- размеры удержанных из зарплаты сумм;
- общий размер денежного вознаграждения, подлежащего выплате за указанный период.
Работодатель не может ограничиться указанием в расчетном листе только общей суммы начисленной заработной платы и общей суммы удержаний. Документ должен включать детальную информацию о всех составляющих заработка и произведенных удержаниях.
Вместе с расчетным листком сотрудник при увольнении получает записку-расчет по форме Т-61 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В документе отражается:
- Расчет компенсации за неиспользованные работником дни отпуска или, наоборот, суммы задолженности, если сотрудник воспользовался отпуском авансом.
- Также в записке-расчете указывается размер среднего дневного заработка сотрудника и итоговая сумма, которую он получит с учетом удержания НДФЛ.
- Скачать бланк записки-расчета по форме Т-61
- Скачать образец записки-расчета по форме Т-61
Для чего он нужен?
Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.
За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.
Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.
Обязаны ли его выдать после ухода работника?
Выдача расчетного листка – это не право, а обязанность работодателя в соответствии со ст. 136 ТК РФ. Независимо от вида организационно-правовой формы и формы собственности предприятия, руководство обязано предоставлять персоналу информацию о всех начислениях заработной платы в письменном виде.
За несоблюдение норм трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Должностные лица при обнаружении нарушений могут получить предупреждение или штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.
- Штраф для индивидуальных предпринимателей (ИП) установлен в таком же размере, как и для должностных лиц, а для организаций нарушение законодательства может обернуться штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб.
При повторном нарушении размер штрафа увеличивается (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.).
Правила заполнения
Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.
В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.
Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.
Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:
- отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
- ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
- дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.
Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:
- сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
- информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
- сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).
Что делать, если не выдали документ с расчетами?
Если при увольнении сотрудник обнаружил, что среди обязательного списка подлежащих выдаче документов отсутствует расчетный лист, следует придерживаться такого порядка действий:
- Обратиться в бухгалтерию предприятия для решения вопроса.
- Если в бухгалтерии будет отказано в получении документа, то следующим шагом будет обращение в инспекцию по труду. Инспекторы при получении жалобы от уволенного работника проведут внеплановую проверку организации и в случае подтверждения нарушения привлекут работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
- Сотрудник может обратиться в суд с иском в адрес работодателя. В случае с увольнением иск в суд о нарушении трудовых прав может быть подан в течение месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или трудовой книжки (ст. 392 ТК РФ).
Как выглядит документ?
Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:
- Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
- Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
- Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
- Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
- К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.
Также расчетный листок содержит следующую информацию:
- название организации и сведения о подразделении;
- Ф. И. О. работника и его табельный номер;
- период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
- количество отработанного времени;
- размер дохода работника с начала текущего года;
- примененные вычеты по НДФЛ.
- Скачать бланк расчетного листа при увольнении
- Скачать образец расчетного листа при увольнении
Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.
5 документов, которые нужно получить при увольнении
При увольнении работники думают в основном о передаче дел, расчете или новом месте работы. На «бумажную» часть вопроса обычно не обращают внимания, а это может привести к проблемам.
Собрали основные документы, которые сотрудник должен получить в последний день работы — при любом основании увольнения.
Трудовая книжка с записью об увольнении
Зачем: подтвердить стаж на следующем месте работы или при назначении пенсии
Нюансы: обязанность выдать трудовую книжку установлена законом. Чтобы ее получить, не нужно писать заявление или подписывать обходной лист.
Если вы перешли на электронный формат, работодатель должен выдать вам форму СТД-Р, в которой укажет периоды трудоустройства у него
Расчетный листок за месяц увольнения
Зачем: проверить, сколько и за что вам заплатили
Нюансы: расчетный листок должен выдаваться при выплате зарплаты, увольнение не является исключением. Многие компании рассылают расчетные листки в электронном виде — не забудьте проверить почту
Справка по форме 182н
Зачем: рассчитать пособия у нового работодателя. В справке указан заработок за год увольнения и два предшествующих ему, а также периоды нетрудоспособности: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком и другие
Нюансы: с 2023 года ПФР объединится с Фондом социального страхования, и данные о заработке для расчета пособий ведомства будут находить самостоятельно. Поэтому необходимость в форме 182н отпадет
Некоторые формы отчетности
Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, раздел 3 Расчета по страховым взносам.
Зачем: подтвердить пенсионный стаж, если работодатель не подаст отчетность в пенсионный фонд и налоговую
Нюансы: формы выдаются за отчетный период, в котором происходит увольнение. Например, если вы увольняетесь в сентябре 2022, СЗВ-М выдают за сентябрь, СЗВ-СТАЖ — за период с января 2022 до даты увольнения, раздел 3 РСВ — за третий квартал 2022. Сведения по более ранним периодам можно также получить у работодателя, но уже по заявлению: документы должны выдать в течение 3 дней с даты запроса
Справка о доходах и налогах физлица
Бывшая справка 2-НДФЛ.
Зачем: подтвердить платежеспособность или право на стандартные вычеты у нового работодателя. Справку часто просят представить в банке, налоговой инспекции или посольстве при получении визы
Нюансы: работодатель не обязан выдавать справку о доходах и налогах физлица в день увольнения. Она представляется по заявлению сотрудника, поэтому лучше просить о ее выдаче заранее. Данные по истекшим годам можно выгрузить из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС
Правила оформления и выдачи расчетных листков
Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14-1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.
С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.
При этом о расчетном листке по-прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.
Форма расчетного листка
Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:
Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:
расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
В расчетном листке отражаются
отработанные дни (часы)
составные части зарплаты
размер пособий по временной нетрудоспособности
компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат
размеры и основания произведенных удержаний
общая денежная сумма
Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14-2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы. При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
Примерная форма расчетного листка приведена ниже.
Расчетный листок
Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя)
Зарплата за отработанное время
Пособие по нетрудоспособности
Доплата за работу в выходные (праздничные) дни
Выплата за стаж непрерывной работы
Пособие по нетрудоспособности
Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.
Порядок выдачи расчетного листка.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).
В какой день нужно выдавать расчетные листки?
Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?
Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.
При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:
Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.
Ответственный за выдачу
расчетных листков ______________ ____________ _______________
должность подпись расшифровка подписи
Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.
Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
В силу ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:
при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.
Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:
1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.
2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.
3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.