Контрагент запрашивает копию паспорта директора как отказать
Дата публикации 28.06.2023
Наша организация является поставщиком товара. Для заключения договора поставки организация-контрагент запрашивает пакет документов, включающий копию паспорта нашего руководителя, а также его согласие на обработку персональных данных. Должны ли мы направлять контрагенту копию паспорта директора и обязательно ли получать согласие директора на обработку персональных данных?
Организация не обязана предоставлять контрагенту персональные данные ее руководителя для заключения договора. Если эта информация была предоставлена контрагенту, то дополнительное согласие директора на обработку персональных данных получать не нужно. Тем не менее такое согласие может обезопасить контрагента от возможных претензий со стороны субъекта персональных данных в будущем.
Объясняется это следующим.
Обработка (включая сбор) персональных данных может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных. Исключение составляют случаи, когда персональные данные обрабатываются с целью осуществления прав и законных интересов оператора обработки персональных данных или третьих лиц (п. 3 ст. 3, пп. 1, 7 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Кроме того, согласно пп. 5 ст. 6 того же закона обрабатывать персональные данные без согласия субъекта можно для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также это возможно для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет выгодоприобретателем или поручителем.
Эти нормы позволяют сделать вывод, что сбор и обработка персональных данных руководителя организации, с которой другая компания планирует заключить договор, могут осуществляться без его дополнительного согласия (при условии, что эти персональные данные будут использоваться только для исполнения заключенного договора). Тем не менее контрагент может попросить написать такое согласие, чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны субъекта персональных данных в будущем.
Отметим также, что действующее законодательство не обязывает организации предоставлять потенциальным контрагентам перед заключением договора какие-либо сведения, документы и информацию, в т.ч. персональные данные руководителя и (или) иных лиц. В силу п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена законом или добровольно принятым обязательством. Поэтому организация-поставщик не обязана представлять персональные данные руководителя и иную информацию, если ранее добровольно не принимала на себя соответствующего обязательства. Данные предоставляются контрагенту только на добровольной основе.
Как отказать в предоставлении копии паспорта генерального директора?
Согласно законодательству Российской Федерации, генеральный директор имеет право на защиту своей личной информации. Запрашивающая сторона должна обосновать причину, по которой она нуждается в копии паспорта генерального директора. Если контрагент не объясняет причины запроса и отказывается предоставить официальное письмо с указанием причины и обязательством о неразглашении конфиденциальной информации, вы имеете право отказать в предоставлении копии паспорта.
В данном случае вам необходимо обратиться к статье 23 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ ‘О персональных данных’. Эта статья устанавливает правила и условия обработки персональных данных, включая правила получения информации о гражданах.
Статья 23 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ ‘О персональных данных’
Предоставлять ли контрагенту копию паспорта директора?
Контрагенты требуют предоставить паспорт директора. Стоит предоставить или просто отписаться с упором на защиту персональных данных?
«У кого есть образцы отказа в предоставлении паспорта директору контрагенту? Поделитесь, пожалуйста».
Правда, автор потом сама накидала оснований, по которым можно отказать контрагенту:
«Отказ можно аргументировать тем, что руководитель не дает свое согласие на передачу его персональных данных контрагенту, а нормой ст. 88 ТК РФ предусмотрено обязательное соблюдение работодателем требования не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Вместо копии паспорта руководителя можно предложить контрагенту получить выписку из ЕГРЮЛ и предоставить контрагенту образец подписи директора, приказы, протоколы о назначении директора и т.п. Это позволит партнеру определить, что документы по сделке подписываются уполномоченным лицом».
«Передать документ можно только с личного согласия директора (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Иначе Роскомнадзор оштрафует компанию до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП)».
Еще советуют в комментариях:
«Сначала контрагент присылает согласие на обработку перс данных директору,тот его подписывает,и после этого предоставляйте что считаете нужным».
А вот кто-то поделился вариантом письма:
Коллеги, а вы предоставляете паспорт директора контрагентам? Или отказываете?
Имеет ли право контрагент запрашивать копию паспорта руководителя организации
Ведение бизнеса — всегда риск. При заключении сделок с контрагентами Федеральная налоговая служба рекомендует проявлять должную осмотрительность: проверять по общедоступным базам, запрашивать документы, знакомиться с руководством будущего партнера лично.
Но некоторые компании, кажется, заходят в соблюдении этой предусмотрительности слишком далеко. Как быть, если контрагент при проведении проверки вашей компании настаивает на том, чтобы ему предоставили ксерокопию паспорта руководителя? Правомерно ли это, и как можно обосновать свой отказ?
Все есть в ЕГРЮЛ
В настоящее время ни одним нормативным актом не предусмотрена обязанность руководителя направлять копию своего паспорта контрагентам для проверки надежности компании.
Согласно статье 9 Федерального закона от 08 августа 2001 года ФЗ-129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» при первичном внесении данных юридического лица в Единый государственный реестр юрлиц данные его руководителя в обязательном порядке сверяются с данными, указанными в оригинале удостоверяющего личность документа. То есть руководитель приносит с собой свой паспорт, и работник ИФНС сверяет его данные с теми, что указаны в заявлении.
Та же процедура применяется и при изменении данных (при смене генерального директора). Таким образом, если организацией руководит лицо, указанное в ЕГРЮЛ, контрагент может быть уверен в том, что ИФНС проверила данные его документа и убедилась в том, что паспорт руководителя является действительным.
Контрагенту достаточно будет заказать свежую выписку из ЕГРЮЛ, чтобы убедиться в этом самому. Все данные там есть.
Персональные данные
Паспортные данные являются персональными данными, и в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года №ФЗ-152 «О персональных данных» для их предоставления третьей стороне требуется согласие субъекта этих самых персональных данных (статья 9 Закона). С этой целью субъекту (в нашем случае это директор) должно быть в полной мере разъяснено, для каких целей контрагенту требуются его персональные данные.
Согласие помимо всего прочего должно быть добровольным. А поскольку никаким законом обязанность предоставлять копию паспорта руководителя будущему партнеру не установлена, генеральный директор может свободно отказаться от предоставления этих данных, и будет иметь на это полное право. И если контрагенту это покажется основанием для отказа от сотрудничества с данной организацией — это тоже будет его право.
Таким образом, в ситуации с предоставлением копии паспорта все будет зависеть от лояльности генерального директора и ценности конкретного контрагента для конкретной компании.