Электронный листок нетрудоспособности: вопросы и ответы
Согласно изменениям, внесенным Законом № 86-ФЗ в ст. 13 Закона № 255-ФЗ и ст. 59, 78 Закона № 323-ФЗ, электронный листок нетрудоспособности с 1 июля 2017 года имеет равную юридическую силу с листком нетрудоспособности на бумажном носителе. В консультации ответим на вопросы, касающиеся выдачи электронных листков нетрудоспособности.
В соответствии с п. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются:
на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе;
на основании электронного документа (с письменного согласия застрахованного лица), сформированного и размещенного в информационной системе страховщика, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией.
При этом право выбора формы листка нетрудоспособности остается за застрахованным лицом (Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462):
листок нетрудоспособности на бумажном носителе;
с письменного добровольного согласия – электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).
Какие преимущества имеет ЭЛН?
Работник учреждения не сможет потерять ЭЛН, ему не надо будет беспокоиться о том, что он может испортить (помять, порвать и т. п.) листок нетрудоспособности, а в случаях утери информации о номере своего ЭЛН можно зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (ФСС проверяет подлинность ЭЛН, и работодатель, запрашивая его у фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента открытия ЭЛН хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении фондом проверок страхователей представлять ЭЛН сотрудникам ФСС не потребуется.
Как осуществляется выдача ЭЛН?
Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа (далее – Правила № 1567).
Как следует из данного документа, информационное взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН осуществляется в федеральной информационной системе «Соцстрах», оператором которой является ФСС (п. 3 Правил № 1567).
В соответствии с п. 10 Правил № 1567 информация в информационную систему «Соцстрах» передается:
1) страхователями (работодателями) с использованием:
информационных систем, применяемых страхователями для автоматизации своей деятельности;
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия страхователя, а также с использованием личного кабинета, размещаемого на официальном сайте ФСС в Интернете;
2) медицинскими организациями с использованием:
медицинских информационных систем медицинских организаций, единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (данная норма вступает в силу 1 января 2019 года);
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия медицинской организации и сервисов единой системы межведомственного электронного взаимодействия.
Таким образом, в случае принятия работодателем решения об использовании ЭЛН он должен:
подключиться к информационной системе «Соцстрах»;
получить усиленную квалифицированную подпись юридического лица;
установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации;
установить программное обеспечение для работы с ЭЛН.
Как происходит формирование ЭЛН?
В целях формирования ЭЛН в информационную систему «Соцстрах» представляется следующая информация (п. 11 Правил № 1567):
1) сведения о медицинской организации и застрахованном лице, включая СНИЛС, временной нетрудоспособности, беременности и родах, иные сведения, необходимые для формирования листка нетрудоспособности. Их заполняет медицинская организация. В соответствующих случаях она же делает отметки о нарушении режима лечения, о членах семьи, за которыми осуществляется уход, о направлении застрахованного лица на медико-социальную экспертизу;
2) сведения, касающиеся проведения медико-социальной экспертизы застрахованного лица. Заполняются федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
3) сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием данных о страхователе и застрахованном лице. Заполняются страхователями (работодателями).
Страхователи (работодатели) представляют информацию, касающуюся исчисления пособий, с учетом сроков, установленных для назначения и выплаты страхового обеспечения в соответствии с законодательством РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?
Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Должен ли работодатель информировать работников о ЭЛН?
Да, должен. Как следует из Информации ФСС, разъяснительная работа работодателями проводится с мая 2017 года. Номер ЭЛН работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Также для работы с ЭЛН можно скачать на сайте ФСС бесплатную программу (АРМ Подготовки расчетов). Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы фонда, организации нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. В настоящее время сведения отображаются после того, как ЭЛН будет присвоен статус «Закрыт». Также ФСС планируется вносить изменения в текущем году, и работодатель сможет, зная номер ЭЛН и СНИЛС работника, посмотреть ЭЛН уже с момента открытия в медицинской организации. Оплате также будут подлежать ЭЛН со статусом «Закрыт».
Однако прежде чем направить в ФСС реестр на оплату пособий, работодатель обязан заполнить свою часть в ЭЛН и направить ее в информационную систему фонда через используемую программу или личный кабинет.
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Как и где можно проверить обоснованность ЭЛН?
Как отмечается в Информации ФСС, для проверки подлинности листка нетрудоспособности можно обращаться в территориальный орган фонда по месту регистрации страхователя либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности.
При этом проверка обоснованности выдачи листков нетрудоспособности относится к компетенции Росздравнадзора.
Необходимо ли распечатывать и хранить ЭЛН?
Согласно Информации ФСС ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Законом № 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе «Соцстрах».
Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
В заключение укажем, что в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «Парус», обеспечено взаимодействие работодателей с ФСС по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
В то же время чиновники ФСС отмечают, что в случае технической неготовности работодателя к формированию ЭЛН медицинская организация вправе заменить сформированный ЭЛН на листок нетрудоспособности, оформленный на бумаге. При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается на прекращение действия ЭЛН (Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Электронный больничный лист: что нужно знать работодателю
О том, что с 2022 года больничные листы оформляют только в электронном виде, знают бухгалтеры, кадровики и сотрудники компаний. Однако у многих еще остаются вопросы относительно правил использования электронных листов нетрудоспособности (ЭЛН).
Рассказываем обо всем, что важно знать работодателям и работникам об электронных больничных, — о преимуществах, особенностях использования и ответственности за непредоставление в ФСС.
Бизнес 
Кто такие HiPo-сотрудники и как с ними работать
Кто такие HiPo-сотрудники и как с ними работать
Что такое электронный больничный лист
Электронный лист нетрудоспособности — сведения о временной нетрудоспособности работника, которые размещаются в информационной системе Фонда социального страхования (ФСС). Они действовали с 2017 года, но использовались по согласованию с пациентом.
По юридической силе электронные и стандартные бумажные листки равнозначны. Однако сотрудникам до 2022 года приходилось выбирать, в каком формате оформить больничный, — одновременно и в электронном, и в бумажном виде они не выдавались.
Изменения с 2022 года
Вот что важно знать об электронных больничных:
- Только электронный больничный. Повторимся, что с 1 января 2022 года в поликлиниках перестали выдавать бумажные листы нетрудоспособности. Врачи оформляют больничные только в электронном виде, независимо от согласия работника или работодателя. Исключением являются граждане, которые находятся под государственной защитой, — им по-прежнему выдают бумажные листки.
- Форма СоЗЛ. Теперь практически все выплаты поступают автоматически — для этого сотрудникам не нужно подавать заявление работодателю. Фонд самостоятельно получает от организаций все данные, необходимые для расчета — для этого работодатель заполняет форму СоЗЛ, введенную Приказом ФСС №119.
- 3 дня на подачу в ФСС. Теперь срок, отведенный компаниям и ИП для передачи информации в фонд, сокращается с 5 до 3 дней. Он отсчитывается с даты, когда ФСС направил работодателю запрос. Предоставляемые данные заверяются ЭЦП — это гарантирует сохранность и неизменность электронного документа.
- Виновник возмещает расходы в Соцстрах. Другое изменение касается компенсации излишне выплаченной суммы. Если работодатель предоставил неверную информацию, что привело к неправильному расчету выплаты, то именно ему предстоит возмещать затраты перед фондом. Аналогично с работниками и медучреждениями — кто допустил ошибку, тот компенсирует расходы.
Наиболее острый вопрос для многих — как оплачивается электронный больничный лист. И тут новости хорошие — размер выплаты, которая начисляется при временной нетрудоспособности, увеличился. С 2022 года минимальный средний доход в день, учитываемый при расчете выплаты, составляет 456,55 рублей + дополнительные коэффициенты, которые зависят от региона, а максимальный — 2572, 60 рублей.
Преимущества и недостатки электронного больничного
Главное преимущество больничных, которые выдают в электронной форме, — надежность. Все, кто участвует в оформлении листка нетрудоспособности, подключаются к информационной системе «Соцстрах», а обмен информацией выполняется через специальные программы.
ЕИИС «Соцстрах» обладает удобным и интуитивно понятным интерфейсом. Система обеспечивает конфиденциальность всех данных и гарантирует, что злоумышленники не получат доступ к информации.
4 преимущества использования ЭЛН:
- Уменьшение документооборота. Электронные больничные хранятся в системе ФСС, поэтому их не нужно распечатывать и хранить, — это снимает нагрузку с бухгалтеров и кадровиков.
- Снижение рисков. ЭЛН заверяются квалифицированной электронной подписью врача, поэтому подделать их практически невозможно.
- Меньше ответственности. Бухгалтеру не нужно думать, как исправить листок. Если при его заполнении допущена ошибка, достаточно передать информацию об этом в фонд.
- Удобство. Работодателю достаточно один раз установить ПО и выбрать способ для обмена информацией с фондом, чтобы затем тратить по 3–5 минут на заполнение одного больничного.
Что касается недостатков, то к ним относится отсутствие возможности получить бумажный лист нетрудоспособности. Некоторым работникам и работодателям, несмотря на все преимущества ЭЛН, комфортнее работать со стандартными документами на бумаге, а не в единой информационной системе.
Цифровизация помогает упростить работу предприятия. А чтобы определить рекламные источники, которые приносят наибольшее количество телефонных обращений в вашу компанию, подключите Коллтрекинг Calltouch. Технология отследит каждый звонок и свяжет его с соответствующим каналом продвижения. Сервис соберет статистику по добавлениям в корзину, оплатам, посчитает выручку и ROI. Вы оптимизируете маркетинговый бюджет и откажетесь от убыточных площадок.
- Коллтрекинг точно определяет
источник звонка с сайта - Прослушивайте звонки в удобном журнале
Порядок работы с ЭЛН
Чтобы выдать электронный лист нетрудоспособности, требуется участие одновременно четырех субъектов — сотрудника, медицинского учреждения, в которое он обращается за больничным, работодателя и Фонда социального страхования.
Если коротко, то порядок выдачи ЭЛН выглядит так:
- Сотрудник. Обращается в медицинское учреждение, чтобы открыть больничный. Теперь у него не спрашивают согласия на оформление электронного документа, поэтому все пациенты получают 12-значный номер больничного в виде смс-сообщения или распечатанного талона.
- Медицинское учреждение. Открывает больничный и заполняет первый раздел листка нетрудоспособности в системе ФСС. Электронный документ обязательно подписывается квалифицированной ЭЦП врача, принимавшего пациента.
- Работодатель. Получает информацию о болезни сотрудника и запрашивает 12-значный номер ЭЛН. Когда в медицинском учреждении закроют больничный, работодатель заполнит второй раздел и тоже подпишет документ квалифицированной ЭЦП, чтобы отправить данные в фонд.
- ФСС. Использует информацию, полученную от медицинского учреждения и работодателя, чтобы рассчитать сумму пособия, а затем выплачивает ее сотруднику на карту. В случае ошибки ФСС повторно перенаправляет все данные врачу, чтобы открыть новый лист нетрудоспособности.
Как бизнесу работать с электронным больничным
Шаг 1. Получите электронную цифровую подпись (ЭЦП)
Чтобы работать с электронными больничными, потребуется квалифицированная электронная подпись. Она оформляется для директора, бухгалтера и других сотрудников, которые ведут учет в организации.
Новую подпись можно не получать, если компания подает отчетность по ТКС. Проверьте, подойдет ли используемая ЭЦП, — она должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах».
Шаг 2. Установите криптопровайдер
Это независимый модуль, который используется для проверки ЭЦП и защиты информации. В России для этого применяется «КриптоПро CSP», который работает в операционных системах Windows, Mac OS и Linux.
Лицензию для работы с «КриптоПро CSP» выдают удостоверяющие центры, получившие аккредитацию Минцифры, вместе с ЭЦП, но при необходимости ее можно купить отдельно.
Шаг 3. Заключите соглашение с ФСС
Скачайте бланк соглашения об информационном взаимодействии на сайте ФСС РФ, а затем распечатайте, заполните и подайте в региональное отделение фонда.
В течение 10 дней сотрудники рассмотрят и подпишут соглашение — с этого момента компания может удаленно взаимодействовать с ФСС.
Шаг 4. Откройте личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах»
Авторизуйтесь на Госуслугах и оформите учетную запись организации с использованием квалифицированной электронной подписи.
Это нужно, чтобы зарегистрировать личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах». Если аккаунт в системе уже есть, просто авторизуйтесь на сайте ФСС.
Шаг 5. Выберите способ для обмена информацией
Взаимодействовать с ФСС можно разными способами, поэтому выберите тот, который будет для вас быстрее и удобнее:
- в кабинете на сайте ФСС, для доступа к которому необходимо зарегистрировать учетную запись на Госуслугах;
- с помощью специального сервиса АРМ «Подготовка расчетов для ФСС», который можно бесплатно скачать на сайте ФСС;
- с помощью бухгалтерских программ, позволяющих взаимодействовать с ЭЛН. Убедитесь, что в программе, которую вы используете, предусмотрены такие возможности;
- с помощью сервиса «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), к которому можно подключиться через 1С «Зарплата и управление персоналом 8».
Как и ФСС, вы можете предложить клиентам разные способы коммуникации. Подключите к вашему сайту кастомизированные Виджеты Calltouch, чтобы собирать заявки на обслуживание в любое время суток. Пользователи смогут заказать обратный звонок, заполнить форму заявки или выбрать удобный канал связи с помощью мультикнопки. Вы не упустите ни одного обращения и повысите лояльность клиентов.
- Увеличьте конверсию сайта на 30%
- Обратный звонок, промо-лендинги, формы захвата, мультикнопка, автопрозвон форм
Шаг 6. Оформите ЭЛН
В кабинете страхователя доступна полная информация о сотруднике, который обратился за медицинской помощью. Чтобы завершить оформление ЭЛН, откройте раздел «Заполняется работодателем».
Если информации в личном кабинете нет, то больничный еще не закрыт. Обратите внимание, что закрытые ЭЛН, подлежащие оплате, имеют код 030.
Как правильно заполнить электронный больничный лист
Бланк ЭЛН состоит из двух разделов. Первый заполняет врач, второй — работодатель. Правила по заполнению такие же, как и в случае с бумажными листками. Ничего не меняется, кроме того, что данные теперь вносятся не от руки, а на компьютере.
Инструкция по заполнению ЭЛН для работодателя:
- Авторизуйтесь в ЕИИС «Соцстрах». Введите в поиске 12-значный номер листа или СНИЛС сотрудника, который оформил больничный.
- Выберите «Получить из ФСС». Открывшаяся форма будет частично заполнена, потому что некоторые данные (например, ФИО, СНИЛС заболевшего сотрудника) вносятся системой автоматически.
- Проверьте информацию из всех разделов. Укажите недостающие данные — вид работы, стаж трудовой деятельности, размер среднего заработка.
- Подпишите ЭЛН. Используйте квалифицированную ЭЦП директора и главного бухгалтера организации.
- Отправьте информацию в ФСС. Нажмите «Сохранить», чтобы она автоматически была отправлена в фонд.
Если вы обнаружили неточности или ошибки в разделе, который оформляет поликлиника, известите об этом ФСС. Фонд самостоятельно передаст информацию в поликлинику, где уничтожат неправильно выданный лист и выпишут дубликат.
Ответственность работодателя
В случае с электронными больничными работодателю важно действовать быстро. Если не предоставить документы, которые требуются для начисления выплаты, грозит ответственность — 200 рублей за каждый непредоставленный документ.
Ответственность также применяется за указание неверной информации — тогда штраф составит 20% от переплаты пособия, но не более 5 000 рублей. Если работодатель не выплатил пособие за первые три дня в отведенные законом сроки, то штраф будет составлять от 30 000 до 50 000 рублей.
Если уже после сохранения ЭЛН вы заметили, что неправильно ввели информацию о сотруднике, то просто заполните и повторно отправьте документ. В этом случае фонд не начислит штраф, и ответственности удастся избежать.
Чем отличается электронный больничный от бумажного
В 2020 году из-за пандемии коронавируса и опасений россиян посещать общественные места всё большую популярность обретают электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН), они же электронные больничные листы.
ЭЛН действуют в России уже третий год. Они введены законом № 86-ФЗ. С 2017 года россияне получили право брать больничный лист в электронном виде.
Затем был принят ещё ряд нормативно-правовых актов, регламентирующих процедуру взаимодействия работодателя, работника и медорганизации.
Основные положения содержит в Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567. В нём есть информация кто, когда и в какие сроки формирует и заносит сведения в электронный больничный.
Помимо упомянутых ФЗ и Постановления, для понимания принципов работы электронных больничных обратите внимание на такие документы, как приказ Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н, закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ; письмо ФСС РФ от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462.
Отличие электронного листа нетрудоспособности от бумажного
Отличий практически нет. Это тот же привычный всем документ, только в электронном виде. Он содержит все те же сведения, что и аналог на бумаге. Его главное отличие – это полностью электронное оформление, ведение и закрытие, а также то, что документ обязательно заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью врача и медорганизации.
Процесс расчёта и оплаты таких документов тот же, что и для бумажных. По юридической силе оба варианта оформления листов нетрудоспособности абсолютно равны. Поэтому для граждан нет абсолютно никаких оснований, чтобы не доверять электронным больничным и выбирать бумажный вариант. Тем более, у ЭЛН есть ряд очевидных преимуществ. Разберём их подробнее.
Преимущества электронного больничного
До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.
Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.
Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.
Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.
С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.
Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.
Как работнику начать пользоваться ЭЛН
Работник должен узнать у работодателя (как правило, у кадров или бухгалтерии), имеет ли тот техническую возможность принимать и обрабатывать ЭЛН.
Скорее всего, если такая возможность у работодателя подключена, то он проводит информационную кампанию для своих сотрудников (например – рассылка на корпоративную почту), сообщая, что они могут оформить больничный электронно.
Если всё же работник не уточнил этот момент заранее и взял электронный больничный, а работодатель не может его принять, то выход из этой ситуации всё равно есть. Медучреждение вправе заменить оформленный ЭЛН на бумажный. При этом в ЭЛН делается отметка о прекращении действия.
Далее работник должен обратиться в медорганизацию, выразить своё желание оформить лист нетрудоспособности электронно и дать письменное согласие на его оформление. Медучреждение получает номер ЭЛН в специальной системе ЕИИС «Соцстрах».
Затем медучреждение оформляет ЭЛН и сообщает его номер работнику. ЭЛН выдаётся по таким же правилам, как и бумажный лист: после осмотра и соответствующего диагноза врача и при предъявлении пациентом документа, удостоверяющего личность (паспорта). Также нужно быть готовым сообщить медработнику номер СНИЛС.
После закрытия больничного, работник должен сообщить любым способом номер больничного работодателю. Это может быть как предъявление талона с его номером, так и простая коммуникация по телефону или в сети интернет (Скайп, корпоративная почта, мессенджеры и т. д.) – каких-то правил или ограничений здесь нет.
Как работодателю начать пользоваться ЭЛН
Итак, после закрытия медучреждением ЭЛН, работник сообщает его номер работодателю. Тот по этому номеру и номеру СНИЛС работника запрашивает ЭЛН в ЕИИС «Соцстрах».
Далее он заполняет свою часть в ЭЛН (поля из раздела «Заполняется работодателем» – как и в бумажном документе). После чего документ отправляется обратно в ЕИИС «Соцстрах», при этом работодатель заверяет документ квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого юрлица.
Чтобы принять к оплате ЭЛН, работодателю потребуется:
— заключение соглашения с региональным отделением ФСС об информационном взаимодействии;
— покупка и установка усиленной квалифицированной электронной подписи (если уже есть КЭП для отчётности через интернет в госорганы – то она подойдёт, новую покупать не нужно);
— компьютер и доступ в интернет;
— соответствующее программное обеспечение, чтобы технически реализовать работу с ЭЛН – такое можно приобрести у оператора ЭДО, например, у компании Такском;
— информационная кампания для сотрудников о возможности предоставления ЭЛН.
Работодатель может работать с ЭЛН:
— в собственной бухгалтерской программе (внеся соответствующие доработки);
— используя ПО оператора ЭДО;
— в личном кабинете страхователя ФСС.
Сервисы Такском для работы с ЭЛН
Такском с 2000 года разрабатывает ПО для отчётности через интернет и ЭДО. В сервисах компании есть функционал по работе с электронными больничными. Такском предлагает три варианта решений для отчётности в ФСС: облачное, программное и встроенное в 1С. Тарифные планы для ИП начинаются от 2 700 руб./год, для юрлиц – от 4 800 руб./год.
Также компания предлагает возможность подключить тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров – всего от 1900 руб./год. Тариф предполагает не только документооборот по ЭЛН с ФСС, но и с ПФР – для отправки отчётности по электронным трудовым книжкам.
Во все тарифы для отчётности уже входит электронная подпись сроком действия на год и лицензия КриптоПро CSP, а в расширенные тарифы также входит ЭДО с контрагентами и сервис по проверке компаний «Такском-Досье».
Работать с ЭЛН в сервисах Такском просто. Например, запросить ЭЛН в облачном решении «Онлайн-Спринтер» можно в несколько кликов:
— С главной страницы нажать на «Создать»;
— Выбрать направление сдачи отчётности ФСС;
— Перейти во вкладку «Больничный»;
— Выбрать «Запрос листка нетрудоспособности»;
— Заполнить простейшую форму, в которой надо ввести лишь номера ЭЛН и СНИЛС.
Форма запроса ЭЛН в Онлайн-Спринтере:
Во всех сервисах для отчётности представлены только актуальные бланки документов, отвечающие последним изменениям в законодательстве. Сервисы не требуют ручного обновления, данный процесс происходит незаметно для клиента и автоматически.
При заполнении отчётов есть система текстовых подсказок, а также автоматическая проверка на ошибки, которая не даст отправить некорректно или не полностью заполненный отчёт. Встроенный персональный календарь бухгалтера напомнит о сроках сдачи отчётности. Также для клиентов Такском работает круглосуточная техподдержка, специалисты которой всегда рады будут помочь при возникновении вопросов или проблем.
С актуальными тарифами и акциями компании можно ознакомиться здесь. Сейчас действуют специальные акции:
Электронные больничные: инструкция для работодателя
Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который врачу нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя.
Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в Социальный фонд России — СФР.
Что такое электронный больничный лист
Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.
Чтобы работать с ЭЛН, нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с СФР о работе с электронными больничными. Сотрудники могут уточнять сведения об электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте СФР.
Зачем нужны электронные больничные
Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и СФР. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.
Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз подключиться к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывало с бумажными листками.
Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.
Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.
Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности
Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Если заболел член семьи, например ребенок сотрудника, фонд оплатит пособие начиная с первого дня.
Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и СФР работают с больничным.
Сотрудник обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист.
Врач открывает больничный лист в день обращения. Заполняет свою часть листка в электронной системе СФР: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.
Работодатель. Номер ЭЛН сотрудник узнает в личном кабинете на сайте СФР и сообщает работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе.
Социальный фонд России. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.
Как передать сведения о застрахованных лицах в СФР
Правила, по которым нужно передать сведения о застрахованных лицах, описаны в постановлении правительства. Чтобы получать пособие, сотрудник должен в момент трудоустройства сообщить работодателю:
- свои личные данные;
- как он хочет получать пособие — например, на банковский счет.
Работодатель должен передать эту информацию в СФР — в течение трех рабочих дней с момента получения. Раньше для этого сдавали отчет СЗВ-М. В 2023 году вместо него сдают отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».
Как начать работу с электронными больничными
Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.
Заключить соглашение об информационном обмене с социальным фондом. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте СФР.
Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте СФР.
Взять номер больничного у сотрудника. Сотрудник узнает номер больничного от врача или в личном кабинете на сайте СФР и передаст его работодателю.
Получить из СФР предзаполненные сведения, проверить и отправить обратно. Для назначения больничных и декретных одновременно с сообщением о закрытии электронного больничного фонд может направить работодателю запрос на предоставление сведений, необходимых для расчета. Их состав зависит от вида пособия. Ответить на запрос нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения данных о закрытии электронного больничного.
Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете СФР. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе СФР.
Как СФР контролирует работу с электронными больничными в 2023 году
СФР внимательно следит за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Например, фонд может устроить перекрестный запрос сведений в налоговой или других госорганах.
Работодатель может получить штрафы:
- за отказ в передаче документов — 200 ₽ за каждый документ;
- за передачу неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽;
- за передачу сведений с опозданием — 5000 ₽.
Если фонд получит от работодателя неверные данные и назначит излишние суммы пособия сотруднику, возмещать деньги фонду будет работодатель.