Где писать "копия верна" на документах?
Отметка " копия верна " производится следующим образом. На документе состоящем из одного листа -на свободном месте страницы с текстом заверяемого документа. На документе состоящем из одного листа и двух страниц просто на свободном месте. Документ состоящий из двух и более листов прошивается, нить заклеивается бумагой, на которой делается надпись"копия верна". Не возбраняется ставить отметку копия верна на каждой странице многостраничного документа, но это займёт слишком много времени.
Кстати, идеально заверяя документ писать на просто "копия верна", а " копия верна. Подлинник хранится в. и указать место хранения подлинника.
Как правило, это отметку ставят в верхнем углу документа, либо просто на свободном месте. Допустимо ставить штамп или писать от руки "копия верна и ставят дату документа. Также можно указать, где хранится оригинал этого документа с которого и снимается копия.
Я как ИП (руководитель, бухгалтер, юрист и все остальное в одном лице) много раз заверяла копии разных документов — свои документы и для сотрудников, например, копию трудовой книжки. Поскольку специального штампа для заверения копий документов у меня нет, поэтому я просто от руки на свободном месте копии, чаще всего в самом низу листа, пишу: «копия верна», ставлю дату, подпись, расшифровку и печать.
Если копия на двух или более листах, пишу: «копия на двух листах верна». Иногда требуется прошнуровать листы.
Ни разу не былого такого, чтобы заверенные мною копии не принимали, потому что важно не место, где эта надпись, а смысл надписи: то, что заверяющий подтверждает верность копии.
Этой печатью удостоверяют, что это реальная копия документа, а не подделка. Заверяет документ обычно либо бухгалтер, либо главный в организации (директор, учредитель, заведующий и т.п) Печать "Копия верна" обычно ставится в середине, но вообще, это не имеет совершенно никакого значения — важно, чтобы эта печать стояла, а где она будет стоять уже совсем не имеет значения.
Поэтому ставьте эту печать на свое усмотрение.
Обычно "копия" ставится в низу каждого листа. Можно "копия верна" поставить на всем документе сразу, как это делают в нотариальной конторе. Сшить документ в три прокола, и в конце печать, подпись и "копия верна". Еще как-то приезжали к нам с проверкой. И контролирующему органу нужны были копии документов нашей организации и причем очень быстро. А папки документов на тот момент были очень внушительными. И мне одна из проверяющих подсказала, как заверить быстро. Степлером пробить стикер на документе из нескольких листов. Развернуть прикрепленный стикер назад, как бы оборачивая все листочки документа. И приклеить к последней страничке. И уже на нем поставить печать, подпись и "копия верна".
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати
ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
В частности, новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.
Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта.
Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Например:
— при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;
— номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;
— допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;
— предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним;
— абзацный отступ текста документа — 1,25 см;
— текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;
— текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;
— нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;
— нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.
Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.
В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых:
наименование структурного подразделения — автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 );
наименование должности лица — автора документа (реквизит 07);
гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ);
отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством).
Как заверить копию документа в 2023 году
Копии документов может заверить руководитель компании или представитель по доверенности, но в некоторых ситуациях могут потребоваться документы, заверенные нотариально. Как правильно заверить копию документа — читайте в статье.
Копии документов: зачем заверять
Довольно часто для совершения некоторых видов юридически значимых действий в государственные органы и контрагентам необходимо предоставлять копии документов.
Для подтверждения корректности выполнения копии (данные в ней соответствуют оригиналу) выполняется заверение. После него копия становится юридически значимой и может использоваться в официальном документообороте.
Чаще всего компании предоставляют заверенные копии документов в налоговую инспекцию при камеральных или выездных проверках. Компании или предпринимателю грозят значительные штрафы, если они направят в ИФНС обычные копии, инспекторы могут расценить этот факт как отсутствие подтверждающих документов. Дополнительно: первичные и иные финансовые документы могут предоставляться при аудиторских проверках.
Возможны ситуации, когда заверенные копии документов запрашивает контрагент, который потерял оригиналы документов и восстанавливает их.
Юридически значимые копии могут быть использованы для совершения сделок и выполнения регистрационных действий. Также копии, которые были надлежащим образом заверены, могут предоставляться в суд в качестве письменных доказательств. При арбитражном разбирательстве обычные копии документов не будут приняты судом: необходимо предоставлять либо оригиналы, либо заверенные копии.
Существует 2 способа заверения документов: самостоятельно, когда достоверность копий удостоверяет руководитель компании, и нотариально, когда проверку выполняет нотариус.
В процессе свидетельствования он только подтверждает верность копий документов, выписок из них или подлинность подписи, содержание которого не противоречит законодательству. Нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определенным лицом.
Заверение документов: чем руководствоваться
Правила заверения копий устанавливаются несколькими подзаконными актами и рекомендациями государственных органов. Основной регламентирующий документ — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст.
В нем содержатся основные положения о том, как сделать копию документа юридически значимой.
Важные нормы, касающиеся заверения документов, содержатся в указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Этот нормативно-правовой акт должен применяться в обязательном (а не рекомендательном) порядке российскими организациями.
Важные разъяснения по оформлению заверенных копий приведены в приложении № 18 к приказу ФНС РФ от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. В нем установлены требования к бумажной документации, которая предоставляется в налоговые органы.
Еще один документ, регламентирующий порядок представления заверенных копий документов в налоговые органы, — письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-рз/39142. В своих разъяснениях ведомство подробно описывает, как оформить заверенную копию.
В качестве дополнительного источника сведений о выполнении заверения можно использовать методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденные решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16. Этот регламент разработан для нотариусов и является необязательным к применению иными лицами, но в нем собрано много полезной информации, которая пригодится для самостоятельного заверения копий.
Устали возиться с первичкой, хотите освоить новые навыки? Пройдите курс «Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах».
Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании. Поднимитесь по карьерной лестнице, заслужите уважение начальства и прибавку к зарплате.
Кто заверяет документы
От имени организации копии документов может заверить ее руководитель или уполномоченное должностное лицо (заместитель директора, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и другие). Право заверять документы может быть установлено уставом организации, доверенностью или приказом руководителя. Подпись должностного лица желательно скрепить печатью организации (при наличии). Индивидуальный предприниматель также может самостоятельно заверить копии документов.
Перечень документов, копии которых необходимо засвидетельствовать у нотариуса, определяется в соответствии с нормативными актами, регулирующими порядок совершения юридически значимого действия.
Кроме того, стороны сделки могут договориться о взаимном представлении определенного пакета документов в копиях, засвидетельствованных нотариально.
Для некоторых ситуаций нотариусы свидетельствуют верность подписи. Это выполняется, в частности, при регистрации общества с ограниченной ответственностью: в налоговую инспекцию заявление от учредителей подается в бумажном виде. Тогда подлинность подписи потребуется засвидетельствовать в нотариальном порядке.
Нотариус имеет право отказаться от заверения документов по разным причинам.
К наиболее распространенным из них относятся следующие: заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не в состоянии проверить их подлинность, поэтому он откажется от их заверения.
Если документы имеют иностранное происхождение и не были легализованы в соответствии с российским законодательством, а также написаны на иностранном языке, нотариус тоже может отказаться от их заверения.
Если документ состоит из нескольких листов, но не сшит и не пронумерован, то и это может стать причиной отказа от заверения.
Что должно быть на копиях
Порядок заверения зависит от того, для кого оформляется копия: для внутренних или внешних пользователей.
Для сотрудников или руководителей структурных подразделений на копии необходимо сделать надпись: «Верно» (проставить штамп «Верно»), указать должность работника, который ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
Важно отметить, что ГОСТ не предусматривает применение штампа «Копия верна». Однако возможно использование комбинации двух штампов — «Копия» и «Верно».
Первый штамп указывает на то, что данный документ не является оригиналом. Второй штамп необходим для подтверждения подлинности. Указанные штампы могут быть применены для заверения копий документов.
Внешние пользователи — это любые сторонние организации: ФНС, аудиторы и контрагенты. Чтобы заверить для них копию, дополнительно к первому случаю в заверительной надписи указывается место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку необходимо подтвердить печатью или штампом организации (при наличии). Оттиск проставляется таким образом, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии.
Для освидетельствования копий многостраничных документов применяют аналогичные правила. Заверительная отметка должна быть размещена на каждой странице и на их сшивке.
Если копии сшиваются в один документ, необходимо заверить их в целом. Для этого проставляется заверительная отметка на специальной бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в точке скрепления листов ниткой или лентой.
При заверении многостраничных документов необходимо учитывать несколько требований ГОСТ:
Надо указывать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.
Печать и подпись нужно ставить таким образом, чтобы они частично приходились на бумажную наклейку, при этом другая часть – была на последнем листе сшивки.
Как избежать ошибок
Для исключения налоговых и юридических рисков, связанных с неправильно заверенными копиями документов, необходимо проверять 2 ключевых аспекта: полномочия ответственного сотрудника и корректность оформления надписей на копиях.
Полномочия на заверение копий могут быть установлены в разных документах: в уставе, приказе, в инструкции, доверенности и иных. Предоставление этих документов является обязательным условием в целях проверки полученных заверенных копий.
Также перечисленные документы необходимы для оформления копий в организации. Документы будут подтверждать тот факт, что сотрудник, заверивший копию, обладает полномочиями на это действие. Отсутствие доверенности — это высокий риск оспаривания документов в суде или отказа в совершении юридически значимых действий.
Второй ключевой аспект проверки копий — оценка правильности оформления необходимых надписей, подписей и печатей.
Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе.
При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. Ненадлежащее оформление может повлечь разные юридические риски: налоговая инспекция откажет в признании расходов, контрагент оспорит выполнение договора, нотариус на законных основаниях откажется регистрировать сделку.
Чтобы избежать ошибок при самостоятельном заверении документов и при получении копий, необходимо придерживаться следующего алгоритма:
Проверить: требуется ли заверение копии документа. Возможно, будет достаточно только составить копию, без дополнительной проверки.
Оценить: какой тип заверения необходим. Подойдет для сделки самостоятельно заверенная копия или необходимо обращаться к нотариусу.
Все ли обязательные элементы заверительной подписи оформлены корректно: необходимо проверить надпись, подпись и другие данные.
Если оформляется несколько сшиваемых в один том копий, нужно проверить правильность оформления сшивки копий документов.
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
- для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
- для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
- для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
- налоговые инспекции;
- Пенсионный фонд;
- Фонд социального страхования;
- банки и микрофинансовые организации;
- надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
- судебные инстанции.
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
- руководитель (или индивидуальный предприниматель);
- главный бухгалтер;
- начальник или специалист кадровой службы;
- иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
- Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
- положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
- Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
- После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
- Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
- Указывается дата.
- Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
- Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
- Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
- штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
- ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
- запрещено перекрывать им текст;
- применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).
Вот пример, как это выглядит:
| ВЕРНО |
Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2022 год.
| Начальник отдела кадров | Степанов | Степанов С.С. |
27 июля 2021 года
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов: