Составляем графики работы и учета рабочего времени
Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Когда оформляют графики
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:
- ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
- работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
- сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
- суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.
Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.
Виды рабочих графиков
Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.
Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:
- У — работа с 07:00 до 19:00;
- В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
- * — выходной день.
Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.
Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.
Как заполняется табель учета времени
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Оформляем шапку
В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.
Шаг 2. Заполняем графы 1–3
Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:
- если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.
Шаг 5. Заполняем графы 10–13
Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
- сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
- способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).
По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.
График 2/2 4/4 5/2 2/2/3 что это
В России и странах СНГ существуют стандартны графиков работы для сотрудников. Согласно закону, у сотрудника должен быть выходной день в который он может восстановить силы вне зависимости от нагрузки за рабочий период. Самыми популярными на данный момент являются график 5 рабочих 2 выходных. Сегодня мы рассмотрим различные виды и определим самый оптимальный для молодого и возрастного поколения.
Виды графиков работы в России
Мы выбрали самые популярные расписания и сравнили их с размещёнными вакансиями.
График 2/2/3 как это
Этот график называют «зеркальным» т.к. он позволяет закрывать потребности компании и не нагружать сотрудника. Определяется как 2 дня рабочих, 2 выходных, 3 рабочих, 2 выходных, 2 рабочих, 3 выходных. Чаще всего присутствует в компаниях предоставляющих услуги или сервис.
График 4/4
Такой тип называется «сменный». 4 дня работаешь, 4 отдыхаешь. Обычно подходит для профессий типа: охранник, слесарь, водитель такси, курьер, упаковщик и т.п.
График работы 2/1/2/3
2 дня работаешь, 1 день отдыхаешь, 2 работаешь, 3 отдыхаешь. Работодатели по такому расписанию выставляют вакансии администраторов, продавец-консультант, помощник руководителя, ведущий специалист и т.п.
График 2/2
В простонародье имеет название «2 через 2». 2 дня работаешь, 2 дня отдыхаешь. В основном подходит для грузчиков, операторов, менеджеров, водителей, нянь и прочих.
График 5/2 это как
Самое стандартное расписание рабочей недели для большинства трудящихся — это 5 дней работаешь, 2 отдыхаешь. Подходит для большинства профессий и является лидером среди возможных вариантов.
График 1/1 это как
Обычно обозначается как «сутки через сутки». Подходит вахтовый метод который сопровождается большими нагрузками. На самом деле это могут быть как 12 часов так и полный день. 1 день работаете, 1 день отдыхаете.
График 1/3
Один из самых простых рабочих графиков. Сутки (24 часа) работаете и 3 дня отдыхаете.
График 3/3
3 рабочих дня и 3 выходных. Подходит для тех кто учится или работает на других работах.
График 3/2
3 рабочих дня и 2 выходных. Сокращение выходных дней ведет к большей прибыли. 18 рабочих дней по факту из 30.
График 4/2
Один из стандартных графиков для работы компаний. 4 дня работаете и 2 дня отдых.
График 4/3
Предложенный премьер министром России Дмитрием Медведевым график не стал популярным по итогу 2020 года. В отличии от стандарта 5/2, гражданам не понравилось, что они будут получать меньше, ведь сохранять оклад по факту никто не будет.
График 6/1
Самый сложный график из всех возможных. 6 рабочих дней и всего 1 выходной. Чаще всего вызывают даже в последний день. Оплата должна быть максимальной, так же как и учет переработки сотрудника.
Какие графики работы бывают
Современные реалии и специфика разнообразных специальностей диктуют условия труда. Именно поэтому сегодня графики работы не ограничиваются пресловутой пятидневкой. Рассказываем, какими бывают виды режимов работ и чем регламентируются.
Специфика предприятия предполагает разнообразные варианты графиков работы его сотрудников. Причем в одной компании специалисты могут работать на разных условиях.
Все дело в том, что рынку труда приходится подстраиваться под современные реалии экономики. Тем лучше для самих специалистов: каждый человек при взаимном согласии с работодателем может выбрать тот вариант, который будет для него оптимален.
Разберем, какие бывают графики работы, расскажем об особенностях каждого из них.
Чем регулируется график работы
Рабочий режим, как и любые трудовые отношения в России, регулируется Трудовым кодексом РФ. Подробно об условиях работы можно почитать в 16 главе ТК РФ . Сюда входят не только временные рамки рабочего дня, но и выходные, отпускные, способ расчета заработной платы и так далее.
Опираясь на ТК РФ, работодатель предлагает сотруднику условия его труда. Важнейшая часть — график работы. Его формирует несколько составляющих:
- количество рабочих дней в неделю;
- временной промежуток рабочего дня и времени на перерыв;
- выходные;
- условия работы. Здесь подразумевается, в частности, работа «на месте» или удаленка.
Каждый из этих пунктов будет расписан в трудовом контракте самого сотрудника или же коллективном договоре в соответствии с ТК РФ.
Некоторые профессии подразумевают иной характер работы. Например, для работников связи или транспорта режим работы устанавливается отдельно соответствующими органами исполнительной власти.
Если вы подыскиваете работу, то у Совкомбанка найдутся для вас вакансии. Ведь работа в Совкомбанке — это не только возможность для самореализации, карьерный рост и достойная зарплата. Это и полный соцпакет, ДМС для всех сотрудников и даже коворкинг у моря! Присоединяйтесь к команде Совкомбанка, чтобы вместе реализовывать новые интересные проекты.
Работа в Совкомбанке — это возможности для самореализации и достойная заработная плата; это интересные проекты и неформальное общение; это ДМС для сотрудников и детей и коворкинг на море. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!
Варианты графика работы
Перечисляем, какие графики работы существуют:
- пятидневка или шестидневка;
- частичная занятость;
- гибкий график;
- сменный график;
- удаленка;
- вахтовый метод.
Какой бы вариант ни был избран, сотрудник может быть привлечен к работе не более чем на 40 часов в неделю.
Может быть и так, что в первую неделю количество отработанных часов будет превышать норму, а во вторую — до нее не дотягивать. Важно, чтобы среднестатистический показатель рабочего времени за более длительный период (от месяца до года) не превышал этого значения.
Рассмотрим каждый из случаев отдельно.
Пятидневка или шестидневка
Под этим графиком работы подразумевается пятидневная или шестидневная рабочая неделя. Это количество дней, которые работник тратит на выполнение своих обязанностей в течение недели.
На пятидневном графике работы сотрудник затрачивает на работу пять дней в неделю. Обычно с понедельника по пятницу. В шестидневке — шесть дней в неделю, включая субботу.
И в том, и в другом случае воскресенье — выходной день. На пятидневке второй выходной день необязательно должен выпадать на субботу. Отдыхать сотрудник может в любой другой день недели.
В первом случае рабочий день длится на протяжении 8 часов. Закладывается дополнительный час на обед.
Во втором случае график может быть индивидуальным. Например, с понедельника по пятницу — 7 часов, а в субботу — 5. По итогу должно выйти не больше 40 часов в неделю.
Выходные неприкосновенны. Заставить работать в этот день никто не может. Разве что попросить.
Безусловно, происходит это не только на словах. В письменной форме сотрудник соглашается выйти на работу в свой законный выходной. После работодатель выпускает соответствующее распоряжение.
Надбавка за сверхурочные рассчитывается отдельно. Верхний потолок ограничивается щедростью работодателя. Но минимум прописан в ст.153 ТК РФ . Труд сотрудника в выходные оценивается не менее, чем в двукратном размере.
Частичная занятость
Если сотрудник отрабатывает неполный рабочий день или неделю, его занятость будет считаться частичной.
Обычно такого сотрудника привлекают к работе только на определенное время или на конкретные проекты. Частичная занятость может быть как постоянной, так и временной.
Этот вид может предложить сам соискатель, чтобы совмещать работу с другими обязательствами. Например, учебой или заботой о ребенке. Согласие или отказ останется за работодателем.
Частичную занятость часто выбирают и те, кто открывает собственный бизнес. Так сохраняется постоянный доход, при этом есть время для развития собственного стартапа. А если вы давно вынашиваете инновационную бизнес-идею, самое время дать ей реализоваться. В этом поможет инвестиционный кредит от Совкомбанка.
Мозг закипает от инновационных бизнес-идей? Дайте им реализоваться! Поможет инвестиционный кредит от Совкомбанка. Получите от 10 млн рублей разовым переводом или после открытия кредитной линии. Выгодные процентные ставки и персональный гибкий график погашения позволят не отвлекаться на сиюминутные проблемы и запустят ваш стартап в космос!
Гибкий график работы
Можно попробовать договориться с работодателем на уникальный распорядок рабочего дня. Таким считается гибкий график работы.
Это означает, что сотруднику дается большая свобода в том, как и когда он работает.
Гибкий график работы может включать в себя различные формы занятости. Например, частичную занятость, скользящий или смешанный графики работы. Их порядок согласовывается с работодателем индивидуально.
По сути, сотрудник так же отрабатывает свои часы. Но в один день он может находиться на рабочем месте 12 часов, в другой — 6, в третий — 8. Главное, чтобы обе стороны — и работодатель, и сотрудник были согласны, а последний отрабатывал положенные часы.
Чаще всего по такому графику работают люди, трудящиеся в аварийных службах.
Сменный график
Сменный график работы — это система, при которой рабочее время разделено на несколько смен. Каждая смена продолжается определенное количество времени и может быть организована на неделю, месяц или другой период.
Эта форма графика работы применяется, когда предприятие или организация нуждается в круглосуточной работе или высокой интенсивности труда. Она позволяет эффективно использовать ресурсы и обеспечивать непрерывность производственного процесса.
Сменный график работы: что это такое и какому бизнесу подходит
Смены могут быть разными. Например, сотрудник может работать по 12 часов два или три дня подряд, а затем столько же дней отдыхать.
Или же сотрудник может отработать 24-часовую смену, после которой не выйдет на пост еще три дня.
Человек не робот. Он не может вести эффективную деятельность на протяжении всей смены. Поэтому работник может рассчитывать на перерывы на обед и отдых. В среднем до двух часов за смену.
При этом ночное время (с 22.00 до 06.00) расценивается иначе. Работодателю нужно учитывать, что за эти часы он заплатит минимум на 20% больше часовой тарифной ставки.
Работодатель не вправе заставить сотрудника отработать две смены подряд. Более того, работник обязан отдыхать не меньше 42-х часов подряд хотя бы раз в неделю.
Удаленка
Удаленный график работы — это форма организации труда, когда сотрудник работает не в офисе, а из своего дома, коворкинга или другого места. Чтобы связываться с командой и выполнять свои рабочие задачи, он использует интернет или другие технологии связи.
В удаленном режиме можно работать на полную ставку или частичную, а иногда иметь гибкий график работы. Этот вид может быть использован в различных отраслях, в том числе программировании, маркетинге и других.
Все чаще люди предпочитают по возможности переходить именно на такой график работы.
Сотруднику не придется тратить свое время и деньги на то, чтобы добраться до рабочего места. А в свои законные перерывы он вполне может заниматься домашними делами.
Работодателю это выгодно тем, что не нужно обеспечивать физические рабочие места, арендовать офис для сотрудников и прочее.
С соискателем на удаленную работу заключается точно такой же трудовой договор, как и с офисным сотрудником.
График работы такого работника нельзя назвать свободным. Его занятость заранее обговаривается с руководством и соответствует нормам ТК РФ.
Отличие в том, что свое рабочее место ему придется организовать самому.
Важно оставаться на связи с коллегами на удаленке. Проводить рабочие видеовстречи или устраивайте массовое обсуждение проекта онлайн можно вместе с виртуальным офисом от Яндекса. В нем собрано все, что нужно бизнесу: от почты до инструментов для совместного редактирования.
Проводите рабочие видеовстречи или устраивайте массовое обсуждение проекта онлайн вместе с виртуальным офисом от Яндекса. В нем собрано все, что нужно бизнесу: от почты до инструментов для совместного редактирования. А с промокодом Совкомбанка на скидку 30% начать использование сервиса будет еще проще.
Вахтовый метод
При таком методе работы сотрудники в определенный период (обычно от 2-х до 4-х недель) работают на предприятии или объекте. Затем возвращаются домой. Причем выходных дней может быть больше, чем сотрудник провел на работе.
Например, человек может работать на нефтяной вышке две недели, а затем отдыхать месяц. Причем работодатель не имеет права посылать сотрудника на предприятие больше чем на месяц.
Как правило, на вахте работают посменно. Одна смена не может длиться больше 12 часов в сутки.
Этот метод распространен в отраслях, связанных с добычей природных ресурсов, строительством и производством.
Такой график называют также сезонным.
Соискатель заранее договаривается с руководством об оплате труда. К ней сотрудник получает надбавку за сам факт работы вахтовым методом. Она рассчитывается с учетом не только проведенного времени на месте, но и потраченных дней на проезд.
Вахтовый метод работы — как устроиться на вахту, чтобы не обманули
Вместо заключения
Сложно определить, какой график работы лучше. У каждого свои особенности и преимущества.
На пятидневке или шестидневке устанавливается наиболее оптимальное количество рабочих часов в неделю. Любые переработки согласуют с сотрудником и оплачивают дополнительно.
Как правило, по такому графику работают офисные сотрудники и представители администрации.
Частичная занятость позволяет совмещать работу с учебой, уходом за детьми или недееспособными родственниками, другой работой. Но и зарплата будет ниже.
Сменный график подразумевает больше выходных дней. При этом время работы ночью оценивается выше. Но планировать личные дела на длительный срок сложно, так как выходные выпадают на разные дни недели.
В таком режиме работают врачи, медсестры, фельдшеры, представители ЧОП, полицейские, пожарные.
Гибкий график дает возможность сотруднику договориться с работодателем на удобный ему режим работы. Это позволяет балансировать между личными делами и работой.
Такой вид графика работы применим для официантов, барменов, доставщиков, продавцов, массажистов и т. д.
Удаленная работа будет комфортна тем, кто умеет самостоятельно организовывать свое время. Из плюсов: не нужно тратить время и деньги на дорогу, а в рабочее время вполне можно расхаживать по дому в халате. При этом сохраняются все льготы сотрудника с полным рабочим днем.
Чаще всего на удаленке работают программисты, IT-специалисты, копирайтеры, редакторы, журналисты и другие.
Труд тех, кто работает вахтовым методом, в денежном эквиваленте оценивается выше. Их обеспечивают всем необходимым — питанием, проживанием и прочим. Однако такие сотрудники подолгу не бывают дома.
В этом режиме часто работают представители строительного, транспортного, нефтегазового сектора.
У всех видов есть общие черты. Так или иначе в среднем сотрудник вырабатывает 40 часов в неделю. Он может рассчитывать на отпуск, оплачиваемый больничный и другие социальные льготы.
По какому бы графику вы ни работали, взаимоотношения между вами и работодателем регулируются Трудовым кодексом РФ .