Какой новый ежемесячный отчет

Новая форма РСВ и новый ежемесячный отчет с 2023 года

ФНС утвердила новую форму РСВ и форму персонифицированных сведений о физлицах, которые нужно применять в 2023 году.

Новый РСВ нужно применять с отчета за I квартал 2023 года, а форму персонифицированной отчетности с января 2023 года.

Соответствующий приказ ФНС России от 29 сентября 2022 № ЕД-7-11/878@ зарегистрирован в Минюсте России 27 октября 2022 г. № 70727.

форма Расчета по страховым взносам;

форма Персонифицированных сведений о физлицах;

порядок заполнения форм

электронный формат форм.

Новые формы введены в связи с изменениями по страховым взносам, которые вступают 1 января 2023 года, и объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд (СФР).

Новый РСВ с отчета за I квартал 2023 года

Новая форма РСВ состоит из 4 разделов:

раздел 1 «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов»;

раздел 2 «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов – глав крестьянских (фермерских) хозяйств»;

раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;

раздел 4 «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов, указанных в пункте 6.1 статьи 431 Налогового кодекса Российской Федерации».

В разделе 1 нужно отражать расчеты по взносам на ОПС, ОСС по ВНиМ и ОМС, а также на дополнительное пенсионное страхование. К разделу 1 идут приложения для плательщиков, применяющих льготные тарифы по страховым взносам.

Раздел 2 для КФХ и раздел 3 о персонифицированных сведениях не изменился по сравнению с прежней формой.

Раздел 4 предназначен для тех организаций, кто выплачивает вознаграждения прокурорам, следователям и судьям.

Сдавать новый РСВ в 2023 году нужно ежеквартально до 25 числа месяца , следующего за расчетным (отчетным) периодом.

Больше по теме:

Новый ежемесячный отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах»

Этот отчет состоит из:

персональных данных физлиц и сведения о суммах выплат.

Данный отчет нужно заполнять ежемесячно на всех сотрудников с указанием ИНН, СНИЛС, ФИО и сведений о начисленных выплатах.

Отчет представляется каждый месяц не позднее 25 числа месяца , следующего за прошедшим месяцем.

РСВ: как готовить и сдавать в 2023 году

вопросы

В 2023 году меняется состав и схема расчёта по страховым взносам (РСВ). Часть расчёта, которая возьмёт на себя функции отчёта СЗВ-М, будет сдаваться ежемесячно. А полный расчёт по страховым взносам со всеми разделами, подразделами и приложениями — ежеквартально. Расскажем подробнее, как будет происходить сдача РСВ в 2023 году.

Срок сдачи РСВ в 2023 году

Срок сдачи нового РСВ перенесён с окончания месяца на 25-е число. Раздел 3 необходимо сдавать до 25-го числа по окончании месяца, полный РСВ — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Новый ежемесячный РСВ в 2023 году

Для работодателей вводится новый ежемесячный отчёт в налоговую, который заменит действующий СЗВ-М. Вместо него нужно будет ежемесячно сдавать в налоговую расчёт по страховым взносам, но в упрощённой форме. В неё включаются сведения для персонифицированного учёта и данные о заработке и начисленных взносах. Сейчас такую информацию отражают в разделе 3 РСВ. Эти данные налоговики будут ежемесячно передавать в новый Социальный фонд.

Новый ежеквартальный РСВ в 2023 году

Обычный РСВ из-за ежемесячной отчётности не отменяют. Этот отчёт будет, как и сейчас, ежеквартальным. Но срок сдачи сократится на 10 дней. Из ежеквартального расчёта исключается раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». В нём останутся общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчётный период страховые взносы.

Форма РСВ в 2023 году

Форма нового расчёта по страховым взносам содержится в Приложении № 1 к приказу ФНС России от 29 сентября 2022 года № ЕД-7-11/878@. Она применяется с отчётности за I квартал 2023 года.

Если численность лиц, в пользу которых начислены выплаты и иные вознаграждения, превышает 10 человек, форма подаётся в электронном виде.

Кто сдает отчетность по форме РСВ

Отчетность в виде РСВ должны представлять (п. 7 ст. 431 НК РФ):

Индивидуальные предприниматели и физические лица, имеющие работников по трудовым договорам и (или) исполнителей по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ, оказание услуг, передачу прав на результаты интеллектуальной деятельности, авторский заказ. Если у ИП с начала года не было ни одного работника, то отчет сдавать не нужно. Личные страховые взносы ИП в отчете РСВ не отражают, себя в среднесписочную численность и численность застрахованных не включают.
Организации, включая те, в которых работает только один человек — учредитель-директор без трудового договора и зарплаты. В этом случае подается нулевой отчет.
Компании и ИП, использующие автоматизированную УСН, освобождены от сдачи РСВ (ч. 2 ст. 18 Закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Куда сдавать отчетность РСВ

Отчет РСВ следует подавать в налоговую инспекцию по месту регистрации организации или по месту жительства ИП.

Если у вас есть обособленное подразделение, то отчет по нему подается отдельно, только если у подразделения есть свой расчетный счет и оно самостоятельно начисляет и перечисляет выплаты работникам. В этом случае РСВ подается в инспекцию по месту регистрации обособленного подразделения. Если у вас обычное обособленное подразделение, то отдельно отчитываться по нему не нужно: информация о выплатах и взносах его работников включается в общий отчет по организации (п. 11 ст. 431 НК РФ).

По какой форме сдается РСВ

Если у вас более 10 работников, то отчет РСВ следует предоставлять исключительно в электронном виде.

Если у вас 10 или меньше работников, то вы можете выбрать форму подачи отчета: электронную или бумажную (п. 10 ст. 431 НК РФ).

Состав нового отчета РСВ

Учитывая, что старая форма РСВ хорошо известна всем и скоро будет выведена из обращения, в этой статье мы рассмотрим новый бланк, утвержденный Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Новый отчет РСВ в себя четыре раздела:

Раздел 1 «Сводные данные о финансовых обязательствах плательщиков страховых взносов». Он содержит три подраздела и четыре приложения.
Раздел 2 «Сводные данные о финансовых обязательствах плательщиков страховых взносов — руководителей крестьянских (фермерских) хозяйств». В нем один подраздел.
Раздел 3 «Персонифицированные данные о застрахованных лицах».
Раздел 4 «Сводные данные о финансовых обязательствах плательщиков страховых взносов, указанных в пункте 6.1 статьи 431 Налогового кодекса Российской Федерации». К нему прилагается один подраздел и одно приложение.

Когда РСВ признается несданным

Если в РСВ присутствуют ошибки, налоговые органы могут признать его как непредставленный. Ошибки могут быть в следующих данных (п. 7 ст. 431 НК РФ):

сумма выплат застрахованным лицам;
база взносов, не превышающая установленный предел;
сумма взносов с этой базы;
база для взносов на ОПС по дополнительному тарифу;
сумма взносов с базы по дополнительному тарифу.

Также отчет РСВ будет считаться неподанным, если показатели из подраздела 3.2 раздела 3 по всем физическим лицам отличаются от общих показателей по компании. Не должно быть ошибок в персональных данных людей.

Во всех этих случаях налоговые органы отправят уведомление о непредставлении РСВ (п. 6 ст. 6.1, п. 7 ст. 431 НК РФ). Вам нужно будет исправить ошибки и отправить исправленный расчет по страховым взносам.

5 рабочих дней — со дня отправки уведомления в электронной форме;
10 рабочих дней — со дня отправки на бумаге.

Если вы уложитесь в эти сроки, РСВ будет считаться представленным в день подачи первоначального расчета (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Штрафы за нарушение сроков подачи РСВ

Если вы не сдадите РСВ в установленные сроки, налоговая служба может наложить штраф. Штраф может быть наложен на плательщика страховых взносов: компанию или индивидуального предпринимателя. Минимальный размер штрафа по этому основанию составляет 1000 рублей. Это применимо даже в случае, если все взносы были уплачены вовремя или расчет по страховым взносам является нулевым.

Непредставление РСВ (п. 1 ст. 119 НК РФ) считается нарушением, если страховые взносы не были уплачены в срок. В этом случае штраф за каждый полный или неполный месяц просрочки составляет 5% от неуплаченных взносов, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

Если вы подадите неполный расчет, например, без необходимых листов, наказание будет зависеть от того, как это повлияло на сумму страховых взносов. Если отсутствующий лист привел к неплатежу или неполной оплате страховых взносов, налоговая служба потребует уплатить недостающую сумму, штраф и пени в течение 10 календарных дней. Если не уплатить, налоговая служба может списать эти суммы с расчетного счета. Если забытый лист не повлияет на расчет страховых взносов, налоговая служба запросит пояснения или уточнение. В этом случае штрафа не будет.

Должностное лицо компании может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 рублей. Этот штраф не применяется к индивидуальным предпринимателям, поскольку их штрафуют по налоговому кодексу (ст. 15.5 КоАП РФ).

Если вы задержите подачу РСВ на 20 рабочих дней и более или вовсе не подадите его, налоговая служба может заблокировать расчетный счет компании или индивидуального предпринимателя.

Что ещё меняется в отчётности по взносам из-за объединения фондов

Вместо расчёта 4-ФСС и форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-ТД появится единая форма сведений, ЕФС-1. Несмотря на то что форма единая, для входящих в её состав данных предусмотрены разные сроки представления. Поэтому форму ЕФС-1 нужно будет сдавать по состоянию на определённую дату, заполняя в ней соответствующие разделы.

Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):

при приёме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчётным.

Новый РСВ и новый ежемесячный отчет с 2023 года

В связи с объединением ФСС и ПФР в единый Фонд пенсионного и социального страхования налоговики разработали:

обновленный расчет по страховым взносам;
новую форму «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Расскажем, что изменилось.

Новый РСВ

Обновленная версия расчета включает четыре раздела:

раздел 1 «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов»;
раздел 2 «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов – глав крестьянских (фермерских) хозяйств»;
раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
раздел 4 «Сводные данные об обязательствах плательщиков страховых взносов, указанных в пункте 6.1 статьи 431 Налогового кодекса Российской Федерации».

В разделе 1 нового РСВ таблицы и подразделы, касающиеся различных видов страхования (пенсионного, медицинского, соцстрахования по ВНиМ), будут объединены в общий блок. Самостоятельные подразделы предусмотрены только для взносов на ОПС по доптарифам и на дополнительное соцобеспечение.

К разделу 1 отчета оставили всего четыре приложения: первые три предназначены для расчета соответствия условиям применения льготных тарифов, четвертое — для взносов по деятельности в студотрядах. Других приложений не будет.

В разделах 2 и 3 РСВ существенных новшеств нет. Зато добавится новый раздел 4, правда, касается он только страхователей, выплачивающих вознаграждения прокурорам, следователям и судьям.

Сдавать новый РСВ будем ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом.

Персонифицированные сведения о физических лицах

Отчет состоит из титульного листа, персональных данных физлиц и сведений о выплатах в их пользу. Он будет заполняться сразу на всех сотрудников — для каждого физлица предусмотрена своя таблица, где нужно указывать ИНН, СНИЛС, ФИО, сведения о начисленных выплатах.

Отчет представляется каждый месяц не позже 25 числа месяца, следующего за прошедшим месяцем.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Обсуждение (10)

Огромное спасибо, разъяснения своевременны и необходимы

А где это в ЗУП?

Здравствуйте!
РСВ есть без автозаполнения.
Персонифицированные сведения о физических лицах — в разделе Отчетность, справки — 1С-Отчетность

Добрый день!
А есть ли уже новый отчет типа Анализа взносов? Чтоб была облагаемая база и взносы.

Добрый день! О том, что планируются какие-то новые отчеты для анализа взносов, нигде информации нет. Доработают существующие.

Добрый день! из какого регистра попадают данные в отчет? обнаружила ошибки в суммах, которые не могу пояснить

Добрый день!
Данные попадают из регистра накопления «Учет доходов для исчисления страховых взносов».
Для детального рассмотрения вопроса задайте его в Личном кабинете.

В ЗУП уже реализовано автозаполнение новой формы расчета по страховым взносам?

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года

С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в новый фонд — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР). И те отчеты, которые мы привыкли сдавать в пенсионный и соцстрах, отменяются. Вместо них нужно сдавать единый отчет ЕФС-1 в СФР. Он заменит сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.

Каким образом в ЕФС-1 сочетаются такие разные сведения и как не запутаться в порядке сдачи нового отчета — расскажем в статье.

Что вы узнаете

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.

Какие отчеты будет содержать ЕФС-1

В ЕФС-1 объединили отчеты:

4-ФСС.
СЗВ-ТД.
СЗВ-СТАЖ.
ДСВ-3.

Подключить СБИС, чтобы работать с новыми формами отчетности

Когда вступает в силу

Форма ЕФС-1 действует с 1 января 2023 года. Поэтому за периоды до 2023 года отчитывайтесь и подавайте корректировки по прежним формам, а начиная с 2023 — по новой форме ЕФС-1. Например, если вы приняли сотрудника 30 декабря 2022, сдайте по нему СЗВ-ТД не позднее 9 января 2023 по старой форме. А если прием состоялся 9 января 2023, подайте отчет уже по новой форме (ст. 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

Нормативная база

Единая форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года.

Кто и как должен сдавать ЕФС-1

Кто сдает отчет ЕФС-1

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

Сотрудники по трудовым договорам.

Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Куда подавать отчет ЕФС-1

Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на сайте СФР. Подробнее про новый фонд после объединения ПФР и ФСС мы писали здесь.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1

Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.

Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность электронно. СБИС проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из-за которых отчет не будет принят. Вы увидите, когда отчет приняли или отклонили.

Состав отчета ЕФС-1

Новый отчет состоит из двух разделов:

Первый содержит сведения персонифицированного учета.
Второй содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС-1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.

В обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4-ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС-1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.

Какие разделы содержит ЕФС-1

Раздел, подраздел ЕФС-1	Какие сведения содержит	Какой отчет заменяет	В каких случаях заполнять
Титульный лист	Общие сведения о страхователе	Всегда
Раздел 1, подраздел 1	Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате	Одновременно с подразделами 1.1, 1.2 или 1.3
Раздел 1, подраздел 1.1	Сведения о трудовой деятельности	СЗВ-ТД	Если были кадровые мероприятия, а также заключение/прекращение договора ГПХ
Раздел 1, подраздел 1.2	Сведения о страховом стаже	СЗВ-СТАЖ	Если в отчетном году были работники с особыми условиями исчисления стажа для назначения пенсии
Раздел 1, подраздел 1.3	Сведения о заработной плате работников госучреждений	СИоЗП	Заполняют только госучреждения
Раздел 1, подраздел 2	Основание для отражения периодов работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию	ОДВ-1 (разд. 5)	Одновременно с подразделом 1.2, если в 1.2 есть сотрудники с правом на досрочную пенсию
Раздел 1, подраздел 3	Сведения о работниках, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию	ДСВ-3	Если уплачивались дополнительные пенсионные взносы
Раздел 2	Сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний	4-ФСС (титульный лист)	Всегда
Раздел 2, подраздел 2.1	Расчет сумм страховых взносов	4-ФСС (табл. 1)	Всегда
Раздел 2, подраздел 2.1.1	Сведения об облагаемой базе и исчисленных взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ) или для госучреждений	4-ФСС (табл. 1.1)	Заполняют компании с выделенными СКЕ и госучреждения
Раздел 2, подраздел 2.2	Сведения для исчисления взносов при направлении своих сотрудников для работы в другой компании или ИП	4-ФСС (табл. 2)	Заполняют только страхователи, направляющие своих сотрудников для работы у другого юрлица или ИП
Раздел 2, подраздел 2.3	Сведения о результатах обязательных медосмотров и специальной оценке условий труда	4-ФСС (табл. 4)	Всегда

Специалисты СБИС уже реализовали новую форму ЕФС-1 и сделали ее максимально удобной для заполнения. С 2023 года она будет доступна всем пользователям.

Так будет выглядеть новый отчет ЕФС-1 в СБИС.

Попробовать СБИС Отчетность

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

Особенность нового отчета в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел заменяет действовавшую в 2022 форму: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС-1, расписали в следующей таблице.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Не позднее 1 рабочего дня со дня издания приказа: при приеме/увольнении, приостановлении/возобновлении трудового договора.

Не позднее 1 рабочего дня со дня заключения/прекращения ГПД.

Не позднее 25 числа следующего месяца: при получении от работника заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, переводе и остальных кадровых мероприятиях

25 января следующего года.

В некоторых случаях — досрочно, также, как сдавали действовавшие в 2022 году СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Например, в течение 3-х дней нужно отчитаться, если получили запрос из Социального фонда или заявление от работника на единовременную выплату пенсионных накоплений

Срок сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году по разделам для коммерческих компаний и ИП 

Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за март 2023
Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 1 квартал 2023

Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за июнь 2023
Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 2 квартал 2023

Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за сентябрь 2023
Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 3 квартал 2023

Подраздел 1.1 раздела 1 (СЗВ-ТД) за декабрь 2023
Подраздел 3 раздела 1 (ДСВ-3) за 4 квартал 2023
Подразделы 1.2 и 2 раздела 1 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1) за 2023

Чтобы не запутаться в сроках и ничего не пропустить, подключите в СБИС уведомления для отчетности. Система будет присылать вам напоминания о сроках сдачи отчетов любым удобным способом: на электронную почту, по смс или в Viber.

Получать напоминания о сроках отчетности

Как и в какие сроки отчитываться за 2022 год

За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022, 4 квартал 2022 и весь 2022 год, отчитывайтесь по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировок. Например, если в 2023 году заметили ошибку в отчете 4-ФСС за полугодие 2022, то подавайте уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период.

Формально за 2022 год нужно отчитываться уже в новый объединенный фонд. Но фактически не все новые офисы еще могут быть готовы принимать отчеты — в этом случае будете отчитываться по старому адресу.

Сроки сдачи отчетности в фонд в 2023 году за 2022 год

В случае приема/увольнения, приостановления/возобновления трудового договора 30.12.2022

В случае других кадровых мероприятий, а также при получении от работника заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в декабре 2022

Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами

Подробно про порядок заполнения разделов ЕФС-1, которые с 2023 года заменяют СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, мы расскажем в отдельных статьях. А здесь приведем отличия новой формы от старых.

Титульный лист

Нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела он свой
Коды статистики обязательны для заполнения только госучреждениями при представлении подраздела 1.3 раздела 1.
В течение 2023 года, пока новый фонд налаживает свою работу, нужно указывать регистрационный номер страхователя в ПФР.

Раздел 1

Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения), нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):

Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Подраздел 1.1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)

С 2023 года этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно.

При увольнении сотрудника нужно указывать также код причины увольнения (п. 3.2.8 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)

В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:

Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
Брали отпуск за свой счет.
Отстранялись от работы или простаивали.
Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.3 (СИоЗП)

Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году Формой сбора информации о зарплате работников госучреждений для большинства сведений установлены кодовые обозначения.

Раздел 2 (4-ФСС)

Этот раздел практически не отличается от старой 4-ФСС. Изменения такие:

Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний.
В расчет сумм взносов (подраздел 2.1) вернулась графа «На начало отчетного периода».
Убрали сведения о численности пострадавших в связи со страховыми случаями (табл. 3 старой формы 4-ФСС).

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1

Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС-1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку нового отчета. Как и при заполнении прежних форм отчетов возможны два основных варианта.

Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант
Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ-ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ-СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.

Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.

В СБИС легко разделить зоны ответственности сотрудников при подготовке разных отчетов. Для этого каждому сотруднику, который участвует в подготовке ЕФС-1, предоставьте свой доступ в кабинет компании, со свои логином и паролем. В зависимости от трудовых обязанностей сотрудника предоставьте ему свои права и ограничения при работе с системой.

Подключить СБИС, чтобы отправлять новый отчет

Какие штрафы за ошибки в новой форме

За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.

Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

500 рублей по каждому застрахованному лицу.

300–500 рублей — штраф на руководителя

Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей.

300–500 (штраф на руководителя)

Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов.