What Is IRS Form W-8BEN?
It’s a digital world we live in, with more tech talents and companies embracing the flexible possibilities of remote work. Amid this new norm, understanding international taxation obligations becomes crucial. This brings us to IRS Form W-8BEN, a significant tax document for non-US citizens earning from US-based sources. But what is IRS Form W-8BEN, and how is it relevant to you?
What is the W-8BEN and what is its purpose?
The IRS Form W-8BEN, officially titled “Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals),” is a document issued by the Internal Revenue Service (IRS) in the United States. It is used by non-resident aliens who get specific types of income from US sources.
This document serves a vital purpose. It certifies that the individual is:
- A foreign individual, not a US citizen or resident alien
- The beneficial owner of the income for which the form is being submitted
- Not a part of a set of limited circumstances outlined by the IRS
The IRS Form W-8BEN allows foreign individuals to claim tax treaty benefits, reducing the tax withholding rate applied to their US-sourced income. In some cases, the income might even be exempt from US tax altogether.
How is the W-8BEN used?
IRS Form W-8BEN is primarily used by foreign individuals to establish their non-US status. The form is not submitted directly to the IRS; instead, it is given to the US income payer or withholding agent. They will use the information on the form to determine the correct amount of tax to withhold from the foreign individual’s US-sourced income.
If you’re working for a US company remotely, or are an independent contractor working with US clients, the W-8BEN form helps ensure you are taxed correctly and can claim any benefits under a tax treaty between the US and your country of residence.
Who can sign a W-8BEN?
The W-8BEN must be signed by the foreign individual who is the beneficial owner of the income. Agents or intermediaries cannot sign the form on behalf of the individual. Moreover, the signature must be dated to be valid.
If you are a foreign tech talent, building a remote or distributed team, ensure that your members understand this requirement to avoid potential tax complications.
How to File W-8 Forms
Filing IRS Form W-8BEN involves a series of steps:
- Identify Your Status: This section requires your personal information such as your name, country of citizenship, permanent residence address, etc.
- Claim Tax Treaty Benefits: Here, specify the country you hold a tax treaty with and the types of income that the treaty affects. Note that you’ll need to refer to the IRS’s Tax Treaty Tables to fill in this section correctly.
- Sign and Date the Form: As mentioned earlier, you must sign and date the form yourself.
- Submission: The completed form is not submitted to the IRS. Instead, it is given to the withholding agent or the payer of the income.
Remember, the W-8BEN form must be updated every three years, or sooner if your personal or treaty claim circumstances change.
With the rise of digital nomads and the increased use of remote teams, the significance of tax-related forms such as the W-8BEN has increased. To avoid the risk of misclassification, you may want to refer to our guide on how to avoid misclassification as an independent contractor in the USA.
What Are W-8 BEN and W-8 BEN-E Forms?
Remote teams give employers a chance to build a dream team without boundaries. For employees, it offers the freedom and flexibility to attain a healthy work-life balance. That’s that but things aren’t always so rosy.
For example, payroll and taxes can be challenging sometimes… It’s not that we haven’t heard all the BS excuses managers come up with against remote teams.
Taxation is one complex area that governments, companies, and individuals are struggling to address as workers become increasingly mobile. Tax codes have simply not caught up to the reality of individuals participating in a globalized workforce.
U.S. companies that make payments to foreign employees are typically needed to reserve a 30% tax on those payments. The company, referred to as the withholding agent, is responsible for deducting and withholding that tax from the contractor’s pay to the Internal Revenue Service (IRS).
Non-US citizens working outside the borders for the U.S are required to withhold a certain amount of their available income for tax purposes and responsible to pay an amount to the IRS.
Long story short, let’s get into those tax forms and how you should fill them.
What is W-8 BEN?
It is a certificate of foreign status for a beneficial owner for US withholding and reporting. Essentially, you’ll use this for owners of US-based income who are not US tax residents so that they can claim tax treaty benefits.
The W-8BEN is a form required by the Internal Revenue Service (IRS), the United States tax agency. The official title of the form is Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting(Individual).
‘‘You must give Form W–8BEN to the withholding agent or payer if you are a nonresident alien who is the beneficial owner of an amount subject to withholding, or if you are an account holder of an FFI documenting yourself as a nonresident alien.’’ according to the official IRS site.
The W-8BEN applies to foreign individuals and sole proprietors who earn money from U.S. sources. Failure to fill out form W-8BEN means the IRS can withhold 30 percent of income earned from U.S. sources. This includes any interest, rents, royalties, and other compensation. You should give Form W-8BEN to the withholding agent or payer if you are not a resident in the US and you are not a citizen of the U.S.
You should also provide Form W-8BEN to a payment settlement entity (PSE) requesting this form if you are a foreign individual receiving payments as a participating payee.
The W-8BEN form confirms to the IRS the following information:
You are not a U.S. resident
The individual or owner of the sole proprietorship receiving income from a U.S. source
You qualify for a tax treaty that exempts you from paying tax to the IRS or reduces the tax withholding rate. Don’t qualify for an exemption? You’ll need to pay the IRS 30 percent of your earnings.
In short, the W-8BEN form determines your status as a foreign individual. Based on your country of origin, the W-8BEN determines how much (if any) tax you owe the IRS.
Expiration of Form W-8BEN
Generally, a Form W-8BEN will remain in effect for purposes of establishing foreign status for a period starting on the date the form is signed and ending on the last day of the third succeeding calendar year unless a change in circumstances makes any information on the form incorrect. For example, a Form W-8BEN signed on September 30, 2015, remains valid through December 31, 2018.
What is W-8BEN-E?
The W-8BEN-E is also a form required by the Internal Revenue Service (IRS), the United States tax agency. The official document title is Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities).
It is a form that you will receive already completed by the foreign entity, outlining your income. This form has four main functions: to establish non-US status for the company; claim beneficial owner status; claim exemption from, or reduction in, US tax withholding under Chapter 3; and identify the entity’s category under Chapter 4 of the Foreign Account Tax Compliance Act.
W-8BEN-E is an important tax document that allows businesses operating outside of the U.S. to claim tax exemption on U.S.-sourced income.
The W-8BEN-E is a new form that is available since 2010 thanks to the Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).
With FATCA, IRS could learn more about U.S. citizens who are earning income or investing via international, non-U.S. sources, according to Thomson Reuters. Its focus on cross-border tax compliance also extends to foreign entities doing business with U.S. clients.
The W-8BEN-E is lengthy—it has 30 parts. That said, not all the fields must be completed for a foreign vendor to get paid by a U.S. company. Requirements can differ.
The University of Washington, for example, only requires foreign vendors to fill out:
Part II (if a tax treaty is being claimed)
The W-8BEN-E is used for reporting to the IRS information about a non-U.S. company earning money from U.S. employers.
The W-8BEN-E asks for information such as:
Where the company was incorporated or is located
U.S. or foreign TIN (taxpayer identification number)
The claim of tax treaty benefits
Organization status refers to whether the business is a foreign government, publicly-traded company, nonprofit company or otherwise.
Tax treaty benefits can only be claimed if there’s a tax treaty between the U.S. and the country where the business is a tax resident, if a tax treaty isn’t in place, non-U.S. entities have to pay a 30 percent tax on their U.S. earnings, according to the IRS.
The W-8BEN-E form can expire too. It only lasts until the end of the 3 calendar year when it was signed. For example, a W-8BEN-E signed in 2012 would be valid for the rest of 2012 as well as 2013, 2014 and 2015. It would expire on January 1, 2016.
Once the W-8BEN-E expires, a new form has to be filled out by the foreign vendor and submitted to its American employer before any more payments can be processed.
The W-8BEN-E also expires if any information on the form changes, such as the address of the foreign vendor. Then a new W-8BEN-E has to be filled out and submitted, according to the University of Washington.
The Difference Between W-8 BEN & W-8 BEN-E
If you want to create an investment account and invest in US products and you are a nonresident alien of the U.S., then W-BEN form and W-8BEN-E forms are relevant to you.
W-8BEN form is used for the following account types:
Both the individuals who are part of the Joint account type need to submit their W-8BEN forms.
W-8BEN-E form is used for the following account types:
SMSF (individual trustee)
SMSF (corporate trustee)
To make a long story short, a partnership or corporation should declare their status via IRS forms such as the W-8BEN-E. A foreign individual or sole holder receiving US income do not need to declare their status but will need to file a W-8BEN form.
Filling out the tax forms
Identification of Beneficial Owner (Part I):
For W-8BEN (individuals): Name — Enter your legally given name as shown on your income tax return.
For W-8BEN-E (entity): Name of Organization — Enter the full legal name of your organization. If you are a disregarded entity, enter the name of the entity that owns the disregarded entity.
Address (State, City, Address, Address 2, Zip) — For Address, include the building number and street name (e.g., “52 Market Street”). For Address 2, include the apartment, suite, unit, building, or floor number.
Foreign Tax Identifying Number (TIN)— Enter your tax identification number issued from your country of residence. If you don’t have one, put your ID number instead.
Then, and if the person or company home country has a specific tax treaty with the US, we would then apply the exact treaty provision for mitigating (reducing) the withholding required.
A claim of Treaty Benefits (Part II)
List of countries
According to IRS, here’s the full list: Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bangladesh, Barbados, Belarus, Belgium, Bulgaria, Canada, China, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Egypt, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, India, Hungary, Iceland, Indonesia, Ireland, Israel, Italy, Jamaica, Japan, Kazakhstan, Kyrgyzstan, Latvia, Lithuania, Korea (South), Luxembourg, Mexico, Malta, Moldova, Morocco, Netherlands, New Zealand, Norway, Pakistan, Philippines, Poland, Portugal, Romania, Russian Federation, Slovakia, Slovenia, South Africa, Spain, Sri Lanka, Sweden, Switzerland, Tajikistan, Thailand, Tunisia, Trinidad and Tobago, Turkey, Turkmenistan, Ukraine, United Kingdom, United States, Uzbekistan, Venezuela
Certification (Part III):
Sign with your full legal name, and add the date of the signature.
It’s best to review the form with your tax advisor so you can properly complete it.
Don’t let the complexity of payroll and taxes stop you
Hiring remotely can get complicated because of all the edge cases and legal gray areas.
While the best structure for your business to hire, manage taxes, and pay remote employees depends on the unique characteristics of your business, there are a few guidelines every business should follow:
Look for simplicity: Paying a few dollars for a service that saves hours of your time and (potentially) thousands in taxes and fines is worth it.
Make sure the arrangement is beneficial to both sides: You don’t want to put your employees into a situation where they have to pay thousands in fees and/or taxes.
Don’t optimize at the cost of violating laws: It is guaranteed to come back and bite you when you least expect it.
Manage W-8 Ben & W-8 Ben-E contracts easier: Use RemoteTeam document signature feature online.
Compared to the benefits you can get, hiring remotely is definitely worth the hassle. Nothing can give your business the same advantage as having access to global talent.
Форма W-8BEN | Зачем она нужна и когда её стоит подписывать?
В последнее время, много вопросов про W-8BEN, почему-то все хотят ее подписать. Чем раньше, тем лучше.
Сегодня решил написать небольшую статью о этой форме. Расскажу зачем она нужна и когда ее нужно подписывать и стоит ли.
Сегодня разберем, то что касается работы на санкт-петербургской бирже.
Данная форма подписывается для того, чтобы не платить повышенный налог на дивиденды.
Почему-то, многие думают и уверены, что если они не подпишут W-8ben, то они будут платить 30% налога при работе с американскими акциями на спб, как с дивидендов, так и с перепродажи акций.
Если у вас не подписана форма, то вы и вправду, будете платить повышенный налог, который для американских акций, равняется 30%, но только с ДИВИДЕНДОВ.
С перепродажи, на СПБ, вы платите в РФ 13%. Подписана у вас форма или нет.
С дивидендов , на акции США 30%. На акции других стран, другая ставка, у всех стран разная.
Первое что измениться, вы перестанете платить 30% налог на дивы с акций. В случае с акциями США, с вас будут удерживать 10%, НО!
Мало кто знает, что оставшиеся 3% налога вы должны заплатить самостоятельно на территории РФ.
Вы нацелены на получение высоких дивидендов. Придерживаетесь дивидендной стратегии.
Основная, ваша задача выстроить денежный поток в виде дивов.
Но с них вы платите 30% налога. Хотя можно платить 13%, вы подписываете форму и платите 10% там и самостоятельно доплачиваете 3% тут.
Ваш денежный поток из дивов станет больше на 24%, чем вы бы платили 30% налога.
Ваши дивы 10 000 долларов. Если форма не подписана, то вам придет 7 000 чистых денег.
Ваши дивы 10 000 и форма подписана, вам придет 9 000 и еще 300 долларов, вы самостоятельно заплатите в начале следующего года. Ваш чистый доход 8 700 долларов.
Разница в 1 700$. Стоит подписать? СТОИТ,
У вас есть инвестиционный счет на СПБ. Вы покупаете американские акции, в краткосрок, среднесрок и долгосрок.
Но покупаете с целью роста цен, а дивы, приятное дополнение.
К примеру, вы купили AAPL, который, возможно вырастет на сотни процентов, когда-то. Но див. доходность у AAPL, на данный момент, 0,69%.
Акции #aapl, за период инвестирования выросли с x$ до x*2$ и вы их продаете.
Вы получили результат 100% с этой инвестиции после перепродажи, с которых ваш брокер удержит 13% налога и вам придут дивиденды 0,69$ на акцию, с которых автоматом удержится 10% налога. И, у вас появляется обязательство заплатить оставшиеся 3% налога с дивидендов.
Т.Е. 0,0207$ с каждой акции.
Вы купили 1000 акций AAPL по 100$ и продали 1000 акций по 200$, получив доход 100 000 долларов. С них у вас удержат 13%.
Вам пришли дивиденды на эти акции. 100 000 * 0,69% = 690$.
690$ дивидендов, с которых у вас удержат 10% автоматом и у вас остается обязательство самостоятельно выплатить 20,7$ сша.
Если вы этого не делаете, то, рано или поздно вам начнут задавать вопросы. Потому что вы нарушаете закон.
Не знаю, стоит ли, при обороте в 100 000 $, заморачиваться заполнение декларации на 690$ и оплате 20$ налога. Вот в чем вопрос.
Мне кажется, что если у вас не стоит задача получать высокие дивиденды и дивидендная политика компаний, для вас не самое главное, и если вы нацелены на рост цен своих активов, то нет необходимости в подписании данной формы.
Возможно у кого-то другое мнение, но я, все таки , рекомендую так.
Определите свою инвестиционную цель.
Если дивиденды, подписывайте, если торговля, не подписывайте.
Форма W-8BEN подписывается на 3 года.
Т.е. остаток текущего и потом еще 3 года. После она теряет силу и вам снова нужно ее подписать.
Всем хорошего дня.
Мой номер тел. 7 961 207 3204. (WhatsApp Telegram)
Только автор может по незнанию, может намеренно умолчал, что за полученные дивиденды от зарубежных компаний что с налогом в размере 10%, что с налогом 30% налогоплательщик обязан заполнить декларацию в обоих случаях. Просто в первом случае будет доплата 3%, а во втором нет. Трудоёмкость заполнения декларации в обоих случаях вообще не отличается ни на йоту.
Так что те, кто не подписывают форму, и не отчитываются налоговой, думая что раз доплачивать не надо, и отчитываться не надо, вас рано или поздно налоговая схватит за фаберже. Штрафы там конечно ни о чём — 1 тр. всего, но это тоже не особо приятно.
Да. Нужно отчитаться за дивиденды в доллара.
Нет обязательства еще платить налог, в отличии от случая, когда форма подписана.
W-8BEN для физических лиц
Чем отличается полная форма от упрощённой и как их оформить?
Сколько стоит оформление W-8BEN и на каких площадках она нужна?
Сколько действует форма W-8BEN?
Еженедельная рассылка с лучшими материалами «Открытого журнала»
Без минимальной суммы, платы за обслуживание и скрытых комиссий
Откройте счёт с тарифом «Всё включено» за 5 минут, не посещая офис.
проект «Открытие Инвестиции»
Открыть брокерский счёт
Тренировка на учебном счёте
Об «Открытие Инвестиции»
Москва, ул. Летниковская,
д. 2, стр. 4
8 800 500 99 66
Согласие на обработку персональных данных
Размещённые в настоящем разделе сайта публикации носят исключительно ознакомительный характер, представленная в них информация не является гарантией и/или обещанием эффективности деятельности (доходности вложений) в будущем. Информация в статьях выражает лишь мнение автора (коллектива авторов) по тому или иному вопросу и не может рассматриваться как прямое руководство к действию или как официальная позиция/рекомендация АО «Открытие Брокер». АО «Открытие Брокер» не несёт ответственности за использование информации, содержащейся в публикациях, а также за возможные убытки от любых сделок с активами, совершённых на основании данных, содержащихся в публикациях. 18+
АО «Открытие Брокер» (бренд «Открытие Инвестиции»), лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг на осуществление брокерской деятельности № 045-06097-100000, выдана ФКЦБ России 28.06.2002 (без ограничения срока действия).
ООО УК «ОТКРЫТИЕ». Лицензия № 21-000-1-00048 от 11 апреля 2001 г. на осуществление деятельности по управлению инвестиционными фондами, паевыми инвестиционными фондами и негосударственными пенсионными фондами, выданная ФКЦБ России, без ограничения срока действия. Лицензия профессионального участника рынка ценных бумаг №045-07524-001000 от 23 марта 2004 г. на осуществление деятельности по управлению ценными бумагами, выданная ФКЦБ России, без ограничения срока действия.