2.7. Рекламное письмо
Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.
Любой организации, осуществляющей коммерческую деятельность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки используются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно можно разделить на две группы:
— письма с предложением товаров или услуг;
— письма, содержащие сведения о фирме.
Кроме указанных видов деловых писем в рекламе широко применяются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними поддерживают рекламную деятельность и, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.
Cоставление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:
1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более одной страницы, так больший по объему текст рекламы скорее всего прочитан не будет.
2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть лаконичным, понятно: информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные сведения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.
3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить заслуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.
4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспондентом. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.
5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без использования элементов украшения (цветочков, розочек, веточек и т.п.).
6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не менее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.
При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка:
Так, если в рекламном письме содержится информация о предлагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме:
1. Обращение к адресату (например, «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).
2. Краткая характеристика компании.
3.Представление товаров или услуг с перечислением их основных достоинств.
4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.
5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
6. Выражение готовности предоставить при необходимости образцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и ответить на все возможные вопросы потенциального потребителя.
7. Выражение надежды на сотрудничество.
8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).
Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме:
1. Обращение к адресату.
2. Краткая характеристика компании.
3. Сведения об основных направлениях деятельности компании, ее достижения достоинствах и преимуществах в сравнении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.
4. Предложение о конкретных формах сотрудничества.
5. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к сотрудничеству вопросы.
6. Выражение надежды на сотрудничество.
7. Подпись (должность, инициалы, фамилия)
В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздействия на потенциального партнера, лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать самим руководителям или одним из его заместителей.
При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.
Примеры рекламных писем
Рекламное письмо об открытии фотостудии
Уважаемые господа!
по адресу: 2-я Калужская ул. д. 19. (за торговым центром «Все для ремонта»)
открылась новая фотостудия
«МИР ФОТОГРАФИИ»
(тел. 251-77-88)
Фотографы высокого уровня квалификации предлагают Вам свои слуги:
изготовление художественных фотопортретов
фотографирование семейных праздников, свадеб и т.п.
изготовление фотографий на фаянсе, керамике и др. художественных изделиях
цифровая фотопечать
изготовление фотографий для документов
восстановление старых фотографий
изготовление фотоальбомов для выпускников школ, вузов, для демобилизованных воинов
Рекламное письмо. Образец написания
Рекламное письмо – документ, который должен быть в наличии у каждой коммерческой компании. Именно с него начинается продвижение товаров и услуг, привлечение клиентов, заказчиков, партнеров и активные продажи. Поэтому неудивительно, что грамотное составление рекламного письма так важно.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Основная задача послания – рассказать потенциальному потребителю о предлагаемом товаре или услуге, подчеркнуть его достоинства и наиболее выигрышные стороны.
Кто занимается составлением рекламных писем
Обычно функция по написанию рекламного письма лежит на руководителе или сотрудниках отдела продаж, но иногда этим занимается секретарь или же сам директор предприятия. Важное условие – человек, который составляет рекламные письма, должен в полной мере обладать информацией о рекламируемом товаре или услуге, знать всего его преимущества и особенности. Кроме того, необходимо умение грамотно формулировать мысли и соблюдать нормы русского языка.
В то же время задачу по составлению рекламного письма можно передать сторонней организации или специалистам ─ копирайтерам. Однако в этом случае придется дать подробное описание компании и рекламируемого продукта, а также проверить компетентность специалиста.
Оплата услуг копирайтинга зависит от компании. По состоянию на 2023 год цена за 1 рекламный текст варьируется в пределах 500 — 2 000 рублей. Стоимость зависит от квалификации специалиста, региона, типа рекламируемого продукта.
Как составить рекламное письмо
Рекламное письмо можно составить в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.
Заполняем шапку
Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый», например, «Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п. Понятно, что для этого предварительно следует выяснить Ф.И.О. и должность интересующего специалиста. Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.
Советы по заполнению тела рекламного письма
Тело письма должно содержать довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительных преимуществах. При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли. Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.
О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.
Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и ненавязчивым, соответствующим деловой этике.
Текст важно разделять на абзацы, так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего.
При составлении рекламного письма стоит помнить, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.
В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда дату поставить необходимо.
Регистрация рекламных писем
Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.
Порядок оформления
Рекламное письмо может быть написано как от руки, так и напечатано. При этом используя второй вариант, в вопросе оформления стоит придерживаться делового стиля, но с элементами привлечения внимания. То есть рекомендовано пользоваться нестандартными шрифтами и размерами, но крайне умеренно применять разные цвета. Что касается рукописного послания, то его желательно писать каллиграфическим почерком, на хорошей плотной бумаге. Еще один вариант – использование фирменного бланка организации.
Пример рекламного письма
- В начале документа указывается отправитель: полное название компании (в соответствии с регистрационными бумагами), адрес и контакты для связи. Затем аналогичным образом следует вписать сведения об адресате.
- Далее нужно по имени и отчеству обратиться к сотруднику, для которого предназначается письмо.
- Следующая часть послания касается непосредственно предлагаемой услуги или товара. Здесь подробно описываются его качества, полезные свойства, достоинства и преимущества, а также вписываются акции, скидки и бонусы, которые предоставляются потребителю при совершении сделки.
- В конце рекламное послание нужно подписать с указанием должности подписывающего лица и расшифровкой автографа. Лучше если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо.
Как отправить
Вариантов отправки рекламного письма несколько.
Наиболее распространенные: электронная почта или факс – они задействуются при массовой рассылке рекламных сообщений.
Иногда используется и обычная Почта России (заказное письмо с уведомлением о вручении), но, как правило, такой вид пересылки применяется только для доставки посланий наиболее важным потенциальным клиентам и после предварительного устного общения (лично или по телефону). Соответственно и сами послания в этом случае зачастую отличаются эксклюзивностью в оформлении.
Рекламное письмо
Рекламное письмо – это документ, предлагающий другим субъектам рынка воспользоваться услугами или приобрести товары у организации. Официальная бумага используется коммерческими предприятиями для продвижения на рынке. В настоящем материале мы подробно разберём все тонкости составления рекламного письма.
Файлы для скачивания:
Роль письма
Рассылка рекламных писем потенциальным контрагентам – это важнейшая часть рекламной кампании коммерческой организации. Его основное отличие от других форм рекламы – нулевая стоимость производства. Рассылка по электронной почте не требует абсолютно никаких затрат от фирмы, однако зачастую приносит желаемый результат.
Способ отправки
Выше уже был обозначен один из способов отправки письма получателям, однако существуют и другие. Среди них:
- факс;
- почтовое отправление;
- личная передача представителю другой организации из рук в руки.
Конечно, наибольший отклик вызовет именно третий способ, так как сотрудник сможет дополнительно ответить на все возникшие вопросы, прорекламировать компанию самостоятельно. На практике предпочтение всегда отдаётся именно рассылке по электронной почте в силу большого охвата и бесплатности мероприятия.
Кто составляет документ
Доверить составление рекламного письма необходимо лицу, разбирающемуся в рекламе. Это может быть маркетолог, опытный копирайтер или иной человек. Отметим, что зачастую компании прибегают к помощи второй стороны. Речь идёт о рекламный агентах или фрилансерах, готовых за небольшую стоимость подготовить качественный рекламный текст.
Кто бы ни составлял письмо, оно в любом случае должно быть заверено автографом руководителя организации. Так официальная бумага будет иметь более презентабельный вид, а получатель будет уверен, что контрагент настроен серьёзно. Также подпись директора подтвердит, что документ не является спамом, отправленным мошенниками с корыстным интересом.
Содержание официальной бумаги
Содержание рекламного письма – это важнейшая его составляющая. Именно от того, как написан текст, и будет зависеть отклик контрагентов. Недостаточно просто перечислить все предоставляемые услуги или продаваемые товары. Опытный маркетолог знает, что крайне важно определить преимущества относительно других компаний. Они могут выражаться в качестве продукта/работы, сроках выполнения/поставки, стоимости и так далее. Нужно заинтересовать получателя.
Не следует загружать текст различными терминами, расчётами. Человеческий глаз плохо воспринимает большие объёмы рекламной информации. Текст должен быть сжатым, но ёмким. Необходимо уместить как можно больше информации в как можно меньший объём текста.
Правила делового этикета
В силу того, что рекламное письмо относится к корреспонденции, оно должно быть выполнено по всем правилам делового этикета. Их соблюдение выразит серьёзные намерения организации, подчеркнёт уважение к контрагентам. К таковым относят:
- соблюдение делового, строгого стиля языка. Допускаются лишь небольшие отступления с целью заинтересовать получателя;
- отсутствие жаргонизмов, ругательств, оскорблений других представителей рынка. Если не соблюдать этот пункт, можно получить в ответ исковое заявление о нанесении ущерба деловой репутации.
Форма документа
Органы государственной власти не предъявляют особых требований к деловой корреспонденции организаций, однако рекламное письмо является исключением. Оно не должно нарушать положения ФЗ «О рекламе». Рекомендуем предварительно ознакомиться с содержанием закона. Документ принято писать в свободной форме, которая в свою очередь также предъявляет определённые требования, а именно:
- указание, кому и от кого направляется официальная бумага;
- ссылки на законодательство при необходимости;
- подписание ответственным лицом;
- расшифровка оставленного автографа.
В документе должны быть отражены реквизиты компании, чтобы потенциальные контрагенты смогли проверить её через специальные сервисы. Также обязательный пункт – это контактные данные. Если в рекламном письме не указаны средства обратной связи, оно направлено в пустую.
Текст рекламного письма всегда выполняется в печатной форме, так как оно рассылается по электронным ящикам.
Объясняем, как правильно составить рекламное письмо
Первым делом необходимо отметить, кому и от кого направляется документ. Не выйдет оформить рассылку без указания адресатов. В шапке документа прописываем сведения о получателе и отправителе:
- ФИО руководителей и их должности;
- наименования организаций с указанием организационно-правовой формы;
- контактные данные.
Далее по тексту берёт своё начало основная часть, в которой и размещается предложение. Обозначаем весь спектр услуг, преимущества относительно других субъектов рынка с соблюдением норм Гражданского кодекса и ФЗ «О рекламе».
Примерный образец
Уведомляем Вас о появлении на рынке монтажа натяжных потолков новой организации ООО «Вершки-Корешки». Мы начали свою деятельность в начале 2024 года, тем не менее в настоящий момент мы имеем уже более тысячи довольных заказчиков. Наша компания представляет свои услуги в том числе и юридическим лицам. Отделка офисных помещений – наш конёк.
С нами Вы сможете качественно и в кратчайшие сроки обновить интерьер Вашего рабочего пространства. Замерщик выезжает на вызов в течение часа после звонка. До конца текущего года действует скидка на все наши услуги в размере 50% от общей стоимости. Спешите обратиться по указанному номеру телефона!
Надеемся на плодотворное, взаимовыгодное сотрудничество!
С уважением, генеральный директор ООО «Вершки-Корешки» Ватов Н. Д. (Ватов)
Остаётся лишь заверить письмо автографом руководителя предприятия, расшифровать его. Не лишним будет отметить, что обращение оформлено и отправлено с уважением к контрагенту. Выражаем надежду на сотрудничество. Доверить рассылку письма следует опытному сотруднику.
21 пример, как начать письмо для клиентов
DashaMail 22 Мая 2020, в 14:56
Письма клиентам – важный инструмент маркетинга, и сервис email-рассылки DashaMail.ru поможет сделать его эффективным. Но сегодня поговорим в первую очередь об индивидуальных посланиях «холодным» клиентам. Хотя некоторые приемы можно использовать и в массовых рассылках по подписчикам.
Как красиво написать письмо для рассылки
Письма клиентам рассылают многие компании. Чтобы ваше послание не потерялось среди аналогичной почты от конкурентов, расскажите получателю о двух основных вещах: почему вы обращаетесь именно к нему, и какую выгоду он получит от прочтения вашего письма (а в перспективе – и от сотрудничества с вашей компанией).
Рассылка писем клиентам должна быть персонализированной. Обращайтесь к получателю по имени, вызывая ощущение личного знакомства с вашей компанией.
Старайтесь писать кратко, но емко – так вы повысите шансы на прочтение. Сразу же укажите, какую выгоду получит клиент, дайте готовый ответ на вопрос, зачем ему читать ваши письма.
21 пример текста письма для рассылки и индивидуальных посланий
Покажем, как можно начать письмо и о чем писать:
Если вы впервые отправляете письмо потенциальному клиенту, послание должно быть сдержанным, лаконичным и информативным. Обязательно укажите тему письма: это может быть приглашение к сотрудничеству, суть вашего УТП в одном предложении. Примеры: «Обучение [чему именно] онлайн», «Может, Вы – наш новый клиент». Текст письма начните с приветствия и краткого рассказа о компании. Предложите обсудить возможное сотрудничество. Если вы сотрудничаете с конкурентами или партнерами получателя, можете сделать акцент на этом. Обязательно укажите результаты сотрудничества, перечислите выгоды, которые получит клиент. Такое письмо в том числе можно отправлять и в рамках триггерной рассылки после подписки в базу.
Если вы пишете письмо клиенту, о проблемах которого знаете, можете сразу же рассказать, как ваш продукт поможет их решить. Не стоит вдаваться в подробности, опишите решение максимально кратко. Письмо-презентация должно быть в формате «речь в лифте»: изложите основное за одну-две минуты, как если бы вы ехали с получателем в лифте. В таких письмах можно использовать изображение, статистику, однако презентационное письмо не должно превращаться в комикс.
Если вы отправляете клиенту не первое послание, в общих чертах он уже знаком с вашей компанией. Начало письма-напоминания может выглядеть так: «Надеюсь, вы уже ознакомились с информацией о нашей компании. Заинтересовало ли вас возможное сотрудничество? Если у вас есть вопросы? Когда вам удобно их обсудить?»
Сомневаетесь, что написать в письме? Говорите языком статистики: предоставьте получателю статистическую информацию, связанную с его сферой деятельности, расскажите в цифрах о достижениях вашей компании и ее клиентов.
Для начала делового общения можно задать вопрос клиенту. Отслеживайте блог или публикации лида – на их основе можно задать интересный вопрос. Так вы подчеркнете экспертность получателя, сможете узнать о болевых точках бизнеса.
Подчеркните общность с клиентом. Примеры писем: «Мы с вами создаем женскую красоту» (для получателей, которые работают в бьюти-индустрии), «Как и вы, мы умеем понимать потребности клиентов» (для рекламы). Этот прием можно использовать и в массовых рассылках.
Предложите клиенту воспользоваться бесплатными образцами вашего продукта или пробным периодом услуги. Начните письмо с краткого описания вашей компании, затем сделайте предложение. Укажите суть подарка в теме послание. Письмо-предложение, пример «Здравствуйте, [имя]. Мы уже рассказывали вам о [продукт], теперь предлагаем попробовать. Прикрепляем ссылки (ваучеры, бесплатные образцы), чтобы вы могли протестировать ваш продукт. Нам интересно ваше мнение о нем – оно поможет нам развиваться дальше».
Не делайте длинных вступлений. Сразу же после приветствия опишите выгоду получателя от вашего предложения. Предлагайте точечные и измеримые решения, приводите конкретные цифры. Образец текста письма для рассылки в таком стиле: «Уверен, что вы получаете множество писем, поэтому сразу к сути – повысьте конверсию с рассылки в полтора раза за месяц».
Если вы знаете о конкретной проблеме клиента – отсутствии повторных продаж, низкой конверсии – сразу же предложите ее решение. Начинайте письмо так: «Предлагаю решение [суть проблемы]» или «Вам знакомо [описание проблемы]? Мы поможем решить ее: [суть предложения]».
Проводите аналогии. Если вы уже сотрудничали с компанией, аналогичной бизнесу получателя, прямо скажите об этом. Укажите, какие результаты и выгоды получила компания от этого партнерства. Скажите, что вы готовы повторить и улучшить их для компании потенциального клиента. Кейсы хорошо работают и в массовых рассылках по базе подписчиков.
Создайте образ выгоды. Не приписывайте получателю чувства, которые он должен испытать при прочтении вашего письма. Поделитесь своими мыслями по поводу бизнеса клиента, а затем мягко подведите к образу выгоды. Это ненавязчивый и элегантный ход, поэтому скорее всего получатель дочитает рекламное письмо; пример такого захода: «Не знаю, что вы думаете по поводу эффективности рассылок, но для нашей компании email-рассылка стала ключевой составляющей успеха».
Если у вас есть данные исследований или статьи, которые могут быть полезны потенциальному клиенту, расскажите о них. Объемную информацию лучше подавать не в тексте письма, а ссылкой. Укажите в теме письма, чему посвящено исследование или статья. В тексте письма кратко опишите, чем материал полезен получателю: «Высылаю вам ссылку на статью (исследование) по теме [тема]. Эта информация может быть полезна при решении [суть проблемы]». Такой подход повысит лояльность потенциального клиента, покажет вашу экспертность.
Если ваша компания предоставляет специфические или узконишевые услуги или товары, говорите об этом. Задайте клиенту вопрос, что он почувствует, если узнает, что вы можете решить его проблему. Как представиться в письме при таком подходе? Сначала опишите, какие специализированные проблемы вы поможете решить, а затем указывайте название компании. Первая часть письма заинтересует получателя, поэтому ему захочется дочитать до конца.
Обрисуйте перспективы. В начале письма спросите у клиента о проблеме, которая не дает компании развиваться далее. Опишите ваше решение этой проблемы. Упоминать о том, какие выгоды компании клиента принесет такое решение, не стоит – дайте получателю самому сделать выводы.
Если вы пишете потенциальному клиенту впервые, предоставьте ему рекомендации. Укажите, кто рекомендовал вам написать этому клиенту, кто может поручиться за вашу работу. Это располагает клиента, вызывает доверие к вашей компании.
Обещание выгоды. Очевидный, но работающий метод. Такое письмо строится по алгоритму «Если …, то…». Оно направлено на решение конкретной проблемы получателя, если он прочитает его до конца. Если вы решили написать такое рекламное письмо, образец может выглядеть так: «Если вы хотите [описание выгоды], то вот вам алгоритм действий, как этого добиться».
Продемонстрируйте клиенту интерес. Следите за последними новостями индустрии, в которой он работает, поинтересуйтесь его мнением по поводу определенной тенденции или новости. Таким письмом вы покажете, что воспринимаете получателя, как лидера мнений, повысите его лояльность к вашей компании.
Что касается индивидуальных писем, их можно составлять так:
Если вы получили контакты клиента от общих знакомых или на каком-либо мероприятии, письмо-пример может выглядеть так: «Мы встречались с вами [название мероприятия]. Слышал ваше выступление (видел презентацию) по теме [тема]. Предложенное вами решение проблемы было полезно [уточните, какую именно пользу вы получили]». Если вы сотрудничаете с партнерами получателя, укажите, с какими именно, расскажите о результатах.
Сделайте клиенту комплимент. Выскажите восхищение каким-либо его кейсом, расскажите, как ваш продукт может улучшить его. Пример письма: «Ваше решение [суть проблемы] впечатлило инновационным подходом. Наш [продукт или товар] может улучшить эту стратегию [как именно]».
Упоминание достижений или работы. Перед тем как начать письмо, изучите кейсы получателя, его недавние достижения. Упомяните о них в начале послания: «Прочел вашу статью о [тема]. Благодарю, что обратили внимание на такие аспекты: [перечень].». Если вы пишете поздравительное письмо для привлечения клиентов, образец первых строк может выглядеть так: «Поздравляю вас с [достижение]» или «Компания [название] поздравляет вас с [награда или публикация]».
Упоминание о новости компании клиента. Расскажите ему, что знаете о его проблеме, и помогли конкуренту решить аналогичный вопрос. Чтобы написать такое письмо, отслеживайте новости, которые касаются получателя, и при значимом событии расскажите, как вы поможете решить проблему. Пример: «Видел новость о вашей компании [суть проблемы]. Похожая ситуация была у вашего конкурента. Мы помогли решить проблему таким образом: [краткое описание решения]». Решение должно быть конкретным: опишите суть стратегии или вашего продукта.