Sorry, you have been blocked
This website is using a security service to protect itself from online attacks. The action you just performed triggered the security solution. There are several actions that could trigger this block including submitting a certain word or phrase, a SQL command or malformed data.
What can I do to resolve this?
You can email the site owner to let them know you were blocked. Please include what you were doing when this page came up and the Cloudflare Ray ID found at the bottom of this page.
Cloudflare Ray ID: 819033f65c6b5018 • Your IP: Click to reveal 5.253.206.36 • Performance & security by Cloudflare
Какой срок хранения документов в архиве организации?
Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.
Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.
С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.
Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
Срок хранения, лет (минимальный)
Документы по личному составу:
- созданные до 2003 года
- созданные с 01.01.2003
Эти сроки, в частности, касаются:
- личных дел работников;
- приказов по личному составу;
- трудовых договоров и др.
Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).
Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований
Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания
Бухгалтерия и налоги
Отчетность в ФСС:
- годовая
- квартальная
Отчетность в ПФР:
- сводная
- сведения персучета
Сведения о доходах физлиц
Налоговые декларации и регистры
Учетная политика, включая приложения к ней
Бухгалтерская первичка и регистры
В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.
Нюансы исчисления сроков хранения
Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.
Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.
Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.
Поясним оба нюанса на примере.
Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ
Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:
- Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
- Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
- Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.
Итоги
При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.
Срок хранения проектной документации в архиве
Архивы проектных контор, институтов, строительных фирм разрастаются до целых зданий – сроки хранения проектной документации в архиве длительные, организовать сохранность обязаны организации-разработчики.
Законодательство о сроках хранения ПСД
Сколько хранить проектную документацию:
- связанную с капитальным строительством — 20 лет;
- технологическую и конструкторскую — 20 лет;
- на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
О сохранности чертежей
Чертежи – особый вид документов. Чтобы они остались читаемыми, условия в архиве предприятия должны соответствовать всем требованиям по температуре, влажности, освещенности. Большинство разработчиков проектируют с помощью компьютерных программ, затем распечатывают проект. Какой будет через десятилетия сканированная копия листа из принтера, если у него, например, заканчивалась краска, предположить сложно.
Может что-то пойти не так
Иногда возникает путаница, какой чертеж считать подлинником – созданный с помощью CAD-программ или распечатанный и хранящийся в бумажном виде. Бывает, что изменения вносят только в бумажный вариант или только в электронный, а отметки о корректировках не фиксируются как положено.
Решение – электронный архив
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.
Обращайтесь к профессионалам
Наша компания не первый год предоставляет услугу электронных архивов. У нас есть специальное оборудование для сканирования, ввода и защищенного хранения любых объемов проектной документации. В дальнейшем вы можете передать обслуживание архива нам или работать с ним самостоятельно. Обучим сотрудников, окажем поддержку. Для вас больше не будет проблемой срок хранения проектной документации 20 лет.
Хранение проектной документации: электронный или твердый вид? Сроки хранения и доказательство в судебных спорах
Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», проектировщик может хранить результаты работ (тома проектной документации) только в электронном виде, полностью отказавшись от твердых копий. При этом, перевод твердых копий в электронный вид может осуществляться только если разработанная документация подписана посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП), что гарантирует ее подлинность и целостность.
Срок хранения для документации проектировщика составляет 20 лет, считая от даты окончания работы по проекту.
Электронная версия проектной документации может являться надлежащим доказательством для судебных прений, если она соответствует требованиям законодательства о документообороте и имеет подпись ЭЦП. Однако, в случае возникновения спора о подлинности документов, может потребоваться предоставление твердых копий документации и проведение экспертизы.