Как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно
Перейти к содержимому

Как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно

  • автор:

Как оформить электронную трудовую книжку

Молодежь, впервые поступающая на работу, не всегда понимает, что же это за цифровой документ такой «электронная трудовая книжка», как она выглядит, где её получить, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно, да и зачем она нужна. Об этом и поговорим.

Способы оформления ЭТК

Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас. То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка». В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход. То есть никакой книжки в электронном виде не существует. Есть только гига-,тера- или петабайты информации, из которых в отношении каждого из нас легко вычленить, когда, где и кем человек работал.

Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.

Как оформить электронную трудовую

Итак, в организацию пришел молодой человек, не имеющий стажа. И перед кадровиком встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку впервые поступившему на работу сотруднику.

С 1 января 2023 года работодатели предоставляют в СФР сведения по форме ЕФС-1.

Для этого работодатель заполняет:

  • титульный лист;
  • подраздел 1 раздела 1;
  • подраздел 1.1 подраздела 1.

Форма титульного листа для ЭТК

Формап ЕФС-1 для ЭТК

Собственно, всё. Теперь у работника есть электронная книжка, и он впоследствии сможет получить выписку из нее.

Что касается того, как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, то здесь процедура та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Важно, что цифровые сведения о работе решили одну серьезную проблему кадровиков, которая была с бумажными документами о стаже.

Если есть сомнения по поводу наличия/отсутствия предыдущего опыта работы, то работодатель вправе предложить работнику оформить электронную трудовую книжку на Госуслугах (вернее, запросить выписку из нее). Выписка делается в режиме реального времени 1 минуту. Всё придёт в личный кабинет. Если в ответе указано, что сведения отсутствуют, значит, работодатель рассматривает этого человека как впервые поступившего на работу, если сведения есть, то кадровик руководствуется ими. Если нет регистрации у соискателя на Госуслугах, то можно отправить его в МФЦ. Пусть он закажет выписку там.

В целом любой работник вправе получить все имеющиеся в распоряжении Соцфонда сведения о своей деятельности, Например, это потребуется, чтобы устроиться на работу, получить какие-либо социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, подать документы на визу и во многих других ситуациях. Соответственно, и встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку самому себе, то есть как получить сведения о своем стаже для предъявления по месту требования.

Итак, согласно статье 66.1 ТК РФ это справку получают:

  • укажите работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя);
  • в МФЦ;
  • в Социальном фонде;
  • на портале Госуслуг.

Информация о стаже формируется по форме СТД-Р. Эта форма и есть материализованное воплощение, собственно, электронной трудовой книжки. Она включает в себя следующую информацию (ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ):

  • СНИЛС;
  • ФИО;
  • место работы: наименование организации, её регистрационный номер страхователя;
  • сведения о выполняемой работе и периодах деятельности: дата приема на работу, должность или профессия, сведения о переводах на другую постоянную работу, о приостановлении и возобновлении действия договора, об увольнении (с указанием статей увольнения);
  • реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
  • информацию о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной книжки или переходе исключительно на цифровой формат ведения сведений о работе.
  • как заполнить отчет СТД-Р;
  • как, зная ИНН, узнать номер страхователя.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы понадобятся

Но вернемся к работодателю и разберемся, как оформить электронную трудовую книжку работнику и какие документы нужны для этого.

Необходимы только те документы, которые человек и так предъявляет при устройстве в организацию. Перечень этих документов закрытый, он определен в статье 65 ТК РФ . В частности, для заполнения формы ЕФС -1 потребуется паспорт (необходимо указать ФИО, дату рождения), СНИЛС и ИНН. С паспортом обычно вопросов не возникает, ИНН указывается при наличии. А вот со СНИЛС иногда появляются проблемы.

Например, иногда встает вопрос, как оформить электронную трудовую книжку новому сотруднику, если у него ещё нет СНИЛС.

С 01.04.2019 утратила силу ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, которая полностью была посвящена порядку оформления СНИЛС. В настоящее время новые СНИЛС (зеленые пластиковые карточки) не оформляются. Регистрация в системе персонифицированного учета СФР осуществляется по формам, утверждённым постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 № 243п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений» .

То есть если у кандидата нет СНИЛС, то работодателю необходимо в рамках ч. 4 ст. 65 ТК РФ зарегистрировать этого работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Но без СНИЛС работодатель не сдаст ЕФС-1. Соответственно, для кадровика быстрее и удобнее будет отправить самого работника в МФЦ, чтобы он стал на учет самостоятельно. Таким образом, к моменту устройства кандидата на работу у него уже появится СНИЛС, так как работодателю оформить электронную трудовую без этого номера не получится.

Электронная трудовая книжка: особенности оформления и ведения

С 1 января 2020 года, согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, все работодатели формируют сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Закон регламентирует правила, сроки, формы предоставления отчётности. Как оформить электронную трудовую книжку, по каким правилам осуществлять ее ведение, как принять работника без стажа — эти и другие вопросы рассмотрим в статье.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Кто может видеть электронную трудовую книжку:

Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.

Электронная трудовая книжка: где посмотреть

Как и где посмотреть электронную книжку может работник:

обратиться непосредственно в ПФР

заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;

запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.

В первых двух вариантах работник получает справку по форме СТД-ПФР, где содержится полная информация о трудовой деятельности с начала 2020 года. Справку подписывает уполномоченный сотрудник ПФР с помощью ЭЦП. Работодатель же заполняет, заверяет и выдаёт справку по форме СТД-Р в день увольнения или в срок до 3 дней по запросу работника.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:

Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.

Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.

Если работник не перешёл на электронную ТК и сохранил бумажную, он может изменить своё решение в любой момент у текущего или следующего работодателя. Тем, кто впервые оформляет трудоустройство, с 1 января 2021 года делают только электронную трудовую книжку.

Как завести электронную трудовую книжку?

Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.

Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Прием нового сотрудника

При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:

Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.

Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.

Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.

Увольнение работника

Работодатель обязан в день увольнения выдать СТД-Р работнику, который перешёл на электронную ТК. Также он может, но не обязан предоставлять СТД-Р работникам, которые сохранили бумажную ТК.

По сути, электронная трудовая книжка очень удобна для работодателя. Сложности могут возникнуть из-за сроков подачи отчётности. Например, когда за один день нужно сделать перевод целого подразделения, успеть подать отчёт за всех крайне тяжело. Значительно упрощает процесс сервис «СФЕРА Отчётность». Вы можете быстро отправлять отчёты по форме СЗВ-ТД в ПФР в электронном формате, подписанные ЭЦП. Сервис всегда доступен онлайн.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *