Кто участвует в оформлении путевого листа в 2023
Новые правила оформления путевых листов утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. Они меняют состав обязательных реквизитов путевого листа, разрешают выбрать вид документа – бумажный или электронный. А в оформлении путевого листа участвуют традиционно несколько специалистов.
Разрешена электронная форма путевого листа
С 1 марта 2023 года Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ путевые листы разрешено составлять в электронном виде. Это нашло отражение в новых правилах оформления путевых листов, которые утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. В них уточнено, что путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в виде электронного документа. Это полностью соответствует требованиям к первичным бухгалтерским документам.
А правила использования электронного путевого листа такие. Водитель или перевозчик при приеме груза для перевозки должен предъявить для сверки или электронный путевой лист, или его копию на бумаге.
Обратите внимание, что в новых правилах не упомянут журнал регистрации путевых листов. По старым правилам собственники ТС обязаны регистрировать оформленные путевые листы в специальном журнале регистрации. С 1 марта эта обязанность снимается.
Читайте на сайте также:
Собственник ТС
Из новых правил следует, что путевой лист нужно составлять на каждое транспортное средство при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
В общем случае путевой лист оформляет владелец (собственник) ТС.
Есть уточнение. Если ТС передано во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, то арендодатель оформляет путевой лист. Ведь он является собственником автомобиля.
Медицинский работник
Отметки о прохождении медосмотра водителя проставляет на путевом листе медработник, проводивший осмотр.
Медработник проставляет отметку:
- по итогам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
- по итогам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр»
Он указывает дату и время проведения медосмотра и заверяет запись своей подписью. В электронном путевом листе — усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной ЭП (формируется на портале Госуслуг).
Технический специалист
Отметки о выпуске ТС на линию проставляет специалист, ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Он проставляет отметку в путевом листе:
- «выпуск на линию разрешен»;
- или «выпуск на линию не разрешен».
Соответствующая отметка в бумажном листе заверяется его собственноручной подписью, в электронном путевом листе — электронной (УКЭП или УНЭП).
Также технический специалист указывают:
- дату и время проведения контроля технического состояния ТС;
- дату и время выпуска ТС на линию.
Отдельный «назначенец»
В путевом листе среди обязательных реквизитов значатся показания одометра. Дату, время и показания одометра указывают:
- при выезде ТС с парковки;
- при заезде на парковку;
- при передаче ТС от водителя к водителю (согласно новым правилам).
Записи также заверяются подписью ответственного лица, которое должен назначить руководитель компании (ИП).
Путевые листы заполняют все, кто эксплуатирует ТС
Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ обязанность оформления путевых листов вменяется:
- компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
- транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
- компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
- транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления путевых листов, чтобы:
- иметь точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время, и какую работу производил водитель, управляющий им;
- иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
- обеспечить правильный учет топлива;
- иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.
Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Путевым листам налоговики уделяют пристальное внимание. Они могут не признать расходы, не подтвержденные документально, как экономически не обоснованные. Это может произойти и в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.
Дополнительную информацию вы найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.
Если у вас есть доступ — пользуйтесь. Если нет, зайдите и зарегистрируйтесь на 3 дня. Вот ссылки на материалы, которые вам пригодятся.
Кто оформляет путевые листы перевозчик или заказчик
Дата публикации 01.09.2023
Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у ИП, деятельность которых связана с автомобильным и городским наземным электрическим транспортом. Это следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ).
Утвержденной законом формы путевого листа нет, поэтому организации или ИП должны самостоятельно разработать эту форму, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390). Приказ № 390 регулирует заполнение путевых листов с 01.03.2023.
При разработке формы путевого листа за основу можно взять Типовую межотраслевую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, включив в нее обязательные реквизиты, о которых мы расскажем далее.
Электронный путевой лист
Путевой лист можно оформить как на бумаге, так и в форме электронного документа (п. 9 Приказа № 390). Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116. Решение об использовании электронного путевого листа и применяемый формат следует закрепить в учетной политике.
Чтобы формировать путевые листы в электронной форме, нужно заключить договор с оператором ЭДО (подробнее о подключении к сервису 1С-ЭДО читайте здесь). Сотрудникам, которые будут заверять электронный путевой лист своей подписью (водитель, медицинский работник, лицо, ответственное за технический контроль ТС и т. д.), следует оформить усиленную квалифицированную электронную подпись или неквалифицированную электронную подпись на портале Госуслуги.
Если оформляется электронный путевой лист, то при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель ТС должен предъявить грузоотправителю для сверки либо сам электронный путевой лист (это делается путем направления грузоотправителю файла обмена путевыми листами через ЭДО), либо его бумажную копию (п. 15 Приказа № 390).
Порядок оформления путевого листа
Путевой лист оформляется собственником (владельцем) ТС на каждое ТС, которое передвигается по дорогам при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугороднем сообщениях. Под владельцем транспортного средства подразумевается лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения, оперативного управления либо на основании договора лизинга. В случае, когда ТС находится в аренде по договору аренды ТС с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем (п. 10 Приказа № 390). По договору аренды ТС без экипажа путевой лист оформляет арендатор.
Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или ИП либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку до выпуска ТС на линию. Путевой лист можно оформить (п. 11 Приказа № 390):
- один — на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
- несколько на бумажных носителях — на одно ТС раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию;
- один — на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.
Если путевой лист оформляется в электронном виде, в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах можно вносить изменения.
Обязательные реквизиты путевого листа
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. п. 1-8 Приказа № 390).
Срок действия путевого листа
Указывается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один календарный день, указываются даты начала и окончания срока использования путевого листа (п. 3 Приказа № 390).
Приказ № 390 не содержит указаний на максимальный срок действия путевого листа. По смыслу п. 3 Приказа № 390 путевой лист может быть оформлен как на один календарный день, так и на более длительные сроки (например, на время длительной командировки сотрудника с использованием служебного автомобиля). Во втором случае в нем нужно указать даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 01.05.2023 по 15.05.2023).
Чтобы путевой лист признавался первичным учетным документом, в нем необходимо также указать дату его составления (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Лицо, оформившее путевой лист
Указываются данные не конкретного сотрудника, который занимался оформлением путевого листа, а собственника (владельца) ТС – организации или ИП.
Если путевой лист оформляется от имени организации, то указываются ее полное наименование, адрес в пределах места нахождения, телефон и ОГРН.
Если путевой лист оформляется от имени ИП, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон и ОГРН.
Если путевой лист оформляется лицом, которое на является ИП и которому в соответствии с законодательством РФ предоставлено право на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон, ИНН.
Транспортное средство
Сведения о транспортном средстве должны включать:
- тип ТС, марку, модель согласно ПТС, а если ТС используется с прицепом (полуприцепом), то марку и модель прицепа (полуприцепа);
- государственный регистрационный номер ТС, а в случае если ТС используется с прицепом (полуприцепом), – регистрационный номер прицепа (полуприцепа) и (или) инвентарный номер (для автобусов и трамваев);
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если его проведение обязательно);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения;
- показания одометра (полные километры пробега):
- при выпуске ТС на линию;
- при возвращении ТС с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;
- при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно ТС).
Особенности заполнения этого раздела закреплены в п. п. 13 и 14 Приказа № 390.
Дата и время выпуска ТС на линию, а также дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом (далее — лицо, ответственное должностное лицо).
ИП может выполнять функции такого должностного лица самостоятельно.
Указанные записи в путевом листе должны быть заверены в случае:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью ответственного должностного лица;
- если путевой лист электронный, то усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью ответственного должностного лица, сертификат которой создан и используется на портале Госуслуг (далее – УНЭП).
Также в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. ответственного должностного лица.
Запись, проставляемая в результате контроля технического состояния ТС, должна быть такой:
- «выпуск на линию разрешен» в случае, если в результате контроля не выявлены несоответствия ТС требованиям, перечисленным в Порядке предрейсового или предсменного контроля состояния ТС, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2021 № 9;
- «выпуск на линию не разрешен» в случае, если в результате контроля несоответствия ТС требованиям выявлены.
Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченным лицом, которое назначается решением руководителя юрлица или решением ИП. ИП также может выполнять функции такого лица, если помимо основной деятельности он выполняет обязанности водителя.
Эти сведения заверяются в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью уполномоченного лица;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП уполномоченного лица.
Помимо подписи, в путевом листе проставляется Ф. И. О. уполномоченного лица.
Если на одно ТС оформляется несколько бумажных путевых листов на разных водителей, то дата, время и показания одометра при приеме-сдаче ТС последующему водителю при окончании рабочего дня (смены) проставляются и заверяются собственноручной подписью водителя, который принимает ТС. Также указывается его Ф. И. О.
Если на одно ТС оформляется несколько электронных путевых листов (например, если одно ТС используется несколькими водителями) – они заверяются УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначенного решением руководителя юрлица или ИП с указанием Ф. И. О. такого лица.
Водитель транспортного средства
Сведения о водителе ТС содержат:
- Ф. И. О. водителя;
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового, послесменного и послерейсового медицинского осмотров (если проведение таких осмотров обязательно).
Особенности заполнения сведений о водителе приведены в п. 12 Приказа № 390.
Так, даты, время и результат проведения медосмотров водителей должны проставляться в путевом листе медицинским работником, который проводил медосмотр, с указанием его Ф. И. О. и названия медицинской организации (если он состоит в ее штате), и должны быть заверены в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью медработника;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП медработника.
Помимо подписи, в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. медицинского работника, наименование медицинской организации (если он состоит в ее штате), серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предррейсовых, послесменных и послерейсовых медосмотров.
Отметки, которые проставляет медицинский работник в путевом листе, должны выглядеть следующим образом:
- при проведении предсменного, предрейсового медосмотра: «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- при проведении послесменного, послерейсового медосмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Вид перевозки
Указываются следующие сведения о виде перевозки:
- коммерческая перевозка:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в т. ч. по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами (по договору фрахтования);
Вид сообщения
Указывается информация о виде сообщения:
- городское;
- пригородное;
- междугородное.
Другие сведения
Помимо перечисленных выше сведений собственник (владелец) ТС имеет право включать в путевой лист дополнительные сведения с учетом особенностей своей деятельности, связанной с перевозкой пассажиров, грузов и багажа (п. 2 разд. I Приказа № 390). Таким образом, в путевой лист можно включить любые сведения, которые собственник (владелец) ТС посчитает нужным отразить в этом документе.
Кто оформляет путевые листы перевозчик или заказчик
II. Порядок оформления или формирования путевого листа
9. Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в виде электронного путевого листа.
(в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)
(см. текст в предыдущей редакции)
10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.
11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.
оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов;
внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа.
(в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)
(см. текст в предыдущей редакции)
12. Даты, время и результат проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) медицинского работника, наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) в случае формирования электронного путевого листа.
Результатами проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров являются медицинские заключения, подтверждаемые отметками, проставляемыми медицинскими работниками в путевых листах, согласно порядку и периодичности проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, медицинских осмотров в течение рабочего дня (смены) и перечню включаемых в них исследований, утвержденным Минздравом России в соответствии с частями 7 и 8 статьи 46 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
В случае проведения предсменного, предрейсового, послесменного, послерейсового медицинских осмотров с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья работников и дистанционный контроль состояния их здоровья, отдельные реквизиты путевого листа должны быть сформированы согласно требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в соответствии с частью 12 статьи 46 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
(п. 12 в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)
(см. текст в предыдущей редакции)
13. Дата и время выпуска транспортного средства на линию, а также дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом (далее — лицо, ответственное за выпуск транспортного средства на линию).
Дата и время выпуска транспортного средства на линию, дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства, а также сведения из путевого листа и показания одометра при выпуске транспортного средства на линию должны быть заверены собственноручной подписью лица, ответственного за выпуск транспортного средства на линию, на бумажном носителе либо УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (далее — УНЭП) <2(1)> лица, ответственного за выпуск транспортного средства на линию в случае формирования электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
<2(1)> Пункт 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен», проставляемая лицом, ответственным за выпуск транспортного средства на линию в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо «выпуск на линию не разрешен» — если при контроле выявлены указанные несоответствия.
(п. 13 в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)
(см. текст в предыдущей редакции)
14. Показания одометра при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами должны быть проставлены уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае формирования в виде электронного путевого листа.
В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя или при приеме транспортного средства последующим водителем в случае невозможности сдачи транспортного средства предыдущим водителем должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с указанием его фамилии, имени и отчества (при наличии).
(п. 14 в ред. Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159)
(см. текст в предыдущей редакции)
15. В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю электронный путевой лист либо его копию на бумажном носителе.
Какими документами подтверждается оказание услуг по перевозке груза.
Организация оказывает транспортные услуги по грузоперевозкам собственным транспортом, но иногда привлекает для оказания услуг других грузоперевозчиков и в данной ситуации оказывается посредником.
Научим всему, что необходимо бухгалтеру знать для заполнения и сдачи отчетов общей системы. Вы отработаете заполнение деклараций, будете уверены в своих навыки и сдадите отчетность в налоговую без ошибок! У вас будут самые актуальные знания по всем изменениям 2023 года. Курс с экспертной поддержкой и тестированием. Стоимость курса с удостоверением ФИС ФРДО на 120 часов
260006490 руб. Успеть записаться!В этой ситуации организация выставляет счета заказчикам на оплату за оказанные грузоперевозки, но к этим заявкам не прикладывает отрывной талон путевого листа и ТТН (т.к. не наш транспорт возил груз). При этом заказчики транспорта все-таки требуют от нас данные документы.
Кто их должен выписывать? Если их выпишет третья сторона, то где будет указано, что перевозка была поручена именно нашей организации, и мы получили оплату за предоставленные услуги от заказчика?
Отношения сторон, связанные с предоставлением услуг по перевозке грузов, регулируются Главой 40 Гражданского Кодекса РФ . Так, статьей 784 ГК РФ установлено, что перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки, которым определяются условия перевозки грузов. При этом заключение договора перевозки груза подтверждается составлением транспортной накладной (п.2 ст.785 ГК РФ).
Оказание посреднических услуг по перевозке грузов оформляется договором транспортной экспедиции (гл. 41 ГК РФ). По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой грузов (п.1 ст.801 ГК РФ). При этом условия выполнения договора транспортной экспедиции определяются соглашением сторон, если иное не установлено Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ «Отранспортно-экспедиционной деятельности», другими законами или иными правовыми актами (п.3 ст.801 ГК РФ).
По Правилам транспортно-экспедиционной деятельности (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются следующие экспедиторские документы:
— поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания услуг клиенту). На практике такое поручение, как правило, называют заявкой;
— экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором груза для перевозки от клиента). Заполняется в том случае, если в перевозке принимает участие экспедитор;
— складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение), п.5 Правил.
При этом договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено, что стороны договора могут использовать и другие экспедиторские документы, не указанные в п.5 Правил.
Обратите внимание! Правила транспортно-экспедиционной деятельности не предусматривают предоставления клиенту (заказчику) талона путевого листа и (или) ТТН. Поэтому предоставление этих документов по договору транспортной экспедиции не обязательно.
Правда, на практике большинство клиентов все-таки требует от экспедитора предоставить им копии указанных документов. Как правило, связано это с тем, что при проверках большинство представителей налоговых органов требуют подтвердить факт оказания услуг по перевозке груза именно этими транспортными документами. Чтобы не потерять своих клиентов, большинство экспедиторов, как правило, «идут навстречу» пожеланиям своих заказчиков и предоставляют копии указанных документов.
Рассмотрим порядок оформления таких документов.
Товарно-транспортная накладная или ТТН
Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом предназначена товарно-транспортная накладная (Форма 1- Т), утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее — Постановление). Согласно этому Постановлению применять унифицированную Форму 1-Т должны юридические лица, осуществляющие эксплуатацию автотранспортных средств и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
По нашему мнению, из сказанного следует, что порядок оформления и предоставления ТТН (в т.ч. кто должен ее выписывать) должен быть установлен договором перевозки груза. Отметим, что на практике Форму 1-Т выписывает, как правило, владелец автотранспортного средства, т.е. перевозчик груза.
В товарно-транспортной накладной содержится информация о дате составления документа, наименование и адрес отправителя и перевозчика, указание места, даты принятия груза и места, предназначенного для его доставки, наименование и адрес получателя и т.д. ТТН служит основанием для учета транспортной работы и проведения расчетов с перевозчиком.
Транспортный раздел Формы 1-Т определяет взаимоотношения заказчиков автотранспорта с организациями владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. В ситуации, изложенной в вопросе, заключает договор перевозки груза и, соответственно, оплачивает услуги перевозчика Ваша организация, поэтому в графе «Плательщик» товарного раздела ТТН и в графе «Заказчик (плательщик)» транспортного раздела накладной должны быть указаны реквизиты Вашей организации. Что является непосредственным подтверждением того, что транспорт был заказан именно Вашей организации.
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с ТТН при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Согласно указанному выше Постановлению Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации- владельца автотранспорта или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-перевозчика и заказчики.
Так, заказчиком заполняются отрывные талоны путевого листа, которые служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику перевозки. К счету на оплату услуги по перевозке груза прилагается соответствующий отрывной талон. При этом сам путевой лист, в котором повторяются идентичные талону заказчика записи о времени работы автомобиля у заказчика, остается у перевозчика.
Отметим, что в талоне заказчика в графе Ваша организация может быть указана только в том случае, если на месте разгрузки будет находиться представитель Вашей организации с печатью. Но, как правило, на практике это встречается редко. Поэтому в талоне заказчика могут фигурировать реквизиты непосредственных отправителя и получателя груза по конкретной перевозке.
И здесь возникает вопрос: каким образом в этом случае Ваша организация может подтвердить свою причастность к конкретной перевозке?
Как отмечалось выше, общие условия перевозки грузов должны быть оговорены договором транспортной экспедиции (п. 3 ст. 801 ГК РФ). При этом конкретные условия перевозки (такие как, например, маршрут перевозки, дата и время подачи автотранспортного средства), на наш взгляд, должны определяться приложением к договору в виде оформленной заявки на конкретную перевозку груза. Тогда подтвердить тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации, на наш взгляд, будет не проблематично.
Подтверждают факт оказания услуги по перевозке груза следующие документы:
— талон заказчика и (или) ТТН, в которых отражаются дата, направление перевозки (откуда, куда), марка и гос.номер транспортного средства, посредством которого была осуществлена перевозка груза и др. данные;
— акт об оказании услуг по перевозке груза, который оформляется в произвольной форме в соответствии с п.2 ст.9 Федерального Закона о бухучете от 21.11.1996 № 129-ФЗ.
Если указанные документы соответствуют конкретной заявке заказчика, то нельзя отрицать тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации.
Подтвердить оплату заказчиком конкретной перевозки можно в том случае, если к счету на оплату перевозки будет прилагаться копия талона заказчика и (или) ТТН (как того требуют Ваши заказчики), а в самом счете, на наш взгляд, целесообразно указать дату, маршрут перевозки, № и дату заявки заказчика или соответствующего данной перевозке акта об оказании услуг.