Разработка реестра проектов
В любой компании, реализующей большое число проектов , может возникнуть ряд задач по систематизации проектного управления, требующих решения на корпоративном уровне.
Опыт показывает, что разработка и применение простых инструментов и понятных правил, без излишней формализации, оказывается крайне эффективным инструментом, позволяющим решить существенную часть задач в рамках проектного, да и не только, управления.
Это не говорит о нецелесообразности использования полнофункциональной системы управления. Только с ее применением ваша компания может добиться максимальных результатов. В то же время, применение более простых правил и инструментов позволяет в короткие сроки и при минимальных затратах сделать значительные шаги в направлении повышения эффективности проектного управления.
Примером такого инструмента является «Реестр проектов».
Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» предлагает услугу по аутсорсингу специалистов для разработки Реестра проектов в вашей компании.
Реестр проектов – документ, который в зависимости от задач и особенностей вашей компании, содержит информацию, необходимую для эффективного управления не только на проектном, но и на портфельном уровнях. Он может быть применен для проектов всех типов: контрактных, инвестиционных, развития.
Реестр проектов должен содержать структурированную, специально подготовленную информацию о:
Используя грамотно составленный и актуальный Реестр проектов, менеджмент вашей компании получает возможность при относительно небольших затратах всегда иметь объективную картину о текущем состоянии как всего портфеля проектов, так и отдельных его составляющих.
Кроме того, Реестр позволяет принимать объективные, взвешенные и наиболее эффективные решения по проектам компании.
На основе информации, содержащейся в Реестре проектов:
Могут приниматься решения, в том числе по следующим вопросам:
Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА», применяя аутсорсинговую схему работы:
Реестр проектов, как эффективный инструмент управления, использовался во многих проектах по внедрению Корпоративных Систем Управления.
Более того, Реестр проектов успешно используется и в нашей группе компаний при управлении контрактными проектами и проектами развития.
Реестр проектов был разработан и применялся при управлении проектами, в том числе в следующих компаниях:
В любой компании, реализующей большое число проектов , может возникнуть ряд задач по систематизации проектного управления, требующих решения на корпоративном уровне.
Опыт показывает, что разработка и применение простых инструментов и понятных правил, без излишней формализации, оказывается крайне эффективным инструментом, позволяющим решить существенную часть задач в рамках проектного, да и не только, управления.
Это не говорит о нецелесообразности использования полнофункциональной системы управления. Только с ее применением ваша компания может добиться максимальных результатов. В то же время, применение более простых правил и инструментов позволяет в короткие сроки и при минимальных затратах сделать значительные шаги в направлении повышения эффективности проектного управления.
Примером такого инструмента является «Реестр проектов».
Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» предлагает услугу по аутсорсингу специалистов для разработки Реестра проектов в вашей компании.
Реестр проектов – документ, который в зависимости от задач и особенностей вашей компании, содержит информацию, необходимую для эффективного управления не только на проектном, но и на портфельном уровнях. Он может быть применен для проектов всех типов: контрактных, инвестиционных, развития.
Реестр проектов должен содержать структурированную, специально подготовленную информацию о:
Используя грамотно составленный и актуальный Реестр проектов, менеджмент вашей компании получает возможность при относительно небольших затратах всегда иметь объективную картину о текущем состоянии как всего портфеля проектов, так и отдельных его составляющих.
Кроме того, Реестр позволяет принимать объективные, взвешенные и наиболее эффективные решения по проектам компании.
На основе информации, содержащейся в Реестре проектов:
Могут приниматься решения, в том числе по следующим вопросам:
Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА», применяя аутсорсинговую схему работы:
Реестр проектов, как эффективный инструмент управления, использовался во многих проектах по внедрению Корпоративных Систем Управления.
Более того, Реестр проектов успешно используется и в нашей группе компаний при управлении контрактными проектами и проектами развития.
Реестр проектов был разработан и применялся при управлении проектами, в том числе в следующих компаниях:
Что такое реестр проектов, и что в него входит
Даже если ваш проектный офис напрямую не управляет проектами, а только контролирует реализацию и оказывает методическую поддержку – обычно все равно подразумевается, что вы ведете какой-то реестр проектов и при необходимости можете оперативно ответить на вопросы типа “сколько всего у нас проектов в работе”, “сколько всего крупных проектов в опытной эксплуатации” и “как сильно по году отличаются плановые и фактические даты выхода в прод”.
Чтобы не краснеть (и не бледнеть) от этих вопросов – обычно в проектном офисе ведется реестр проектов с достаточно большим количеством полей, точный состав которого зависит от потребностей конкретной организации.
Состав реестра проектов
Состав реестра извлеченных уроков зависит от нужд конкретной организации. Мне нравится и удобен такой состав:
- Порядковый номер и другой идентификатор
- Название проекта
- Департамент или направление бизнеса, для которого или в котором проект выполнятеся
- Стадия проекта (если в компании уже есть общая методология)
- Ключевые люди в проекте – спонсор, заказчик и проч.
- Информация о бюджете
- Информация о сроках
- Любые другие детали, которые важно знать “налету”
Реестр проектов – один из основных рабочих инструментов руководителя проектного офиса, поэтому стоит один раз потратить время и сделать хорошо – настроить мастер-данные, условное форматирование и прочие вещи для удобства работы, сэкономите кучу времени и нервов.
Актуализация реестра проектов
Лично я актуализирую реестр в начале каждой недели после стендапа с руководителями проектов, но это, конечно, зависит как от масштаба проектов, так и от скорости происходящих изменений.
Скачать шаблон Реестра проектов
Нет времени разрабатывать документ с нуля? Хотите получить действительно удобный шаблон учета проектов, чтобы с самого начала вести учет и выстраивать контроль? Скачать готовый шаблон Реестра проектов в xlsx вы можете прямо сейчас всего за 590 руб . После оплаты на почту вы получите архив с документом в формате xlsx. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте документ, многократно использованный в разных компаниях и в разных проектных офисах и используете его сразу “как есть” либо как основу, чтобы точно ничего не упустить!
Шаблон Реестра проектов содержит структурированную систему описания текущих и завершенных проектов, а также раздел с мастре-данными, которые можно настроить под себя.
Купить шаблон Реестра за 590 руб.
Также на сайте вы можете ознакомиться и приобрести другие документы, необходимые при создании или перезапуске проектного офиса либо купить полный пакет со скидкой 30% . Пакет включает в себя следующие документы:
Как навести порядок в проектах за 2 недели и убедиться в том, что ИТ-решение вам подходит?
Сегодня гибкость и возможность оперативно меняться, чтобы соответствовать внешней среде – залог выживания и успеха в бизнесе. Как правило, все изменения в компании и ее развитие происходят через реализацию проектов. Управлять этим в ручном режиме – непозволительная роскошь: уходит много ценных ресурсов – времени, денег, сил. Компании идут в сторону выбора ИТ-решений, но на рынке доступны сотни различных инструментов. Очень сложно определить, какое из них подойдет под специфику проектов конкретной компании, сможет ли закрыть ключевые задачи бизнеса и привести к нужному результату. Как определиться?
История одной компании
Не так давно к нам обратились представители ИТ-департамента одной крупной федеральной компании, которая занимается дорожным и промышленным строительством. До этого у них не было утвержденных регламентов и специализированной системы управления проектами. Планирование и отчетность по проектам велись в Excel, для управления задачами использовался таск-менеджер, функциональности которого было явно недостаточно для текущего объема работ по проектам.
Покупку полноценного ИТ-решения необходимо было обосновать руководству компании. Наши консультанты предложили начать знакомство с возможностями системы с небольшого решения «Реестр проектов» от ADVANTA со встроенной методологией управления проектами по контрольным точкам и функцией контроля проектов.
«Реестр проектов» стал оптимальным решением для компании на этом этапе внедрения проектного подхода − помог быстро навести порядок, наладить оперативное управление портфелем ИТ-проектов и своевременно реагировать на отклонения в ходе их реализации.
Рис 1. Пример отчета по портфелю проектов в «Реестре проектов»
При этом внедрение проходило поэтапно, позволяя сотрудникам в спокойном рабочем режиме выполнять и свои текущие задачи, и заниматься новым проектом, связанным с внедрением информационной системы. В течение первой недели они занесли в систему пользователей и все проекты департамента. За вторую – утвердили контрольные точки, сроки выполнения и ответственных за результат. На третьей – разобрались с отчетностью, установили периодичность ее подготовки и уже начали получать первые результаты.
Даже за такой небольшой срок и с применением выборочного функционала стало очевидно, что решение работает:
- Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом.
- С нескольких дней до 20 минут сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам.
- Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по портфелю проектов.
- Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
- Нет необходимости в разработке методологии, она уже «встроена» в предложенное ИТ-решение.
Как известно, «аппетит приходит во время еды». Протестировав возможности платформы ADVANTA в рамках этого решения, руководство компании планирует масштабировать систему на все подразделения и существенно расширить применяемую функциональность. Готовится проект внедрения системы с индивидуальными настройками, помимо уже используемого функционала по контролю проектов туда войдут модули по стратегическому управлению, управлению финансами и ресурсами компании.
Рис 2. Дорожная карта проектов по контрольным точкам
Это решение можно рекомендовать и тем, кто только хочет попробовать автоматизировать проектные задачи, но не готов тратить существенные бюджеты на ИТ-продукт и много времени на внедрение, и тем, кто уже начал выстраивать систему управления проектами, но пока не имеет потребности в расширенном функционале. После завершения пилотного внедрения решение «Реестр проектов» при желании можно развивать, добавляя функциональность и контуры под конкретные потребности: управление финансами, рисками, ресурсами, изменениями, идеями, активами и пр.
Как запустить «Реестр проектов»
По сути, внедрение «Реестра проектов» не требует длительной подготовки – инструменты уже встроены в систему. Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, необходимо выполнить 5 простых шагов:
- Завести в систему пользователей: руководителей проектов, ответственных за результаты, высшее руководство.
- Создать портфели. Для каждого портфеля проектов назначается руководитель, устанавливается свой период сбора и предоставления отчетности.
- Внести в систему все проекты: заполнить паспорта (карточки) проектов, назначить руководителей.
- Задать контрольные точки, указать сроки, назначить ответственных за их достижение.
- Начать собирать статусы по проектам и контрольным точкам из системы в автоматическом режиме. Для этого в решении настроены 7 отчетов и 2 дашборда с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем проектов: наличие устава, базового плана, выполнение планов по срокам для каждого проекта. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.
Рис 3. Дашборд «Проблемные проекты»
Почему стоит попробовать?
«Реестр проектов» – готовое и уже настроенное решение, которое выгодно отличается и от обычных таск-менеджеров с их ограниченной функциональностью, и от сложных специализированных систем, которые создаются или настраиваются под процессы и задачи конкретной компании. Основное преимущество «Реестра проектов» – быстрое и недорогое развертывание за счет встроенной методологии и поддержки основных процессов проектного управления. Это позволяет произвести запуск системы в течение всего 2-3 недель и сразу начать получать первые результаты:
- Собирать и структурировать информацию по проектам и портфелям.
- Осуществлять поэтапный контроль и управление проектами.
- Привязывать документы к проектам.
- Отслеживать статусы и степень выполнения проектов, прогнозировать риски по ним.
- Регулярно в автоматическом режиме собирать отчетность по проектам и их контрольным точкам.
Таким образом, внедряя «Реестр проектов», компании получают в пользование комплексное решение, позволяющее вести актуальный реестр всех проектов и оперативно контролировать их выполнение. Оно уже включает базовый, но достаточный для старта проектный функционал, который можно в последствии «нарастить» и настроить под конкретные задачи.
Поделиться в соц. сетях
Спасибо, Вы подписаны на рассылку!
С этого дня Вы будете регулярно получать полезные и исключительно практичные материалы по проектному управлению.
Что такое реестр проектов
Как алгоритмы Динамического ценообразования Profitbase увеличили доход девелопера до 7% в месяц и переехали из облака в цифровой контур застройщика.
Один из самых крупных девелоперов России
ГК ТОЧНО (2-е место в ТОП застройщиков Краснодарского края, 9-е место в ТОП девелоперов РФ) больше десяти лет развивает инфраструктуру Юга России.
Кроме десяти уже построенных ЖК девелопер возводит микрорайоны и социальную инфраструктуру, от школ и поликлиник до храмов и парков.
Общая площадь реализованных и обслуживаемых объектов ГК «Точно» — более 1 млн кв. м.
Миллион есть, еще полтора — на подходе
ГК ТОЧНО возводит еще полтора миллиона квадратных метров в пяти городах Краснодарского края и Республики Крым.
И новая задача возникла закономерно: старые методы работы с ценами попросту перестали поспевать за темпами роста.
«Объемы строительства колоссальные, сейчас идет работа над большими проектами. Например, ЖК Родные просторы (на фото ниже — Ред.) — это 29 домов. Старыми инструментами мы бы не смогли в моменте регулировать ценообразование», — говорит аналитик ГК ТОЧНО Инна Терещенко (на фото).
Инна принимает участие в ценообразовании всех объектов Группы и контролирует коммерческий блок компании.
До миллиона еще можно было работать по-старому
Чтобы принять решение о регулировании цен, Инне приходилось выгружать сделки из CRM, создавать сводные таблицы в Excel и накладывать их на нераспроданные лоты шахматки.
И, прежде чем утвердить новые цены, аналитику нужно было доказывать, почему на два одинаковых по характеристикам лота следует поднимать цены на разные коэффициенты. Согласование итоговых цен на один ЖК могло занимать до 5 часов.
Также образовался дефицит сотрудников, которые бы отслеживали продажи в моменте и управляли ценообразованием. В ГК ТОЧНО поняли, что теряют ликвидные площади и начали искать автоматизированное решение.
«Руководство пришло к выводу о том, что сотрудник физически может не успеть обработать большой объем продаж, чтобы оперативно принять решение о ценообразовании лотов — здесь компания теряет деньги», — рассказала Инна Терещенко.
Что могло закрыть потребности роста
Девелопер искал решение, которое бы справилось с ценообразованием на миллионы строящихся метров.
Предполагаемая система должна была:
• обоснованно сообщать о показателях, нуждающихся в корректировке;
• сделать цепочку согласования изменения цен более оперативной;
• работать на серверах ГК ТОЧНО, а не в «облаке».
Решение оказалось рядом
Profitbase уже встречался с ГК «Точно» на профильных конференциях для девелоперов.
На них представители IT-компании рассказывали о Динамическом ценообразовании Proftbase.
Система автоматизирует процесс формирования новых цен на основе данных. Алгоритмы отслеживают вымываемость и простой ассортимента, умеют прогнозировать продажи и сокращать цепочки согласования и публикации цен.
ГК ТОЧНО заинтересовалась системой Profitbase и захотела ее протестировать, но только при условии дальнейшей серверной отгрузки согласно требованиям политики безопасности Группы. Такой подход для IT-компании не новинка. Предложили запустить Динамическое ценообразование пилотным проектом и оценить его эффективность перед отгрузкой.
Готовились к запуску пилота
Динамическое ценообразование Profitbase должно было отработать в течение трех месяцев на одном объекте, чтобы доказать руководству ГК ТОЧНО свою пользу.
Перед внедрением в Profitbase хотели получить от клиента бриф, чтобы понять его потребности и предложить подходящий вид сборки системы.
«Бизнес-процессы могут отличаться в разных компаниях, и мы можем подстроить Динамическое ценообразование Profitbase под любые задачи. Преимущество нашей системы — ее адаптивность», — пояснил менеджер продуктов Profitbase Александр Ведерников.
Но в случае с ГК ТОЧНО бриф не потребовался: у клиента были конкретные задачи, которые требовалось решить.
«Руководство понимало, что объемы и масштабы большие — мы растем. Мы купим программу, нам настроят алгоритмы, подключат ЖК. На этом этапе отдаем деньги и потом не теряем средства, а приумножаем доход», — рассказала Инна Терещенко.
Три месяца за две недели: как прошел пилотный проект
Проект внедряли в жилом районе Патрики. Сложностей при внедрении проекта не возникло.
Спустя две недели руководитель IT-службы ГК ТОЧНО сообщил, что компания приняла решение подключать все объекты к Динамическому ценообразованию Profitbase. На вопрос Profitbase, почему клиент решил не дожидаться результатов пилотного проекта, был получен следующий ответ.
«Мы строим качественно и в срок. Соответственно, не можем не влиять на цену, если идет вымывание ликвидных лотов. Регулировать цену здесь и сейчас помогает Profitbase, и ярким примером для нас стал жилой район «Патрики» — первый проект, который мы запустили с Динамическим ценообразованием Profitbase. По мнению руководства ГК ТОЧНО, система показала свою эффективность благодаря информированию о необходимой переоценке», — отметила Инна Терещенко.
Руководство Группы увидело результат сразу после подключения: отклонения от финансовой модели стали минимальны. Руководители отделов продаж стали проводить переоценку в моменте. А Инне больше не приходится накладывать выборки из CRM на продажи и сверяться с квартирограммой, чтобы принять решение о ценообразовании площадей.
«Если раньше нужно было вручную для каждого помещения устанавливать цены, то с Динамическим ценообразованием Profitbase можно автоматически добавить коэффициенты, задать параметры — и все, система сама покажет, что и по какой цене продавать», — делится Инна Терещенко.
Следующим этапом стало внедрение системы в новые и уже существующие проекты.
Как удалось подружить Динамическое ценообразование и серверы ГК «Точно»
Условием подключения всех последующих ЖК к Динамическому ценообразованию стало соблюдение политики безопасности ГК ТОЧНО. Система должна работать на серверах клиента. Для Profitbase эта задача выполнима — заключили договор на серверную отгрузку и встроили систему в цифровой контур девелопера.
«Динамическое ценообразование Profitbase — это облачное решение. Мы храним данные на защищенных серверах и имеем все соответствующие сертификаты безопасности. Но если у девелопера есть собственные требования к безопасности, наша система может легко встроиться в его цифровой контур», — уточнил менеджер продуктов Profitbase Александр Ведерников (на фото).
Подключали проекты поэтапно — как только внедряли систему на один ЖК, сразу переходили к следующему.
«Получить согласие от всех — дело далеко не простое. Было много камней преткновения со стороны служб безопасности и директора по строительству. Тем не менее, коммерческий директор показала всем результат и эффективность работы системы. И это было одно из лучших решений — подключить Динамическое ценообразование Profitbase и настоять на том, чтобы мы работали с ним», — резюмировала Инна Терещенко.
Как сейчас ГК ТОЧНО работает с «Динамическим ценообразованием»
«В каждый проект захожу отдельно, открываю прайс-лист и проверяю рекомендации. В основном смотрю рекомендации по финмодели, которую мы заложили в Динамическое ценообразование Profitbase. Дополнительно смотрю рекомендации и по другим алгоритмам. Переоценка происходит в моменте», — поясняет Инна Терещенко.
Модель алгоритма встроилась в бизнес-процессы ЖК. Система обрабатывает данные, подсвечивает триггеры для изменения цен и предоставляет рекомендации клиенту. В ГК ТОЧНО видят эти рекомендации и принимают решение, учитывать ли их.
Средняя частота изменений цен ГК ТОЧНО по рекомендациям алгоритма — 4 раза в месяц.
И результат не заставил себя ждать — вымываемость лотов сведена к минимуму. Алгоритмы обращают внимание на затоваренный ассортимент и рекомендует снизить цену, либо запустить акцию, чтобы стимулировать продажи. В случае вымываемости система рекомендует повышать цены согласно финансовой модели.
«С Динамическим ценообразованием Profitbase мы смогли увеличить доход на 5%— 7% в месяц и это — средние показатели. В основном пуле переоценки рекомендации варьировались от 3% до 10%. Какие-то рекомендации исполняли, какие-то не применяли в связи с рядом объективных причин вымываемости, — рассказывает Инна Терещенко и добавляет: — Конечно, были лоты, которые повышали и более чем на 10%, но на сегодня все загруженные в Динамическое ценообразование проекты превышают стоимость финмодели от 10 тыс. руб. до 60 тыс. руб. за 1 кв. м».
Согласование цен стало проходить оперативней. Теперь окончательное решение на изменение цен остается за руководителем отдела продаж. Инна контролирует реализацию ценообразования согласно рекомендациям алгоритмов. Если где-то происходит отклонение от финансовой модели и руководитель отдела продаж не провел переоценку лотов, Инна дает распоряжение сделать это и контролирует процесс.
На этом Profitbase не оставил ГК ТОЧНО один на один с Динамическим ценообразованием. Сейчас девелопер поддерживает собственное оборудование, а IT-компания — саму программу, в том числе загружает обновления на сервер клиента.
«С появлением Profitbase у меня появилось время заниматься новыми задачами», — с удовлетворением отмечает Инна Терещенко.
Как отреагировали клиенты на новое ценообразование
«Если говорить о конечном потребителе и его отношении к динамическому ценообразованию, то клиент, конечно, считает, что повышение цен необоснованно и не понимает, почему он платит безумные деньги, — говорит Инна. — Но если грамотно продавать, как делают наши менеджеры («Мы продаем жизнь, а не квадратные метры»), тогда клиент начинает осмысливать, что у него будет 3 детских сада, 5 школ, 150 высаженных деревьев и другая инфраструктура от салона красоты до муниципальной поликлиники. В итоге клиент понимает, что действительно покупает не место для сна, а условия жизни».
Как планируется поддерживать проект
В будущем Profitbase проведет с ГК ТОЧНО индивидуальные доработки: добавит новые алгоритмы, новые триггеры и коэффициенты.
Индивидуальные доработки и модульность Динамического ценообразования — это возможность адаптировать алгоритмы под конкретные задачи и бизнес-процессы клиента.
СПРАВКА
Profitbase — цифровая экосистема для девелоперов, которая включает решения для управления продажами, проведением сделки, маркетингом и клиентским сервисом застройщика. Платформа запущена в 2016 году, сегодня решения Profitbase используют более 500 застройщиков в России и СНГ.