Как отправить в командировку не сотрудника организации

Командировки для внештатных сотрудников

Работодатель может отправить в деловую поездку как штатного, так и внештатного сотрудника. Для штатных сотрудников оформляют командировку, а для исполнителей на подряде — служебную поездку.

В статье рассказываем, как правильно оформить документы на служебную поездку и как начислять страховые взносы и платить налоги за внештатного сотрудника.

В чём отличие командировки и служебной поездки

Командировка и служебная поездка — это рабочая поездка сотрудника по требованию работодателя. Технически это одно и то же, главное отличие между командировкой и служебной поездкой — тип договора, который заключен с исполнителем.

Штатный сотрудник — это работник, с которым заключён трудовой договор. Для него работодатель оформляет командировку.

Внештатный исполнитель — сотрудник, которого нанимают на временные работы по договору гражданско-правового характера (ГПД или ГПХ). К таким договорам относится договор подряда или договор возмездного оказания услуг.

Для внештатных сотрудников работодатель оформляет служебную поездку. Внештатные сотрудники признаются не сотрудниками компании, а исполнителями по договору. Отношения между заказчиком и исполнителем регулируют нормы гражданского кодекса.

Командировка	Служебная поездка
Только для штатных сотрудников, с которыми заключён трудовой договор	Для внештатных исполнителей по договору ГПД

Это подтверждается: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Можно ли отправить внештатного сотрудника в командировку

По закону работодатель не может отправить внештатного исполнителя в командировку. Для этого нужно оформлять служебную поездку. В договоре должна быть указана формулировка «служебная поездка», условия поездки и возмещения компенсации.

Подтверждение: ст. 421, 783, п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ.

Как зафиксировать порядок компенсаций на служебную поездку в договоре ГПД

По договору ГПД работодатель возмещает затраты внештатного сотрудника в служебной поездке. В них входит:

• стоимость проезда,
• стоимость проживания,
• дополнительные расходы, которые связаны с проживанием в другой местности и подтверждены документами.

В договоре должен быть отражён порядок выплаты компенсации — в сумме вознаграждения, либо отдельно от суммы вознаграждения. Работодатель выбирает один из них и указывает условия в договоре ГПД.

1. Компенсация расходов на поездку включена в стоимость вознаграждения и проводится единой выплатой.

Например, компания выплачивает вознаграждение, в сумму которого включены затраты на поездку. Сотрудник получает одну выплату за служебную поездку — 50 000 ₽.

Пункт в договоре ГПД может выглядеть так: «Вознаграждение Исполнителя включает в себя все расходы Исполнителя, связанные с оказанием услуг по настоящему Договору. Расходы Исполнителя Заказчиком отдельно не оплачиваются».

Пункт говорит о том, что стоимость расходов во время служебных поездках исполнителя включается в цену договора и отдельно не оплачивается.

2. Компенсация расходов на поездку выплачивается отдельно от вознаграждения.

Например, компания выплачивает вознаграждение 30 000 ₽ и затем отдельно выплачивает сотруднику компенсацию затрат в поездке 20 000 ₽. Всего получается две выплаты.

Пункт в договоре ГПД может выглядеть так: «При необходимости оказания услуг в населённых пунктах, отличных от населённого пункта проживания Исполнителя, Заказчик дополнительно компенсирует расходы Исполнителя на проезд, проживание и питание в месте оказания услуг.

Указанные расходы оплачиваются Заказчиком по фактическим затратам в течение 7 (семи) календарных дней с момента предоставления Исполнителем отчёта о фактических затратах и приложенных к нему подтверждающих документов.

Возмещение расходов, предусмотренных настоящим пунктом, осуществляется в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на банковский счет Исполнителя.

Компенсация расходов, не указанных в пункте настоящего Договора, (то есть компенсация иных расходов) включена в размер вознаграждения Исполнителя и дополнительно не выплачивается.»

Количество дней и порядок выплаты компенсаций могут быть любыми.

От того, какой тип компенсации вы выбрали, зависит порядок удержания НДФЛ, налога на прибыль и начисления страховых взносов.

Как отразить в бухучёте расходы на служебную поездку

Бухгалтерский учёт ведут только юридические лица — ООО, некоммерческие организации и акционерные общества. Индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета. Они могут вести бухучёт, но не обязаны.

Юрлица отражают расходы на служебные поездки по кредиту счёта 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Дебет счёта будет зависеть от вида деятельности компании (производственная, торговая) и характера расходов, связанных со служебной поездкой.

Какие могут быть проводки:

Дебет 20 кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с производственной деятельностью). Например, ваша компания производит одежду. Вы нанимаете стороннего исполнителя из другого города, чтобы он отремонтировал швейные машины. Исполнитель будет оказывать работы по производственной деятельности.

Дебет 25 (26), кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с текущей деятельностью).

Дебет 44, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с реализацией или торговлей).

Дебет 08, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с приобретением внеоборотных активов).

Дебет 10, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с приобретением материально-производственных запасов). Например, ваша компания занимается строительством и исполнитель ездил в другой регион за стройматериалами.

Дебет 28, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции);

Дебет 91.2, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с получением прочего дохода). В составе прочих расходов можно отражать расходы, которые не учитываются в основной деятельности компании. Например, если вы нанимаете по договору ГПД ведущего для корпоратива.

Какие страховые взносы нужно начислять на сумму компенсации за служебную поездку

Страховые взносы делятся на два типа:

1. Взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование
2. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При выплате вознаграждений по ГПД необходимо начислять страховые взносы на обязательное страхование.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний необязательны. Работодатель может начислять эти взносы по договоренности с сотрудником.

Обычно компании прописывают такие условия в договоре ГПД при найме сотрудников на опасные работы, например, связанные со строительством или с подъёмом на высоту. Если сотрудник получит травму, ему будет начислено больничное пособие.

Как начислять страховые взносы на сумму компенсации за служебную поездку

При начислении страховых взносов по ГПД нужно учитывать порядок компенсации и налоговый режим исполнителя — ИП, самозанятый или гражданин без статуса ИП или самозанятого.

Исполнитель без статуса ИП или самозанятого

Компенсация расходов на поездку включена в общую сумму вознаграждения. Работодатель начисляет страховые взносы со всей суммы вознаграждения.

Подтверждение: п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.

Компенсация расходов на поездку выплачивается отдельно от вознаграждения. Работодатель не должен начислять страховые взносы на сумму компенсации. Компенсация издержек подрядчика предусмотрена положениями Гражданского кодекса РФ (п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ), поэтому признается установленной и не облагается страховыми взносами.

Подтверждение: пп. 16 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ, абз. 11 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., письма Минфина России № 03-15-06/53442 от 21 августа 2017 г.

Исполнитель указан в договоре как ИП

ИП сами уплачивают страховые взносы за себя. Работодатель не должен начислять страховые взносы на сумму вознаграждения.

Исполнитель указан в договоре как самозанятый

По общему правилу сумма вознаграждения не облагается взносами, если сумма компенсации включена в стоимость вознаграждения и исполнитель выдал вам чек.

Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-06/76866 от 22 сентября 2021 г.).

О случаях, когда сумма компенсации выделена отдельно, в законодательстве ничего не сказано.

Для работы с самозанятыми рекомендуем включать сумму компенсации за служебные поездки в стоимость вознаграждения. Тогда сумма не будет облагаться страховыми взносами.

Как удерживается НДФЛ при компенсации расходов на служебные поездки

С компенсации расходов на служебные поездки исполнителя по ГПД удерживается НДФЛ. При этом не важно, какой тип компенсации указан в договоре — в составе вознаграждения или отдельно от него.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы гражданина, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ). К доходам гражданина в натуральной форме относится оплата (полностью или частично) за него нанимателем товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).

Если компания оплачивает за сотрудника билеты и проживание в командировке, эта компенсация признается доходом гражданина в натуральной форме. НДФЛ удерживается и с суммы вознаграждения, и с суммы компенсации расходов в служебной поездке.

Исполнитель указан в договоре как ИП

Работодателю не нужно удерживать НДФЛ с оплаты услуг ИП. ИП сами уплачивают налог на доход (п. 1-2 ст. 227 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/30660 от 26 июня 2014 г.).

Исполнитель указан в договоре как самозанятый

В законодательстве нет разъяснений по налогообложению дохода самозанятых. При этом в соответствии с ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 422-ФЗ от 27 ноября 2018 г. плательщики НПД освобождаются от НДФЛ в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения в рамках спецрежима (письмо Минфина России № 03-04-06/76866 от 22 сентября 2021 г.).

Если вы заключили с самозанятым договор ГПД и включили компенсацию расходов на поездку в стоимость вознаграждения, то сумма освобождается от НДФЛ при условии, что самозанятый выдал вам чек.

В отношении ситуации, когда компенсация расходов на служебные поездки выделена в договоре ГПД отдельно, чётких рекомендаций в законе нет.

Для работы с самозанятыми мы рекомендуем включать сумму компенсации за служебные поездки в стоимость вознаграждения. Тогда сумма не будет облагаться НДФЛ.

Как удерживать налог на прибыль при компенсации расходов на служебные поездки

Налог на прибыль платят юридические лица — ООО, АО на общей системе налогообложения, ПАО. ИП не платят налог на прибыль.

При расчёте налога на прибыль нельзя учитывать расходы на служебные поездки для исполнителей по ГПД.

По общему правилу компенсация расходов в служебной поездке происходит в интересах исполнителя, поэтому расходы не соответствуют критериям признания по п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ и не могут учитываться в уменьшение налогооблагаемой прибыли (письмо Минфина России № 03-04-06/45204 от 5 августа 2015 г.).

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/54684 от 24 сентября 2015 г., № 03-03-06/1/723 от 16 октября 2007 г., № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Компания отправляет в служебную поездку иностранного сотрудника

Если компания является приглашающей стороной, то для иностранных граждан установлены гарантии, в том числе на материальное обеспечение в период пребывания в России и при выезде из нее.

Считается, что компания заинтересована в иностранном специалисте и отправляет его в служебную поездку в своих интересах. Компания несет расходы в своих интересах, компенсацию можно признать в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Сумму компенсации можно признать экономически обоснованной, если у компании есть подтверждение расходов.

В этом случае расходы на служебную поездку иностранного сотрудника можно учитывать в категорию «Прочие расходы». В неё попадают расходы, связанные с производством и реализацией.

Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-06/4/24 от 30 марта 2011 г.; пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ

Как проводить компенсацию расходов на служебную поездку иностранного сотрудника?

Включите сумму компенсации расходов в поездке в сумму вознаграждения и выплатите всё единой суммой. Тогда организация сможет учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли как расходы на оплату труда (п. 21 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ).

Подтверждение: п. 4 ст. 421, п. 2 ст. 709, п. 1 ст. 781 Гражданского кодекса РФ.

Учитываются ли служебные поездки в расходах при УСН

Ниже речь пойдёт о компаниях, у которых в качестве объекта налогообложения выбраны «доходы минус расходы».

Система налогообложения	Можно ли учитывать расходы при расчете налогов
УСН «Доходы минус расходы»	Да
УСН «Доходы»	Нет
Патент для ИП	Нет

Есть два варианта учёта расходов на служебные поездки для расчета налога при УСН:

Компенсация включена в общую сумму вознаграждения по ГПД. Можно учесть всю сумму компенсации в качестве расходов на оплату труда на основании пп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/5255 от 9 февраля 2015 г., ФНС России № 02-1-08/222 от 20 октября 2006 г.

Можно учесть суммы вознаграждения в составе других расходов в рамках закрытого перечня услуг. Например:

• затраты на юридические услуги
• расходы на услуги по ведению бухучета

Подтверждение: пп. 14, 15, 36 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Компенсация расходов выплачивается отдельно. Нельзя уменьшать налоговую базу только на сумму компенсации служебных поездок исполнителей по ГПД. Такого вида расходов нет в закрытом перечне расходов при применении УСН.

Исполнитель указан в договоре как ИП или самозанятый

Нельзя учитывать компенсацию расходов на служебную поездку в составе расходов на оплату труда.

Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-06/1/63730 от 22 июля 2020 г.

Работодатель может учесть вознаграждение ИП или самозанятым по другим статьям расходов. Например, как расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги.

Если в рамках закрытого перечня на УСН учесть расходы нельзя, то списать их в уменьшение налоговой базы не получится.

Какие документы нужны для подтверждения расходов

Чтобы подтвердить расходы исполнителя в служебной поездке, нужно предоставить следующие документы:

Как оформить командировку для человека, не являющегося сотрудником вашей компании

Что делать, если нужно отправить в командировку коуча, спикера, приглашенного эксперта или внештатного работника?

Это мог бы быть наш самый короткий материал, потому что «не сотрудника» отправить в командировку нельзя. Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка осуществляется только сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем. «Состоящие в трудовых отношениях» — значит, работающие по трудовому договору. Дизайнер или копирайтер, работающий по договору подряда, консультант, приглашенный коуч или спикер не считаются вашими сотрудниками, поэтому понятия «командировка», «командировочные расходы» к ним нельзя применить. Однако при необходимости вы можете оплатить им проезд и проживание. Объясняем как.

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

С внешними специалистами вы работаете в рамках Гражданского кодекса (не Трудового!) и пользуетесь договором гражданско-правового характера: например, договором подряда или возмездного оказания услуг.

Популярное решение — «зашить» расходы на дорогу, проживание, питание в гонорар исполнителя. Это разрешено ст. 709 ГК РФ: «цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение». Стороны оценивают сумму дополнительных расходов. Чтобы быстро сориентироваться по стоимости номеров отелей и билетов, можно проанализировать предложения на OneTwoTrip. При необходимости сумму на билеты и оплату отеля можно отнести в качестве предоплаты.

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

1. Вознаграждение исполнителя составляет 230 (двести тридцать) тысяч рублей.
2. Исполнитель за свой счет оплачивает проезд рабочей бригады до места выполнения работ и проживание на весь период их проведения
3. Предоплата по настоящему договору составляет 30 (тридцать тысяч) рублей.

Если вы считаете, что такой подход сильно увеличивает стоимость договора, и хотите большего контроля расходов на проезд и проживание, то можете пойти другим путем: взять заботы по организации и оплате поездки на себя. Ст. 718 ГК РФ называет такую практику «содействием заказчика исполнению договора». В этом случае в договоре перечисляются все пункты, в рамках которых может быть оказано содействие.

1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
   • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
   • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
   • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ. Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю. Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Еще один вариант оплаты командировочных расходов — позволить спланировать поездку подрядчику, но компенсировать расходы в соответствии с чеками, заранее оговорив лимиты.

Это прописывается отдельным пунктом в договоре, где вы в указываете, какие именно затраты и в каком размере готовы возместить. Например:

• затраты на проезд (ж/д или авиабилеты, такси, аэроэкспресс, автобус, метро и т. д.), не более 20 тысяч рублей;
• затраты на проживание (найм жилья или проживание в гостинице), не более 10 тысяч рублей;
• затраты на питание (счета из кафе или магазинов), не более 5 тысяч рублей.

Как это может выглядеть в договоре

1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 тыс. (двести тысяч) рублей.
2. Заказчик компенсирует исполнителю затраты, связанные с исполнением настоящего договора:
   • затраты на проезд к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
     • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
     • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно.
   • затраты на проживание по месту исполнения договора. Затраты на проживание включают:
     • оплату двух суток проживания в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора в стандартных одноместных номерах;
   • затраты на питание и иные бытовые расходы во время нахождения в месте исполнения договора в объеме не более 3000 (трех тысяч) рублей в день на одного человека.

После поездки исполнитель должен предоставить вам документы, подтверждающие все расходы: билеты, счета из гостиниц, чеки из кафе и магазинов.

Вариант 2. Срочный договор

Альтернативный гражданско-правовому договору вариант — заключить срочный трудовой договор с подрядчиком на время командировки. Тогда вы стандартно оформите служебную поездку, работник получит суточные, командировочные и возмещение расходов на транспорт и проживание.

Однако важно отметить, что срочный трудовой договор привлекает повышенное внимание трудовых инспекций. ТК регламентирует случаи заключения такого вида договора и безопаснее всего его применять в случае, когда новый сотрудник замещает штатного сотрудника (например, если последний находится в отпуске по уходу за ребенком или в учебном отпуске). В остальных случаях проверяющие органы могут предположить, что работодатель хочет избежать социальной ответственности за сотрудника и попросят предоставить основания для заключения подобного договора.

Если вы хотите узнать, как заполнять приказ о продлении или отмене командировке, а также как оформлять служебное задание на командировку, прочитайте наши статьи:

Как отправить в командировку не сотрудника организации?

Командировка не сотрудника организации практикуется довольно часто. Связано это с тем, что существует ряд направлений, не обязательных для привлечения узкого специалиста в штат компании. Однако крупные корпорации нередко привлекают внештатных сотрудников для решения рабочих задач, например, в рамках взаимодействия с зарубежными партнёрами, продвижения бизнеса.

Какие приглашенные работники участвуют в созидательных процессах крупных и небольших компаний, как направить ценного внештатного специалиста в рабочую поездку, расскажем далее.

Что говорит закон?

Согласно статье 166 Трудового Кодекса РФ, специалиста, не состоящего в штате организации, отправить в командировку невозможно. Для законного оформления служебной поездки необходимы официально оформленные трудовые отношения с работодателем, а именно трудовой договор.

Приглашенные сотрудники работают, как правило, на основе договора подряда, получая фиксированную сумму оплаты за оказываемую ими услугу. В категорию внештатных специалистов организации входят дизайнеры, коучи, копирайтеры, консультанты по узким вопросам, подрядчики, бизнес-тренеры, фотографы и представители других профессий. Можно ли направить их в служебную поездку?

Такой вариант возможен при условии, что организация оплатит сотруднику проживание, питание и другие дополнительные расходы в качестве вознаграждения и компенсации понесённых убытков. Командировочные расходы прописываются в гражданско-правовом договоре (не путать с трудовым) как возмездное оказание услуг.

Важный момент: условия сотрудничества обсуждаются между работодателем и внештатным сотрудником. Достигнутые договоренности оформляются в формате гражданско-правового договора с перечислением всех пунктов, согласно которым выплачивается вознаграждение. Документ оформляется до того, как будет достигнута договорённость об отправке специалиста в командировку.

Как начисляются выплаты и компенсации?

Как говорилось выше, все этапы сотрудничества указаны в договоре. Кроме того, указываются суммы, которые руководитель организации обязан выплатить работнику по возвращении из деловой поездки. Оформлять документ нужно правильно, с соблюдением ГК РФ (статья 709), где даны пояснения, что выплаты, прописанные в договоре, включают расходы на питание и проживание.

Эти моменты лучше обсудить заранее и закрепить внесённым авансом. Случается, работодатель предполагает, что внештатный специалист поселится в недорогой гостинице, а другая сторона планирует снять хорошую квартиру в центре города.

Рассмотрим, какие законные варианты практикуют руководители предприятий, отправляя приглашённых работников в командировку.

Сотрудничество по договору с предоплатой

При оформлении договора прорабатываются следующие пункты:

• Аренда жилья;
• Транспортные расходы;
• Питание;
• Вознаграждение за выполненную работу.

Предприимчивые работодатели организуют поездку сами: подыскивают недорогие билеты, бюджетное жильё, бронируют номер в гостинице. Стоимость услуг обсуждается индивидуально.

Другой вариант – оплата расходов в командировке по факту, согласно предоставленным справкам и чекам. Перед тем, как отправить сотрудника в поездку, лучше обсудить лимит «на берегу» и обозначить их в гражданско-правовом договоре. Например, проезд любым видом транспорта в пределах 30 тыс. рублей, проживание в гостинице – не более 15 тыс. рублей, питание в рамках 7 тыс. рублей. Такой подход дисциплинирует исполнителя и защищает работодателя.

Работа по срочному трудовому договору

В данном случае оформляются стандартные документы для того, чтобы отправить специалиста в командировку с полным пакетом выплат, предусмотренных для штатных сотрудников.

Схема стандартная:

• Подготовка служебной записки с подписью руководителя структурного подразделения или зама;
• Издание приказа о командировке;
• Бронирование билетов и гостиничного номера;
• Выплата командировочных;
• Оформление авансового отчёта.

Если работодатель и исполнитель заинтересованы друг в друге, они всегда смогут договориться о взаимовыгодном сотрудничестве, не нарушая нормы российского законодательства и Трудового кодекса РФ.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Какими документами оформляется командировка в 2023 году

Документы для командировки в 2023 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

• Т-9, если командируете одного человека;
• Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

ВАЖНО! С 01.01.2013 применять унифицированные формы документов необязательно. Допустимо разработать собственный бланк и утвердить его в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в действие ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В новом стандарте прописан перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними. О ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье. Положение о том, что местом хранения документов может быть только РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

• При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
• При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
• Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
• Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

— договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
• Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

• По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
• При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.

Итоги

Пакет документов по командировке в 2023 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.