Протокол согласования договорной цены для чего он нужен

Протокол согласования цены по 44-ФЗ: что это за протокол и в каких случаях используется? + образец протокола

Стоимость контракта — один из самых важных пунктов в договоре на оказание услуг или поставку товаров между заказчиком и поставщиком. Но бывают случаи, когда сразу невозможно определить реальную цену тех или иных товаров или услуг. Часто такое случается при подписании договора строительного подряда.

Тогда можно подключить дополнительный документ — протокол согласования договорной цены.

О том, как его применить и составить, а также о других тонкостях мы и поговорим в данной статье.

Что такое протокол согласования цены?

Протокол согласования договорной цены (далее — ПСЦ) — это документ, в котором окончательно фиксируется стоимость товаров, работ или услуг, в случае если на момент подписания основного договора у сторон нет по какой-то причине четко обозначенной стоимости. Он может помочь значительно снизить риск и обезопасить поставщика. Часто такой документ используется в закупках по 223-ФЗ. В тендерах по 44-ФЗ его могут применить при закупках у единственного поставщика .

Таким образом, основная задача ПСЦ состоит в том, чтобы зафиксировать стоимость товаров, работ или услуг, не внося, при этом, изменений в основной документ.

Зачем нужен протокол согласования договорной цены?

ПСЦ применяют в том случае, когда на этапе подписания контракта исполнитель не может точно определить цену товаров, работ или услуг, тогда указывается примерная стоимость. А после того, как цена становится точной, составляется протокол.

В какой форме составлять протокол согласования цены к договору?

В российском законодательстве нет утвержденного образца ПСЦ. Как правило, он составляется в произвольной форме. Но есть исключение. Пункт 10 Правил

формирования отпускных цен на лекарственные препараты, включенные в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов, организациями оптовой торговли, аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями и медицинскими организациями (утв. Постановлением Правительства РФ от 29 октября 2010 г. № 865 ) регулирует форму протокола согласования цены.

Какие пункты должна включать свободная форма согласования протокола договорной цены?

ПСЦ может быть создан как в печатном, так и в рукописном варианте и должен включать в себя следующие пункты:

1. Наименование документа;
2. Дата, номер;
3. Реквизиты договора;
4. Также важно указать, что данный протокол является основанием для расчетов к указанному договору;
5. Наименования сторон полностью;
6. ФИО и должности лиц, подписывающих протокол (как правило, они должны быть теми, кто также подписывал договор);
7. Наименование и реквизиты документов, подтверждающих полномочия подписантов;
8. Наименование товаров, работ, услуг, количество, единицы измерения, стоимость за единицу каждого товара (работы, услуги), валюта, итоговая стоимость. Важно указать не только стоимость каждой позиции за единицу и за количество, но и итоговую стоимость по контракту;
9. Условия по НДС;
10. Подписи обеих сторон;
11. Печати.

Важный момент! В случае, если контракт заключен с физическим лицом, оно имеет право не ставить печать. Также рекомендуем все цифры в стоимости товаров (работ, услуг) дублировать в печатном варианте. В случае каких-либо опечаток в цене в цифровом варианте, вы всегда сможете в суде подтвердить цену, если она была написана словами.

Применение протокола согласования цены

Как мы уже говорили ранее, стоимость контракта является одним из самых существенных его условий. Могут возникнуть ситуации, когда, казалось бы, все моменты оговорены, все важные пункты договора включены, а точную цену контракта определить на данном этапе невозможно. Тогда участники могут заключить договор, но с одним важным условием. Они должны четко обозначить намерение в ограниченные сроки (их также важно прописать) подписать дополнительный документ — утверждение стоимости. В договоре должен быть зафиксирован способ определения цены. Например, возможность установить стоимость соглашением между заказчиком и поставщиком, которая будет указана в протоколе с учетом среднерыночных цен. Важно приложить подтверждающие документы.

Важно понимать, что протокол согласования цены является дополнительным документом, но не дополнительным соглашением к договору. Его необходимо составить и подписать в самые короткие сроки после заключения контракта.

Сколько протоколов согласования цены может быть составлено к одному договору?

Закон не регламентирует данный вопрос, поэтому их может быть столько, сколько необходимо для уточнения цены договора. Часто, в связи с многоступенчатостью и большой разновидностью работ или услуг, к каждой из позиций в договоре составляют отдельный протокол.

Подлежит ли оспариванию протокол?

В момент обсуждения цены в случае, если одна из сторон с ними не согласна, она может не подписывать протокол. Но после того, как он подписан обеими сторонами, его оспаривание возможно только в судебном порядке. В связи с этим, прежде чем подписывать ПСЦ, обеим сторонам следует полностью согласовать условия.

Кто может составить протокол?

Чаще всего, составителем ПСЦ является исполнитель или представитель с его стороны: юрисконсульт, менеджер или секретарь. После того, как все условия протокола оговорены и зафиксированы, документ передается непосредственно на подпись сторонам. Сначала исполнителю, затем заказчику.

Содержание и хранение протокола

После того, как протокол окончательно оформлен, подписан обеими сторонами и завизирован, его следует хранить, как Приложение к договору вместе с ним в отдельной папке. Доступ к данным документам должен быть ограничен. После того, как контракт будет исполнен или утратит свою актуальность, весь пакет документов вместе с протоколом передается в архив организации и хранится там столько времени, сколько установлено правилами компании. Далее документы утилизируются.

Шаблон протокола согласования цены вы можете скачать по этой ссылке, а пример заполнения по этой ссылке.

Протокол согласования цены

Поскольку документ носит название «протокол» то он представляет собой не только дополнительное соглашение, но и фиксацию самой процедуры переговорного процесса между контрагентами по согласованию цены.

Когда составляется

Любой договор — это продукт свободного волеизъявления сторон при условии отсутствия противоречий между этой волей и законом. Поэтому в рамках договорных правоотношений стороны вправе принимать любые дополнительные соглашения, не запрещенные законом, в том числе и оформлять протокол согласования цены.

Причиной создания протокола может быть либо нежелание сторон отражать цену в тексте договора, либо возникновение в процессе исполнения договора изменений, приведших к последующему изменению цены. В качестве изменений, требующих корректировки цены могут приниматься:

• изменение цен на материалы по договору подряда на строительство объекта;
• увеличение таможенных пошлин;
• необходимость в выполнении дополнительных работ;
• удорожание транспортных услуг и т.д.

Составление протокола

Как мы уже сказали выше, протокол — это отображение некоей процедуры, в рассматриваемом случае — процедуры согласования цены.

Поскольку протокол носит вторичный характер, то есть производен от основного договора, он оформляется он с учетом основного документа. Так, в текст протокола вносятся следующие сведения:

1. номер и дата заключения основного договора;
2. предмет основного договора;
3. наименования контрагентов и ФИО должностных лиц, участвовавших при заключении основного договора и при согласовании цены;
4. выражение согласия контрагентов на установление цены по результатам переговоров;
5. цифрами и прописью собственно цена договора;
6. перечисление товаров, услуг или работ, а также материалов, которые будут оказаны, проданы или использованы за установленную протоколом цену;
7. причина составления протокола, например, необходимость в выполнении тех или иных работ, которые не были обговорены в основном договоре;
8. срок осуществления работы или поставки товаров по дополнительной обговоренной цене;
9. способ и сроки оплаты, условия предоставления необходимых документов;
10. банковские реквизиты и подписи представителей контрагентов.

В рамках данной статьи представлен типовой шаблон протокола согласования цены и образец его заполнения.

Протокол согласования договорной цены

Составление протокола согласования договорной цены происходит в тех случаях, когда определить окончательную стоимость договора на этапе его заключения не представляется возможным. Протокол не имеет строго обязательного назначения (его можно заменить, например, дополнительным соглашением к договору), но в некоторых случаях именно он позволяет наиболее оптимальным и быстрым способом утвердить финансовые отношения между сторонами.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

В каких случаях составляется протокол согласования стоимости

В большинстве своем заказчики и исполнители стремятся прописать все условия сделки, в том числе и цену непосредственно в договоре. Однако встречаются ситуации, когда сделать это в определенный момент времени просто невозможно.

Такое, как правило, бывает при заключении договоров, выполнение которых носит многоступенчатый характер, например, связанных со строительными работами.

Часто они бывают растянуты на достаточно длительный период и исполнитель не может сразу предусмотреть регулярно меняющуюся стоимость некоторых услуг, материалов и т.д. Именно поэтому в основном договоре отражается их приблизительная цена на текущее время, а окончательная устанавливается протоколом согласования договорной цены, когда все параметры обретают ясность и точность.

Таким образом, основная цель создания данного протокола, составляемого между двумя сторонами и являющегося неотъемлемым приложением к договору — зафиксировать стоимость услуг, работ или товаров, не внося изменений в основной документ.

При этом критерии и условия формирования окончательной стоимости должны быть указаны в самом договоре.

Следует отметить, что по сложившейся в России практике, наличие протокола согласования договорной цены достаточно часто позволяет решить возникающие между предприятиями вопросы и разногласия оптимальным образом, особенно в тех случаях, когда дело доходит до судебной инстанции. При этом важно, чтобы цена, указанная в протоколе имела под собой достаточно четкие и веские документальные обоснования и соответствовала среднерыночным показателям.

Сколько раз можно писать протокол согласования цены к одному договору

По сути дела закон никак не ограничивает количество таких документов. Дело в том, что часто так называемые «рамочные» договоры предусматривают целый комплекс услуг, стоимость которых нельзя определить заранее. В этом случае в договоре указывается достаточно примерная общая цена и затем, к каждой из прописанных в нем позиций, составляется отдельный протокол согласования договорной цены.

Подписание таких протоколов дает возможность значительно оптимизировать документооборот между предприятиями, поскольку данные протоколы не изменяют условий договора, а, по сути, лишь уточняют и подтверждают их.

Можно ли оспорить протокол

Если одна сторона договорных отношений высылает другой протокол согласования с ценами, которые не устраивают вторую сторону, протокол можно и не подписывать, добиваясь изменения указанных в нем значений. Но если документ между предприятиями заверен надлежащим образом, оспорить его можно будет только в судебном порядке. Именно поэтому, прежде чем подписывать данный документ, следует убедиться в том, что вся указанная в нем информация полностью всех устраивает.

Кто составляет протокол

Обычно непосредственным составителем протокола согласования цены является представитель со стороны исполнителя:

• юрисконсульт,
• менеджер структурного подразделения,
• секретарь организации.

После того, как в документе указывается окончательная уточненная стоимость, данный сотрудник передает протокол на утверждение директору предприятия, без подписи которого он не приобретет законной силы. Затем протокол отправляется заказчику, который, при условии согласия с внесенной в него ценой, также должен подписать его на уровне руководства.

Образец протокола согласования договорной цены

Унифицированной формы протокола нет, пишется он в произвольном виде, или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть моменты, которые в протоколе согласования цены указывать нужно обязательно:

• наименование документа,
• номер,
• дату и место его создания,
• полные название предприятий, между которыми заключен договор.
• следует указать суть достигнутого соглашения, а именно вписать точную стоимость товаров, услуг или работ, предусмотренных договором.

После достижения согласия в данном вопросе, именно это значение должно быть указано в счете, который выставляет исполнитель заказчику.

Протокол может иметь сколько угодно пунктов. Например, в качестве дополнительной информации можно указать условия проплаты денежных средств (будут они выплачиваться в полном объеме единовременно или несколькими частями поэтапно и т.п.).

При необходимости к протоколу можно приложить и бумаги, подтверждающие условия формирования окончательной стоимости товаров или услуг.

Правила оформления протокола

Как и составление протокола, его оформление полностью отдается на откуп организациям: документ можно писать на простом листе формата А4 или на фирменном бланке предприятия, причем как в рукописном, так и в печатном виде. Протокол должен быть в обязательном порядке заверен подписями руководителей обеих сторон, участвующих в договоре или их представителями.

Заверять протокол печатями на сегодняшний день строгой необходимости нет, т.к. начиная с 2016 года юридические лица освобождены от требования закона удостоверять свои документы при помощи печатей и штампов.

Порядок содержания и хранения протокола

После окончательного оформления и визирования протокол, как приложение к договору, должен храниться в отдельной папке, доступ к которой надо ограничить. Когда актуальность его будет утрачена, его следует передать на хранение в архив организации, где он должен содержаться на протяжении периода, установленного для такого рода бумаг , после чего его можно утилизировать.

Особенности оформления протокола согласования цены

В большинстве гражданско-правовых договоров существенным условием выступает цена. При заключении договора у сторон возникает вопрос, каким образом оформить условие о цене: указать цену в самом договоре или установить порядок ее определения в отдельном документе (протоколе согласования цены)? Когда необходимо составлять протокол согласования цены и кто должен это делать? Какие сведения необходимо включать в него? В чем опасность ошибок при составлении данного документа? Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Когда без протокола согласования цены нельзя

Протокол согласования цены — это документ, который фиксирует цены поставщика (продавца, подрядчика, исполнителя) при поставке продукции (выполнении работ, оказании услуг). В некоторых случаях без протокола согласования цен реализация товаров (работ, услуг) невозможна.

Составлять протокол согласования цены необходимо в следующих случаях:

— если это прямо предусмотрено законодательством, например:

к договору, предметом которого являются разработка проектной документации и (или) выполнение изыскательских работ, необходимо прилагать, помимо прочего, протокол согласования договорной (контрактной) цены <*> ;

цена подрядных работ (строительства объекта (выполнения строительных, специальных, монтажных работ) определяется на основании цены предложения подрядчика, выбранной заказчиком, с оформлением протокола согласования договорной (контрактной) цены на строительство <*> .

К договору строительного подряда также необходимо прилагать, помимо прочего, предложения (расчеты) подрядчика о формировании договорной (контрактной) цены и протокол ее согласования <*> ;

— по соглашению сторон, если договором предусмотрено, что цены на товары определяются в протоколах согласования цены.

Если по договору купли-продажи передаче подлежат товары в определенном соотношении по видам, моделям, размерам, цветам и иным признакам (ассортимент), продавец обязан передать покупателю товары в ассортименте, согласованном сторонами <*> . Таким образом, сторонам в договоре следует указать, каким способом определяется ассортимент товара. Способом определения ассортимента, а также цены в договоре может являться протокол согласования цены и иные документы.

Если стороны приняли решение включить в договор протокол согласования цены, в тексте договора следует указать, что этот документ является неотъемлемой частью договора.

Кому составлять?

Как показывает практика, протокол согласования цены составляется стороной договора, которая осуществляет поставку товара (выполняет работы, оказывает услуги). Это связано с тем, что поставщик (подрядчик, исполнитель) в большей мере осведомлен об экономических расчетах цен, формировании цены, ассортименте товара и иных характеристиках товара.

Что включать?

Как было отмечено ранее, протокол согласования цены составляется в случаях, установленных законодательством и по соглашению сторон.

При оформлении протокола согласования цены в предусмотренных законодательстве случаях его форма устанавливается нормативными правовыми актами.

В случае когда стороны пришли к соглашению о том, что цена товара, работ, услуг будет определяться протоколом согласования цены, стороны самостоятельно согласовывают его форму. Сведений, которые обязательно должны содержаться в проколе согласовании цены, законодательством не установлено. Поэтому единственным существенным элементом протокола согласования цены будет являться цена товаров, работ, услуг. Как правило, в протокол включают и иные условия, к примеру:

ПРОТОКОЛ СОГЛАСОВАНИЯ ЦЕН
НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗОВ АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ

город _________________ дата____________

________ «____________», именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице заместителя генерального директора по административным вопросам __________________________, действующего на основании доверенности N___ от _____________, с одной стороны и ___________________________________, именуем__ в дальнейшем Перевозчик, в лице _______________________________________, действующего на основании ______________________________, с другой стороны подписали настоящий Протокол о нижеследующем:

1. Вознаграждение Перевозчика за организацию перевозки грузов автомобильным транспортом составляет:

N п/п Наименование услуги Объем кузова Грузоподъемность Единица измерения Цена с НДС,
руб.
Междугородние перевозки куб. м __, 00 т 1 км 5000

2. Настоящий Протокол является основанием для проведения взаимных расчетов и платежей между Заказчиком и Перевозчиком.
3. Настоящий Протокол составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон, и является неотъемлемой частью Договора.

Ошибки и их последствия

1. Законодательством предусмотрено обязательное составление протокола согласования цены, однако стороны не согласовали в нем цену.

В таком случае договор считается незаключенным в связи с тем, что сторонами в требуемой форме не достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора <*> .

В случае признания договора незаключенным лицо, осуществляющее поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, может предъявить требование о взыскании неосновательного обогащения в соответствии с гл. 59 ГК. Стоимость товаров (работ, услуг) в данном случае (размер неосновательного обогащения) должна определяться по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы, услуги <*> .

Нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка формирования и (или) применения цен (тарифов) влечет наложение штрафа в размере до 40 БВ <*> .

Нарушение установленных уполномоченными государственными органами (организациями) фиксированных и (или) предельных цен (тарифов), предельных нормативов рентабельности, оптовых и (или) торговых надбавок (скидок) влечет наложение штрафа в размере до 20 БВ, а на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в двукратном размере разницы между фактической выручкой, полученной от реализации товаров (работ, услуг), и расчетной величиной выручки от реализации этих товаров (работ, услуг) по ценам (тарифам), установленным в соответствии с законодательством <*> .

Реализация товаров (работ, услуг), в отношении которых осуществляется государственное регулирование цен (тарифов), без экономических расчетов, подтверждающих уровень применяемых цен (тарифов), или с нарушением установленного порядка регистрации цен (тарифов) влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до десяти процентов стоимости реализованных товаров (работ, услуг) <*> .

2. Составление протокола согласования цены предусмотрено договором, однако стороны не согласовали в нем цену.

В данном случае согласованная цена между сторонами договора отсутствует. Поэтому указание несогласованной стоимости (цены) товаров в ТТН (ТН), акте выполненных работ, оказанных услуг не является изменением цены в одностороннем порядке.

Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законодательстве как существенные, необходимые или обязательные для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение <*> . Поскольку стороны включили в договор условие о необходимости составления протокола согласования цены, оно является существенным для данного договора и должно быть соблюдено сторонами. Если протокол не составлен — договор не заключен.

Таким образом, покупатель товаров (работ, услуг) понесет дополнительные расходы по сравнению с теми, на которые рассчитывал при заключении договора: в случае, если плательщик полагал, что при заключении договора цена товаров (работ, услуг) будет одна, а при поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг) цена оказалась больше, чем на момент заключения договора.

При согласовании сторонами стоимости (цены) товаров, работ, услуг в протоколе согласования цены изменить в одностороннем порядке согласованную таким образом цену нельзя, если иное не вытекает из договора или законодательства <*> .

Например, если поставщик указывает в накладной/акте цену, которая больше ранее согласованной в протоколе согласования цены, то он не вправе взыскать разницу с покупателя, поскольку покупатель обязан оплатить товар по цене, предусмотренной договором купли-продажи <*> .