Живая подпись как правильно назвать

Факсимиле вместо подписи

Факсимиле — оттиск и точное воспроизведение «живой» подписи руководителя. Клише заказывают в компаниях, которые занимаются изготовлением печатей и штампов. Оттиск изготавливают синего или фиолетового цвета.

Так выглядит оригинал подписи и факсимиле (источник http://www.pechaty-shop.ru/faksimile.html)

Обычно печать-клише используют организации с большим документооборотом. Например, секретарь может вместо директора «подписать» несколько сотен почетных грамот, а помощник бухгалтера проштамповать страховые полисы для новых сотрудников. Но использовать факсимиле для финансовых документов нужно с осторожностью.

Где можно использовать факсимиле

Документооборот с контрагентами. Клише можно применять только при согласии сторон — партнеры подписывают соглашение о подписи документов факсимиле. Если соглашения нет, договор с оттиском могут признать ничтожным. Чтобы не вызвать подозрения у налоговиков, в соглашении следует указать: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, что и подлинная подпись вышеуказанных лиц». Партнеры могут ставить оттиск на договоры и дополнения к ним, а также на акты выполненных работ.

Пример соглашения об использовании факсимиле

Локальные документы. Внутри компании факсимиле ставят:

• на наградных документах — почетных листах и грамотах;
• на служебных и наградных удостоверениях;
• на страховых и медицинских полисах;
• на командировочном удостоверении;
• на приказах по отпускам;
• на текстах разного формата — извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных и поздравительных письмах.

Где нельзя применять факсимиле

Финансовые документы. Какие документы нельзя подписать факсимиле:

• бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
• платежные документы;
• документы налоговой отчетности;
• счета-фактуры;
• авансовый отчет;
• доверенности;
• векселя;
• запросы и заявления в государственные органы;
• заявления граждан и организаций;
• документы, по которым необходимо нотариальное оформление;
• другие документы, имеющие финансовые последствия.

Первичные документы. Особенно опасно ставить факсимиле на первичных документах — это связано с безопасностью компаний. Например, мошенники могут поставить фальшивое факсимиле на накладной и отгрузить товар.

Накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы, подписанные факсимиле, инспекторы могут счесть недостоверными, а расходы — документально не подтвержденными.

Руководитель ООО «Карьер Комплект» подписывал счета-фактуры факсимильной подписью и на основании этих документов получил вычет по НДС. Во время выездной налоговой проверки инспектор выявил нарушение и доначислил НДС, штраф и пени в размере 5 399 943 ₽.
Компания не согласилась с выводами налоговиков, обратилась в арбитражный суд и предоставила вторые экземпляры счетов-фактур — уже с «живыми» подписями контрагентов. Однако суд встал на сторону ФНС — закон запрещает использовать факсимиле на счетах-фактурах.

Банковские документы. Нельзя ставить факсимиле на банковских документах. Бумажные платежные поручения руководитель подписывает собственноручно, электронные — усиленной электронной подписью.

Трудовые договоры. В Трудовом Кодексе нет четких указаний, когда можно использовать факсимильную подпись. Закон не разрешает, но и не запрещает, ставить оттиск подписи на трудовые договоры и допсоглашения.

Однако в 2019 году Роструд разъяснил, что на трудовом договоре должна стоять собственноручная подпись руководителя. Главный аргумент — трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В Трудовом кодексе нет положений об аналогах собственноручной подписи, поэтому применять ее недопустимо.

Как хранить и учитывать факсимиле

Руководитель назначает ответственного сотрудника для работы с факсимиле, например, секретаря, кадровика или бухгалтера. Хранят оттиск в сейфе. Когда работник использует факсимиле, в книге учета печатей и штампов он отмечает дату выдачи и возврата оттиска. При увольнении факсимиле передают другому сотруднику или руководителю и составляют акт передачи.

Живая подпись на документах, печать и факсимиле — что это такое

Любому руководителю, собственнику бизнеса, а также работнику отдела кадров необходимо знать, что это такое — живая подпись на документах, чем она отличается от печати и факсимиле, и в каких случаях рекомендуется её использовать в рамках ведения деятельности. Следует отметить, что данное знание крайне важно для безопасного заключения сделок и договоров, ведь во многих ситуациях законодательство прямо требует наличия на документе живой подписи. С другой стороны, использование факсимильной подписи вместо живой может значительно упростить документооборот и ускорить принятие необходимых решений, особенно в рамках крупных предприятий.

Живая подпись — что это такое и как ее правильно называть

Вопрос того, что такое живая подпись, не регулируется непосредственно в нормативах российского законодательства. Вместо этого, законодательство рассматривает непосредственно подпись, как уникальный отличительный знак каждого человека, написанный им собственноручно при помощи пишущих изделий. Подпись используется при оформлении широкого спектра сделок, а образец подписи — должен присутствовать в паспортах и иных документах, удостоверяющих личность человека.

Таким образом, в обыденной речи живой подписью называется именно подпись, выполненная от руки при помощи, чаще всего, обычной шариковой ручки или иного изделия, пишущего чернилами. Именно такая подпись является целиком и полностью законной и при ее использовании точно не возникнет спорных ситуаций. Даже в случае судебных споров, живая подпись может быть направлена на почерковедческую экспертизу, которая и установит её подлинность или факт подделки.

Что касается правильного названия живой подписи, то так как законодательство регламентирует лишь подпись как таковую в целом, то она и называется подписью, без каких-либо дополнительных определений. Однако сама фраза «живой подписи» была придумана для того, чтобы отличать ее использование от факсимильной подписи или печати предприятия либо иного лица.

Чем отличается живая подпись от факсимиле и что это такое

Факсимиле — это специальная печать, на которой зафиксирована подпись человека. Используя такую печать, можно значительно ускорить документооборот. А в случае, если документы прямо требуют подписи руководителя, применение факсимиле происходит отдельными лицами, уполномоченными на это, без отвлечения руководства от выполнения своих обыденных задач.

Конечно, живая подпись отличается от факсимиле как по принципам нанесения, так и по юридической значимости. С точки зрения законодательства, применение факсимиле крайне редко признается тождественным живой подписи. А использование факсимильной подписи при оформлении документов вместо живой может привести к признанию данной документации недействительной — и требовать такого признания может любая из сторон сделки, в рамках которой использовалась факсимильная подпись.

Главными отличиями является как механизм нанесения подписи, так и ее цвет и химический состав чернил, а также разность в написании. Факсимильная подпись всегда является одинаковой — такой, как она выглядит на печати. Живая же подпись, несмотря на общее сходство, в каждом отдельном случае написания является уникальной. Кроме этого, практически всегда материалы чернил, используемые при нанесении факсимильной и живой подписей, отличаются. Отличается также и характер продавливания бумаги — в случае с факсимиле, она всегда продавливается равномерно. А при нанесении живой полноценной подписи — давление на пишущий инструмент в процессе написания изменяется.

Когда необходимо использовать живую подпись, а где можно обойтись печатью

Законодательство предполагает, что любые сделки, осуществляемые физическими лицами, должны сопровождаться их подписью. Кроме этого, подпись должна присутствовать на большинстве официальных документов, за исключением случаев, когда допускается применение исключительно печати юридического или физического лица, являющегося предпринимателем. Именно поэтому часто факсимильная подпись используется в составе печатей предприятий или вместе с ними в тех случаях, когда закон не предполагает обязательного применения живой подписи.

Логичным также является использование факсимильных подписей в ситуациях, когда они применяются для оформления бумаг, не являющихся полноценными документами. Например — различных грамот, открыток и поздравлений. Также, может применяться факсимиле и при ведении переписки. Во всех же юридически значимых сделках, где существуют риски возможных споров, следует прибегать к использованию живой подписи.

Обычно факсимиле подписи является более веским доказательством в судебных спорах, чем просто распечатанная на бумаге подпись. Однако в общих случаях, оба варианта в целом являются неудовлетворительными так как предполагают возможность использования чужой подписи третьими лицами и не всегда позволяют однозначно установить личность подписавшегося человека при возникновении споров.

Таким образом, применять вместо живой подписи факсимиле стоит максимум в рамках внутренней документации, которая вряд ли будет проверяться, активно использоваться, и которая точно не станет объектом каких-либо судебных споров или иных разногласий. Во всех иных ситуациях лучше применять живую подпись. Допускается также применение факсимильной подписи в официальной документации в тех случаях, когда она не является обязательным элементом документов с точки зрения законодательства, но по тем или иным причинам востребована контрагентом или просто владелец факсимиле желает придать документации дополнительный вес.

Заключение

Живая подпись — это просто подпись человека, оформленная им лично при помощи пишущих средств. Законодательство практически не регламентирует применение подписи-печати с использованием факсимиле, однако в некоторых ситуациях такой механизм может быть допустимым, когда не предполагаются значимые юридические последствия или потенциальные спорные ситуации.

Использование факсимиле

Руководители крупных компаний вынуждены ежедневно подписывать множество документов. Факсимиле — один из способов снять с них эту нагрузку. На каких документах можно ставить такую подпись, а на каких — нет, каковы риски использования факсимиле, рассказывается в нашей статье.

Что такое факсимиле простыми словами

Факсимиле или факсимильное воспроизведение подписи — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Выполняется, как правило, путем проставления печати с такой подписью.

При помощи факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому принадлежит эта подпись. Например, секретарь может проставить факсимиле руководителя на нескольких десятках почетных грамот или благодарственных писем.

Юридическая сила факсимиле

Законодательство не дает четкого ответа на вопрос, на каких документах можно ставить факсимиле. В некоторых случаях установлен прямой запрет на его использование. В других для подписания документов факсимильной подписью нужно выполнить определенные условия.

Факсимиле вместо подписи можно использовать:

на приглашениях, поздравлениях, почетных грамотах и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;

договорах, дополнениях и изменениях к договорам — при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Подробнее мы расскажем об этом ниже.

Если компания планирует использовать факсимиле, то рекомендуем разработать локальный акт. В нем необходимо прописать порядок использования такой подписи и привести список документов, на которых она ставится.

Наличие такого штампа, который будет изготовлен методом лазерной гравировки с применением эко-резины, экономит огромное количество времени на рутинное подписание документов. Есть возможность заказать факсимиле с доставкой до двери в день оформления заказа. Достаточно просто прислать скан или фотографию требуемой подписи. Клише прослужит не менее 10 лет.

Реклама: ООО «СТАРПРИНТ» , ИНН 9701113658

Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Факсимильным воспроизведением нельзя подписывать счета-фактуры и УПД. НК такой возможности не предусматривает. Счет-фактура, оформленный таким образом, считается составленным с нарушением порядка, установленного п. 6 ст. 169 НК, и не может являться основанием для вычета НДС (письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, УФНС по городу Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

Президиум ВАС в Постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 сформировал правовую позицию по этому вопросу и указал, что возможность факсимильного воспроизведения подписи в счетах-фактурах ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрена. Документы должны содержать личные подписи соответствующих лиц, а отступление от этого правила влечет отказ в применении налоговых вычетов.

Аналогичную позицию поддерживает Верховный Суд РФ и федеральные арбитражные суды (определение Верховного Суда от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу № А26-2242/2020, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.04.2021 № Ф04-1680/2021 по делу № А75-22948/2019).

Таким образом, при рассмотрении подобных споров у налогоплательщика нет шансов отстоять вычет на основании счета-фактуры, подписанного с помощью факсимиле.

Кроме того, нельзя ставить факсимильную подпись:

на векселях (ст. 1, 75 положения о переводном и простом векселе, утвержденного постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.37 № 104/1341);

документах, оформляемых в нотариальном порядке (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденных ВС 11.02.1993 № 4462-1);

заявках об участии в конкурсе на получение госзаказа и документах, входящих в их состав (письмо Минэкономразвития от 11.06.2010 № Д22-839);

некоторых других документах, на которых мы остановимся ниже.

Использование факсимиле при подписании договора

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, если стороны заключили соответствующее соглашение и подписали его живыми подписями (п. 2 ст. 160 ГК).

По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле при подписании договора не может в нем содержаться, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2019 № Ф07-3472/2019 по делу № А56-55745/2018).

Например, стороны могут заключить рамочный договор и включить в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем они вправе проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключают на основании рамочного договора.

Если соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле стороны не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее. Желательно привести реквизиты конкретного договора, подписанного факсимиле.

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати компании. Законом он не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.

Факсимильное воспроизведение подписи можно использовать и при заключении договоров в соответствии с законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с законом № 44-ФЗ, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке (письмо Минэкономразвития от 02.09.2016 № Д28и-2252).

Использование факсимиле в актах выполненных работ

Если соглашением сторон допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, то с точки зрения гражданского законодательства это допустимо. При этом нужно учитывать, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется.

Затраты, признаваемые расходами для целей налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. Первичные учетные документы, к которым относятся акты выполненных работ, необходимо оформлять с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой в первичных документах должны содержаться, в частности:

название должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;

подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Однако в законе № 402-ФЗ не уточнен конкретный способ совершения таких подписей.

Минфин утверждает, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов (актов выполненных работ, накладных, путевых листов). На них должна стоять личная подпись ответственного лица. С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Расходы, которые документально не подтверждены, не учитываются при исчислении налога на прибыль (письма Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Одни суды считают, что первичные документы, на которых проставлено факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством (постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2014 № Ф03-1016/2014). Другие, напротив, допускают использование факсимиле (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2018 № 17АП-13207/2018-АК по делу № А60-13839/2018). Следует отметить, что указанная арбитражная практика рассматривает и другие обстоятельства, влияющие на принятие того или иного решения.

Таким образом, для компании безопаснее, если на актах выполненных работ и других первичных документах будет стоять собственноручная подпись генерального директора или уполномоченных им лиц. В противном случае могут последовать претензии со стороны налоговиков, и свою позицию придется отстаивать в суде.

Использование факсимиле при подписании доверенности

ГК прямо не предусматривает использования факсимиле при подписании доверенности. Статья 160 ГК разрешает его применять при совершении сделок, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. А поскольку доверенность — односторонняя сделка, то соглашение сторон в этом случае невозможно: договариваться просто не с кем. Судебная практика это подтверждает (определения Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.03.2020 № 88-4740/2020).

В судебной практике встречается и другой подход. Так, Седьмой арбитражный апелляционный суд, отклоняя заявление о фальсификации доверенности, указал, что в компании сложилась устойчивая деловая практика оформления документации как с подписанием документов непосредственно руководителем, так и с проставлением факсимиле.

Вывод суда о том, что товар передан истцом представителю ответчика, полномочия которого подтверждались в порядке, соответствующем сложившейся практике их взаимодействия и принятым сторонами в текущей деятельности, является правомерным (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2019 № 07АП-7227/2019 по делу № А45-38135/2018).

Таким образом, для того чтобы подписывать доверенность факсимиле, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, можно прописать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя компании-покупателя.

Однако наиболее безопасно, чтобы генеральной директор подписывал доверенности исключительно от руки.

Использование факсимиле в кадровых документах

При заключении трудового договора.

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 ТК. Указанная статья ТК не предусматривает использования факсимиле при подписании трудового договора.

Вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.

Однако трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на проставление факсимиле на трудовых договорах и других кадровых документах.

Если работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с сотрудником либо вообще не оформит его в письменной форме, то трудовые отношения тем не менее возникнут, если сотрудник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Трудовой договор в таком случае считается заключенным. Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет.

Использование работодателем факсимиле при оформлении трудового договора не станет основанием для признания его недействительным. Однако работодатель в данном случае рискует, потому что трудовая инспекция при проверке может расценить это как нарушение трудового законодательства.

В приказах по личному составу.

Приказы — это распорядительные документы, которые издают в целях оформления решений нормативного, организационного, административного характера. В состав реквизитов приказов по личному составу входит в том числе подпись руководителя компании либо другого уполномоченного лица. Этот реквизит включает в себя название должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (п. 4.22 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

По нашему мнению, недопустимо использовать факсимиле руководителя компании в приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и прочее).

Однако по данному вопросу есть другая позиция. Трудовым законодательством не установлен запрет на использование факсимиле, а также на законодательном уровне не утверждены унифицированные формы приказов по личному составу с обязательным наличием на них собственноручной подписи. Следовательно, работодатель вправе установить в локальном нормативном акте правомерность подписания факсимиле приказов по личному составу.

В копиях документов.

При выдаче копий документов, связанных с работой, они должны быть заверены надлежащим образом.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, ее расшифровку подписи, дату заверения копии (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)).

В таком случае использование факсимиле также неправомерно.

Нельзя проставлять факсимильную подпись и на других кадровых документах, на которых законодательством предусмотрено проставление подписи, в частности, в трудовых книжках, договорах о полной материальной ответственности, локальных нормативных актах компании.

Факсимиле можно использовать на документах, которые прямо не предусмотрены ТК или на них не предусмотрено проставление подписи и которые не повлекут неблагоприятных последствий для работника в случае злоупотребления правом недобросовестным работодателем. Например, его можно ставить на характеристики, докладные записки, благодарственные письма, уведомления, грамоты и так далее.

Использование факсимиле в банковских документах

К банковским документам относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и так далее.

Для подписания карточки образцов подписей и оттиска печати используется исключительно собственноручная подпись (п. 5.1, 5.2 инструкции Банка России «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)» от 30.06.2021 № 204-И).

При заполнении для предъявления в банк денежного чека нужная информация и подписи вносятся в чек от руки, для этого используется ручка с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов. Название владельца банковского счета, номер банковского счета, полное или сокращенное фирменное наименование банка могут быть указаны на банковском штампе. Подписи уполномоченных должностных лиц компании и оттиск печати (при наличии) должны соответствовать карточке с образцами (пп. 1.8.9 п. 1.8 ч. III приложения к положению № 579-П).

Факсимиле запрещено использовать на платежных и других документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

Использование факсимиле при подписании отчетности

Нельзя использовать факсимиле для подписания налоговой декларации. НК разрешает ставить только живые подписи либо электронную подпись. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней (определение ВАС от 02.06.2008 № 6600/08 по делу № А11-2499/2007-К2-24/126).

Налоговая декларация, в которой подпись руководителя организации проставлена посредством факсимиле, не соответствует требованиям налогового законодательства. При таких обстоятельствах у налогового органа отсутствует обязанность ее принимать и производить проверку (пп. 4 п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@).

Бухгалтерская отчетность фирмы считается составленной после подписания руководителем экземпляра отчетности (п. 8 ст. 13 закона):

на бумажном носителе — если такая отчетность составлена на бумаге;

в виде электронного документа, электронной подписью — если бухотчетность составлена в виде электронного документа.

Поэтому бухотчетность, составленную на бумаге, генеральный директор должен подписывать от руки.

Риски использования факсимиле

Подпись лица на документе — его важнейший реквизит, который придает документу юридическую силу. Документы, оформленные с помощью факсимиле, в соответствии с требованиями законодательства создают для сторон сделки такие же правовые последствия, что и документы, подписанные лично. А это означает, что они подтверждают различные юридические факты, в том числе права и обязанности сторон по сделке.

Генеральный директор организации, подписывая документ от руки, может его изучить, проверить наличие всех согласующих виз ответственных должностных лиц, оценить риски и принять взвешенное решение о том, стоит ли его подписывать.

При делегировании полномочий по проставлению факсимиле другому сотруднику возникает опасность, что он может формально отнестись к возложенным на него обязанностям и поставить штамп на документе не глядя. Поэтому нужно тщательно подходить к отбору такого должностного лица.

Чтобы снизить риски, можно установить минимальный перечень документов, которые можно подписывать факсимиле. Например, использовать факсимильное воспроизведение подписи только при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений, или на документах, не влекущих за собой материальную или иную ответственность.

В любом случае решение использовать в своей деятельности факсимиле или нет, каждая компания принимает самостоятельно.

В УК отсутствует статья только за подделку подписи, но имеется более общая норма (ст. 327) подделки документов, печатей, штампов и бланков. При этом незаконное проставление подписи на документе за кого-либо является частью преступления.

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Что такое факсимиле

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

Когда можно использовать факсимиле

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

1. Это предусмотрено договором с контрагентом.
2. Это предусмотрено внутренним документооборотом.

По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры, книжки, приказы.

Когда нельзя использовать факсимиле

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

• для первичных учетных документов: накладных, актов приема-сдачи и так далее;
• платежных и других документов, имеющих финансовые последствия;
• бухгалтерской отчетности, счетов-фактур, налоговых деклараций;
• кадровых документов;
• конкурсной, аукционной, тендерной информации;
• деклараций и сертификатов соответствия товара;
• доверенностей;
• заявлений;
• векселей.

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в гражданском и налоговом кодексах, письмах Минфина и налоговой службы.

Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф

Ситуация. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Аргументы. 169‑я статья налогового кодекса не предусматривает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Вычеты по таким документам неправомерны.

Решение. Суд согласился с налоговой и сослался на постановление Президиума Высшего арбитражного суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно отказала в вычетах и доначислила НДС, пени и штраф.

Как изготовить факсимильный штамп

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

1. Сканирование и обработка подписи.
2. Выбор оснастки.
3. Изготовление клише.
4. Сборка штампа.

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

• износоустойчивы, срок службы в 4—5 раз больше, чем у полимерных;
• позволяют добиться высокого разрешения для проработки мелких деталей;
• позволяют использовать штемпельную краску на любой основе: водной, спиртовой или масляной.

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

1. Собственноручные подписи отличаются деталями: каждый раз человек использует разный размер, размах, наклон.
2. Факсимильный росчерк не содержит мелких деталей и у него есть утолщения по краям.
3. Факсимиле обычно однотонное, без пропусков и равномерно по степени нажатия на всей площади.
4. Использование факсимиле оставляет на бумаге рельефный след от оснастки в виде прямоугольника, квадрата или круга.

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.