Суточные в командировке: как рассчитать и что учесть
В командировке у сотрудника практически неизбежно возникают различные расходы – на проезд, проживание, питание и так далее. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан их возмещать. Различные дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, называются суточными, и при их планировании и расчете есть некоторые нюансы. Разберем их этой статье с помощью нашего партнера OneTwoTrip for Business, онлайн-сервиса организации командировок для юридических лиц.
О сервисе
OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.
На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 миллионов отелей.
Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.
Суточные или командировочные?
Все расходы сотрудника в деловой поездке можно разделить на две группы:
Командировочные – сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.
Суточные – это дополнительные расходы, которые возникают в командировке. Сюда входят все платежи, которые заранее не были согласованы с работодателем, например, ужин в кафе. Сотрудник вправе распоряжаться суточными по своему усмотрению, отчитываться за них в бухгалтерию не нужно.
Когда полагаются суточные
Работодатель обязан выплатить суточные за каждый день пребывания работника в деловой поездке, даже за выходные и праздники, а также за дни, которые он находился в пути. В том числе и за время вынужденной остановки, например, из-за переноса или отмены рейса. Такой порядок предусмотрен п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749.
Однако есть несколько важных моментов. Если сотрудник живет недалеко от города, в котором проходит командировка, и может ежедневно возвращаться домой, суточные начислять необязательно. Компания может их выплатить, например, если дорога занимает много времени, а работа сложная – но решение это он принимает самостоятельно.
Кроме того, суточные не положены, если командировка длится всего один день и сотрудник в этот день не выезжает за границу.
Объем выплат
В нынешнем законодательстве не установлены нормы расходов на командировки, существуют только лимиты для обложения НДФЛ (700 руб. за день нахождения в деловой поездке в России, 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке) и социальными взносами.
Работодатель вправе установить собственные лимиты в своих локальных актах, например, в положении о командировках. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.
Если командировка за границу
При международных деловых поездках суточные нужно выплачивать, даже если сотрудник выехал из России и вернулся в один и тот же день. В этом случае размер суточных составит 50% от нормы, определенной для зарубежных командировок в локальном нормативном акте компании (п. 20 положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
Если перед тем как выехать за границу сотрудник перемещается по территории России, например, добирается до столицы и уже оттуда вылетает в другую страну, суточные нужно выплатить по норме, установленной для внутренних командировок. Правила для зарубежных поездок, будут действовать со дня пересечения границы при выезде из России. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.
Если за время бизнес-поездки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границ между государствами нужно выплачивать по нормам той страны, в которую он направлен (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Срок выплат
Согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749, возмещение расходов в командировке нужно производить авансом. При этом конкретные сроки выплат никак не определены, работодатель может самостоятельно их установить, закрепив в положении о командировках. Главное, чтобы сотрудник отправился в деловую поездку с деньгами.
Если же вы выплатите суточные не в составе аванса, а после возвращения работника, то придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – аналогично компенсации за задержку зарплаты.
Как определить период командировки
Днем начала деловой поездки считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса) из населенного пункта, где работает сотрудник, к месту, в которое он направлен в командировку. Соответственно, днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где сотрудник работает постоянно.
Важно понимать, что если, к примеру, самолет вылетает 3 декабря в 23:55, то 3 декабря считается днем командировки, и за него нужно выплатить суточные. Если же вылет происходит в 00:05, датой начала деловой поездки будет уже 4 декабря.
Чтобы упростить расчет времени, удобно пользоваться онлайн-сервисами для организации командировок. Например, в OneTwoTrip for Business можно моментально выгрузить билеты и ваучеры из личного кабинета командированного сотрудника и прикрепить их к отчету в качестве подтверждения дат поездки. Это удобно еще и потому, что так точно не потеряется посадочный талон.
Какие документы нужны для оформления суточных
Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных. Они включены в состав аванса командировки, который бухгалтерия выдает на основании приказа руководителя или иного документа, определенного местными локальными актами. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника, но если оформлен приказ руководителя, оно не обязательно (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Как отчитываться
Как мы уже упомянули выше, сотруднику не нужно отчитываться перед бухгалтерией за расходование суточных, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению (этот порядок следует из ст. 168 ТК РФ и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
А вот бухгалтерии все же придется составлять отчеты, ведь суточные – это нецелевая трата. Списывать расходы в виде суточных нужно после возвращения сотрудника из командировки. Чтобы списать затраты, потребуются авансовый отчет (в дату его утверждения нужно отразить списание расходов) и проездные документы, которые станут подтверждением дат пребывания сотрудника в командировке.
Как рассчитывать НДФЛ
При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в следующих пределах:
- 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
- 2500 руб. за день нахождения в деловой поездке за границу.
Если суточные больше этих норм, нужно удержать с них НДФЛ, ведь эта сумма считается доходом сотрудника. Это правило установлено в абз. 12 п. 1 ст. 217 и в ст. 210 НК РФ.
Доход сотрудника от суточных признается после возвращения сотрудника из командировки на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Это предусмотрено подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.
НДФЛ следует удержать при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты доход (подп. 4, подп. 6 ст. 226 НК РФ).
Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6п. 1 ст. 223 НК РФ). Если сотрудник в этом месяце уволился, перерасчет нужно сделать по курсу Банка России на последний день его работы (п. 5 ст. 210, п. 2 ст. 223 НК РФ).
Как рассчитывать страховые взносы
В этом случае также действуют нормы суточных (700 руб. по России и 2500 руб. за границу).
С суточных сверх этих сумм нужно начислять страховые взносы – это следует из п. 2 статьи 422 НК.
А вот при расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2 000 рублей, а значит, взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх этой суммы. Это следует из п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Как рассчитывать налог на прибыль
При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). В этом случае суточные нужно включить в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации.
Суточные при однодневной командировке по России можно учесть в расходах – но не в составе командировочных, а в тех, которые связаны с производством и реализацией.
Суточные нужно признавать в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
А если у нас УСН?
Если вы платите налоги по упрощенной системе налогообложения (с разницы между доходами и расходами), вы вправе учесть суточные в составе расходов. Их размер при этом нужно брать из норм, установленных внутренними документами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283).
Суточные в валюте нужно признавать в расходах на дату утверждения авансового отчета. Курс валюты берите на дату выплаты суточных.
Справка о компании:
OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.
На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 млн отелей.
Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.
Как правильно оплатить командировку сотруднику
Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.
Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.
Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.
Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.
Что считается служебной командировкой
Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.
При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.
Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ
Что оплачивает работодатель в качестве командировочных
Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:
-
суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.
После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).
Оплата командировочных
Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.
-
Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!
Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.
Особенности выплаты командировочных
В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.
-
Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.
Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.
В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.
Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.
Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.
Расчет средней зарплаты при командировке
Если работодатель направляет сотрудника в командировку, дни отсутствия оплачиваются по особым правилам. Работодатель должен выплачивать за эти дни среднюю заработную плату. Об этом говорит статья 167 Трудового кодекса РФ.
Ошибки в расчете средней зарплаты при оплате командировок сотрудников входят в ТОП-5 ошибок, которые мы выявляем по итогам аудита расчета зарплаты. А все потому, что в этом вопросе есть много нюансов, которые нельзя упускать.
О том, как рассчитать среднюю зарплату для командировочных и не допустить ошибок, пойдет речь в этой статье.
Считать нужно по правилам, которые прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением от 24.12.2007 г. № 922 .
Формула расчета выглядит так:
Начисления за расчетный период/Отработанные дни за этот период
Приведем пошаговый алгоритм расчета средней зарплаты при командировке.
Шаг 1. Определите расчетный период
Это 12 месяцев до начала месяца, в котором сотрудник поехал в командировку. Например, если командировка началась 5 марта 2019 года, то расчетный период – это промежуток с 1 марта 2018 года по 28 февраля 2019 года.
Если сотрудник устроился меньше, чем год назад, нужно взять отработанные месяцы. А если человека отправляют в командировку сразу после того, как приняли, то есть в том же месяце, то расчетный период – это промежуток с первого дня работы до первого дня командировки (п. 7 Положения). Ну а если сотрудника командируют в первый же день работы, то оплатить нужно исходя из оклада (п. 8 Положения).
Статья 139 Трудового кодекса РФ дает работодателям право устанавливать другой расчетный период, если это не ущемляет права работников.
Шаг 2. Посчитайте отработанные дни в расчетном периоде
Сюда не должны попасть периоды, когда сотрудник был в отпуске, на больничном, в командировке, либо не работал по причине простоя на предприятии.
Возьмите общее количество рабочих дней в расчетном периоде и вычтите из них рабочие дни, которые пришлись на отпуск, больничный и т.д.
Шаг 3. Определите сумму заработка за расчетный период
Для этого возьмите начисления сотруднику, которые были произведены в течение расчетного периода. Это зарплата во всех ее проявлениях (в том числе в неденежной форме), премии и надбавки (п. 2 Положения).
- начисления за те периоды, которые из расчетного периода исключили – отпускные, больничные, командировочные и т.д.;
- начисления и выплаты социального характера (п.3 Положения): матпомощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.
Как учитывать премии
Для них пунктом 15 Положения предусмотрен особый порядок. И с этим связано много вопросов и сложностей.
Эти премии должны быть предусмотрены системой оплаты труда и прописаны в локальных документах.
Спорная ситуация с премиями к юбилеям и праздникам
Роструд считает, что они не связаны с оплатой труда и включать их в расчет нет оснований (письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1). Минфин же говорит, что, если такие выплаты прописаны в локальных документах по оплате труда, можно включать их в расчет (Письмо Минфина РФ от 22 марта 2012 г. № 03-03-06/1/150). Об этом же говорит письмо Минздравсоцразвития от 13.10.2011 № 22-2/377012-772.
Ежемесячные, квартальные и полугодовые премии берут не больше одной в период за каждый показатель. То есть месячных премий должно быть не больше 12, а квартальных не больше 4.
Годовые премии берут, если их начислили за календарный год, предшествующий командировке. То есть если сотрудника отправляют в командировку в 2019 году, в расчет берут годовую премию за 2018 год, независимо от того, в 2018 году ее выплатили или в 2019. Премию за 2017 год брать уже нельзя. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник уже съездил в командировку, а премию за предыдущий год начислили уже после этого. Тогда работодатель обязан пересчитать средний заработок и доплатить разницу.
Если премии выплачивали за период, который превышает расчетный, тогда в расчет берут лишь часть, пропорционально расчетному периоду. Такое бывает, если в организации установили свой расчетный период меньше года, или премии платят больше, чем за год.
Пример
Сотрудник едет в командировку в марте 2019 года. Весь расчетный период он отработал полностью, то есть не был в отпусках и на больничных. В январе 2019 года ему начислили 100 000 руб. премии за успешную работу над проектом в 2017-2018 годах. Расчетный период 12 месяцев, а премию выплатили за 24 месяца. Значит, для расчета зарплаты в дни командировки нужно взять:
100 000: 24 * 12 = 50 000 руб.
То же самое было бы, если бы в организации был прописан расчетный период 6 месяцев, а премию бы выплатили за год. Пришлось бы взять только половину от этой суммы.
Еще сложнее дела обстоят, если сотрудник работал не все дни расчетного периода. Тогда все зависит от того, как в организации платят премии: с учетом отработанного времени или в фиксированном размере. В первом случае в расчет берут все суммы премий, во втором – пропорционально отработанному времени.
Пример
Сотрудник едет в командировку в феврале 2018 года. В этой организации каждый квартал платят премии в фиксированном размере 50% от оклада. Оклад сотрудника 50 000 руб.
В четвертом квартале 65 рабочих дней. Из них сотрудник 5 дней был на больничном, но премию получил полностью в размере 25 000 руб.
Для расчета средней зарплаты от этой суммы возьмут только часть, пропорциональную отработанному времени:
25 000: 65 * 60 = 23 076,92 руб.
Если бы в правилах компании было платить премию пропорционально отработанному времени, то за четвертый квартал сотрудник получил бы меньше, и в расчет командировочных взяли бы всю сумму премии.
Если в расчетном периоде повышали зарплату
В этом случае средний заработок нужно проиндексировать (п. 16 Положения). Но делать это нужно только в том случае, если зарплату повысили в целом по организации, а не отдельно взятому работнику. Причем не имеет значения, повысили всем одинаково или по-разному.
Для индексации нужно высчитать коэффициент. Для этого старый оклад делят на новый.
Пример
Старый оклад – 30 000 руб., новый – 36 000 руб. Коэффициент повышения 36 000 : 30 000 = 1,2.
Индексировать нужно зарплату и все выплаты, которые напрямую от нее зависят, например, премии и надбавки по фиксированному проценту или кратно окладам.
Если премии и доплаты в локальных документах указаны в виде диапазона процентов или конкретной суммой – их не индексируют.
Так, если сотрудник получал премии в 30% от оклада или в размере двух окладов – их индексируют. Если премия установлена в размере от 10% до 30% от оклада, или 15 000 руб. – эти суммы не индексируют.
Порядок индексации зависит от того, в какой момент было повышение.
Ситуация 1. Зарплату повысили в промежутке между началом и концом расчетного периода
Тогда индексируют выплаты с начала периода до повышения.
Пример
Сотрудник едет в командировку 15 марта 2019 года. Расчетный период – с 1 марта 2018 года по 28 февраля 2019 года. Зарплату подняли с 1 января 2019 года. Все выплаты в промежутке с 1 марта до 31 декабря 2019 года, которые будут участвовать в расчете средней зарплаты, нужно умножить на коэффициент повышения, а уже потом складывать все выплаты и считать среднедневной заработок.
Ситуация 2. Зарплату повысили после конца расчетного периода, но до начала командировки
В этом случае весь среднедневной заработок умножают на коэффициент повышения.
Пример
Сотрудник едет в командировку 20 апреля 2019 года. Расчетный период – с 1 апреля 2018 года по 31 марта 2019 года. Зарплату подняли с 1 апреля 2019 года. Бухгалтер сначала посчитает среднедневной заработок, а потом умножит его на коэффициент повышения.
Ситуация 3. Зарплату повысили во время командировки
В этой ситуации проиндексировать нужно только среднедневной заработок за дни после повышения.
Пример
Сотрудник уехал в командировку с 25 марта по 4 апреля 2019 года. За 11 дней ему выплатили средний заработок из расчета 1 250 руб. в день. С 1 апреля в организации повысили зарплату на 20%. Коэффициент повышения – 1,2. Проиндексировать нужно только зарплату за период с 1 по 4 апреля. За эти дни сотруднику полагается не 1 250 рублей в день, а 1 250 * 1,2 = 1 500 рублей. Значит, нужно будет доплатить ему 1 000 руб. (250 руб.* 4).
Как видите, нюансов очень много. А любая ошибка приводит к тому, что сотрудникам недоплачивают или переплачивают, неправильно считают налоги и взносы, а в отчеты попадают неверные цифры. В 85% случаях мы выявляем проблемы в ходе аудита расчета зарплаты.
Закажите аудит расчета зарплаты, чтобы убедиться, что на этом участке у вас нет рисков, проверить своего бухгалтера и исправить ошибки, если они есть.
Шаг 4. Посчитайте средний дневной заработок
Для этого начисления, которые определили на шаге 3, необходимо разделить на количество отработанных дней.
Пример
В расчетном периоде 250 рабочих дней. Из них 6 рабочих дней сотрудник был на больничном, а 15 дней в отпуске. Итого для расчета остается 229 дней.
Начисления (без учета суммы больничного и отпускных) за расчетный период – 650 000 руб.
Определяем среднедневной заработок:
650 000 : 229 = 2 839,43 руб.
Помните, что среднедневной заработок в пересчете на полный месяц не может быть ниже МРОТ, иначе нужно будет делать доплату до «минималки». Это актуально для организаций, в которых зарплата граничит с МРОТ. Им нужно всегда сравнивать среднедневной заработок с минимальным размером оплаты труда.
Шаг 5. Умножьте средний дневной заработок на дни командировки
Для оплаты дней командировки берут только рабочие дни, включая день выезда и приезда. Выходные и праздничные дни, если работник в эти дни был в командировке, но не работал, оплачивать не нужно.
Если сотрудник работал в командировке в выходной, или на выходной пришелся день приезда или отъезда, эти дни нужно оплатить, но не по средней зарплате, а по обычным правилам для выходных. То есть в двойном размере или предоставлением другого дня отдыха (п. 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, Письмо Минтруда от 13.10.2017 г. № 14-2/В-921).
Если ваши сотрудники часто ездят в командировки, целесообразно передать участок расчета заработной платы на аутсорсинг , чтобы быть спокойными за правильность расчетов.
Если вы не уверены, что сейчас в расчетах полный порядок – свяжитесь с нами. Мы проведем для вас перерасчет зарплаты, и вы сможете не только оперативно исправить ситуацию, но и принять решение о переходе на аутсорсинг, имея на руках конкретные цифры и факты.
Калькулятор расчета командировочных
Онлайн-калькулятор расчета командировочных — сервис, который поможет определить сумму суточных и средней заработной платы, начисляемых сотруднику за работу в командировке.
| Размер командировочных | Средний дневной заработок | Размер суточных к выдаче |
|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 |
Понятие «командировочные» раскрывается в статье 167 ТК РФ. Порядок компенсации затрат в коммерческих организациях определяется колдоговором или локальным нормативным актом (ЛНА) с учетом действующего законодательства. Для работников федеральных государственных учреждений имеется особый документ — постановление правительства РФ от 12.10.2013 № 916 . Для работников региональных органов власти, сотрудников муниципальных и государственных учреждений действуют аналогичные нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.
Отправляя работника в поездку, ему надо выдать аванс на оплату проезда, аренду жилья и иные затраты. Кроме того, пока работник выполняет обязанности в другой местности, за ним сохраняется средняя заработная плата. Все вместе — это расходы на поездку. Чтобы рассчитать нужную сумму, используйте онлайн-калькулятор расчета командировочных в 2023 году — бесплатный сервис, которым легко пользоваться.
Как работает калькулятор
Разберем пошагово на примере, как посчитать суточные при командировке на калькуляторе для условного менеджера по продажам Пэпэтэшина Петра Петровича, которого направляют выполнять обязанности в другую местность на 3 дня.
Шаг 1
Вводим в верхнюю строку калькулятора величину заработка за год, который предшествует командировке. Учтите, что в расчет берется не предыдущий календарный год, а именно период в 12 месяцев, предшествующий поездке. Казалось бы, проще всего умножить заработную плату сотрудника на 12. Но надо помнить важный нюанс. Если работнику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности, он получит меньшую заработную плату. Или за счет премий в какой-либо месяц заработает больше. Потому надо вводить в калькулятор суточных и командировочных расходов точную сумму заработка с учетом подобных моментов.
Предположим, зарплата Пэпэтэшина составляет 20 000 руб. в месяц (премии не предусмотрены), но за счет того, что он болел, он получил вместо 20 000 × 12 = 240 000 руб. только 228 000. Для расчета введем эту величину в верхнюю строку калькулятора.
Шаг 2
Во вторую строку калькулятора вводим число дней, которые за этот год отработал сотрудник. Допустим, из-за больничного он отработал 228 дней в течение 12 месяцев, предшествующих поездке.
Шаг 3
Указываем в третьей строке калькулятора количество дней командировки. У нас это 3 дня.
Шаг 4
В четвертую строку, чтобы рассчитать командировочные на онлайн-калькуляторе в 2023 году, заносим размер суточных, установленный локальным нормативным актом вашей организации. Предположим, это 700 руб., поскольку с суммы, превышающий этот предел, надо удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы.
Калькулятор мгновенно выдает результат:
- величину суточных к выдаче;
- средний дневной заработок;
- размер командировочных, которые вы должны выдать сотруднику перед поездкой.
Формула, по которой производится расчет командировочных в 2023 году на калькуляторе онлайн, несложная и выглядит следующим образом:
Как правильно рассчитать командировочные вручную (без калькулятора)
Мы рекомендуем использовать калькулятор расчета среднего заработка для командировки онлайн и в качестве основного инструмента, и в качестве дополнительного — для самопроверки. Чтобы посчитать вручную, сколько надо выплатить сотруднику, придется:
- уточнить размер суточных;
- определить средний заработок для дальнейшего расчета командировочных;
- сложить полученные цифры.
Начнем с простого — определяем суточные. Работодатели вправе определять их размер на свое усмотрение, закон это не ограничивает. Общая сумма суточных — произведение количества дней командировки на указанный в ЛНА размер компенсации.
Следующий этап — подсчет средней заработной платы командированного по нормам статьи 139 ТК РФ и постановления правительства от 24.12.2007 № 922 . Наш бесплатный онлайн-калькулятор для расчета зарплаты при командировке делает это самостоятельно, а чтобы рассчитать нужную сумму вручную, следует:
- Определить количество фактически отработанных сотрудником дней без учета больничных, отпускных и подобных дней за год до командировки либо за тот срок, в течение которого сотрудник числится в штате.
- Подсчитать сумму, которую работник фактически получил за отработанное время, тоже без учета гарантийных выплат и компенсаций.
- Рассчитать средний дневной заработок путем деления дохода на количество отработанных дней.
- Перемножить количество дней в командировке на среднедневной заработок, не беря в расчет выходные и праздники, если в это время человек отдыхал. Если в эти дни он трудился, оплата производится в двойном размере (исходя из оклада, тарифной ставки, сдельных расценок), когда эти часы сверхнормативные, и в одинарном — если на выходные и праздники приходится время в пути (статья 153 ТК РФ и п. 9 постановления правительства РФ от 13.10.2008 № 749) .
Рассмотрим конкретный пример. Допустим, наш сотрудник Пэпэтэшин отправляется в Муромскую область 1 сентября на 3 дня. Размер суточных в этом случае составит 3 дня × 700 = 2100 руб.
В компании Пэпэтэшин работает с 01.04.2022. За это время он не брал отпуск и не болел, а его зарплата составляла 30 000 рублей. Используя производственный календарь, определяем, что количество отработанных им дней составляет 106. За апрель-август сотрудник получил 150 000 рублей. Среднедневной заработок у него составит: 150 000 / 106 = 1415,1 рубля.
Командировка длится 3 дня, и все они рабочие. Значит, компенсируемая заработная плата составит 3 × 1415,10 = 4245,3 рубля.
Общая сумма командировочных Пэпэтэшину составит 2100 + 4245,3 = 6345,3 руб.
Особенности расчета в нестандартных ситуациях
Работник направлен в командировку в первый рабочий день. В этом случае для расчетов используется установленный договором оклад и количество рабочих дней в месяце.
Поездка длится один день. По п. 11 постановления правительства № 749, за однодневные поездки не положены суточные и иные гарантии. Но списать расходы, документально подтвержденные и обоснованные, работодатель имеет возможность (письмо Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-07/40892). Как уточняется в письме Минфина России от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, страховые взносы на такие суммы начислять не надо.
Командированный работник раньше работал по совместительству, а теперь переведен в штат. В этом случае необходимо учитывать весь период работы, в том числе, когда подчиненный считался совместителем. Единственное исключение — в ЛНА указано, что для подсчета командировочных используют период с даты зачисления в штат.
В компании предусмотрена доплата до оклада. Если поездка должна оплачиваться не меньше, чем сумма оклада за указанный период, необходимо сравнить командировочные, рассчитанные, исходя из среднедневного заработка, и их размер, исходя из установленного оклада. Если первая сумма меньше, доплатить разницу.
В организации ведется суммированный расчет рабочего времени. В такой ситуации бухгалтеру следует использовать не среднедневной, а среднечасовой заработок.
Допускается ли компенсировать расходы на питание? Питание командированный организует за собственный счет, т. к. расходы на эти цели не предусмотрены ни в трудовых нормах, касающихся служебных поездок, ни в налоговом законодательстве, определяющем право налогоплательщика списать расходы на производство (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Выполнение обязанностей в другом государстве. В таком случае траты в валюте следует пересчитать в рубли на дату выдачи подотчетных денег (п. 10 ст. 272 НК РФ), а при наличии справки о курсе валют из банка — на дату обмена (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Кроме того, документы, которые предоставит подчиненный, должны быть переведены на русский язык.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оплатить работу в командировке.
Какие еще расходы считаются командировочными
На основании статьи 168 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать:
- расходы на проезд, в том числе до места назначения и обратно, поездки на такси и ином общественном городском транспорте в ином населенном пункте;
- траты на аренду жилого помещения;
- иные расходы, произведенные с разрешения и ведома работодателя, например, на оформление визы, добровольное страхование, аренду транспорта, посещение различных мероприятий, приобретение конкретной продукции во время командировки.
Главное правило бухгалтера — все вышеназванные расходы должны быть документально оформлены. Без квитанций, чеков, билетов нельзя ничего возместить. Это предусмотрено налоговым законодательством и нормами о бухучете. Подтверждаются, в первую очередь, проезд, приобретение визы, проживание. Если проездных документов и документов на проживание нет, работник вправе предоставить служебную записку, путевой лист, иные бумаги, на основании которых сможет вернуть потраченные деньги.